ERP系統上線后，ERP項目就結束了嗎？不。這只能說ERP系統取得了暫時的順利，只是攻下了一個碉堡。“革命還未成功，同志尚需努力”呀。ERP項目是個逐步完善的過程，項目成功上線后，用戶的注意力就是要把ERP系統不斷的完善起來，要把項目實施時沒有考慮到的細節一一完善起來。
   
    但是，想要把ERP系統后續的完善工作做好，可不是一件簡單的事情，比起ERP項目上線來說，難度可是一點都沒有減少。因為后續完善的過程中，要注意的問題還有不少。
   
    1、要防止用戶的老毛病死灰復燃
   
    我見到過不止一個客戶，在ERP項目上線之初，他們比較乖。會完全按照標準作業規范來操作系統，即使，利用系統后的流程跟他們的手工流程有差異的情況下，他們也會采用新的流程。但是，當系統用了一段時間后，他們心就癢了，開始搞自己的小動作了。就拿采購定單的變更來說吧。以前手工作業階段，若發現采購單上的價格或者數量有錯誤，他們是不會再去重新打一遍采購單的，直接在原由的采購單上修改，然后簽上修改人的名字即可。但是，ERP系統是不允許的。他要求所有數據的修改，都必須在ERP系統中完成。在ERP系統上線初期，他們若遇到采購單錯誤時，還會在系統中修改。但是，時間久了，他們就會比較麻痹了，會舊病復發。采購單有錯誤了，也不在系統中開采購變更單了，直接在打印出來的采購單上修改即了事。反正以后的倉庫、財務作業不管他們采購的事情。
   
    所以，后續完善的一個非常重要的工作，就是要鞏固“解放地區”，鞏固前段時間好不容易取得的勝利成果。
   
    2、流程的逐漸調整
   
    ERP系統剛開始上線的操作流程，不是完善的流程。其或多或少還有手工作業流程的影子，還有很多尚需改善的流程。當ERP系統運行熟練后，企業ERP系統的操作流程還需要進行優化，提高流程的工作效率。如價格的審批流程，在ERP剛上線時，企業用戶可能擔心價格有錯誤，還是按照以前的審批流程，采購單的價格審批要設置兩道門檻，一是采購經理審核，二是成本會計復核。在ERP上線初期，也是按照這個流程來走。但是，當ERP系統運行熟練以后，我們會發現，一般采購員無法更改采購定單的價格，也就是說，采購定單的價格我們只需要在有變更的時候，進行二道審批即可，平時的話，價格的審核可以讓ERP系統這個鐵面判官來做。
   
    象以上這種可以改進的地方，在ERP系統運行穩定后，還有很多。有時候，ERP系統一個小小的改進，就可以給企業的工作效率得到不凡的改進。
   
    3、細節的完善處理上
   
    在ERP項目實施過程中，時間比較緊，工作量比較大，所以，在實施的過程中，可能無法考慮一些細節的內容。但是，在ERP系統上線后，用戶相對來說，就有比較多的時間，來考慮這些細節問題。如報表的格式問題上。有些企業報表的格式要求比較高或者內容比較復雜，一下子難以實現。如有個客戶，他們要求在當日的銷售日報表上，能夠帶出該產品的毛利率。計算數據即不是按標準成本來算。若按標準成本計算毛利潤率的話，也就簡單了。他們是要求根據最近的原材料的采購價格來計算產品的材料成本，然后再以此為基礎，經過適當的調整后，來計算銷售定單的毛利潤率。由于這個報表比較復雜，所以在ERP上線后，不能實現。在ERP上線初期，他們只有進行手工統計后，再把數據添入到報表中。隨著ERP系統的運行逐漸完善，這些數據也可以從ERP中取得。企業在顧問的幫助下，通過報表自定義系統，實現了這張報表。以后，報表生成以后，不需要再進行人為的改動，就可以直接拿來使用了。
   
    所以，在后續的完善過程中，細節問題的處理，也是一件大工程。但是，卻是一件非常重要的工作。細節決定成敗呀。
   
    從以上的分析中，我們可以看出，ERP項目的后續完善工作，一點都不比項目實施的工作輕松。具體來說，在后續完善的過程中，企業用戶要做好如下工作。
   
    1、定時對ERP進行體檢：召開會議，發現ERP系統需要改善的地方
   
    我們在現實生活中，經常會有這種悲劇。某個人平時好好的，看不出有什么毛病；突然腹部痛了，去醫院一檢查，發現是肝癌晚期。為什么會這樣呢？就是因為沒有定時做體檢，以外能吃能睡，看起來好好的，怎么會想到有癌癥呢？其實，現在的醫療技術，若在癌癥早期就發現，完全可以治療痊愈。

    ERP項目也是如此。若對其進行定期的體檢，發現毛病，及時處理，那就不會慢慢轉化成大毛病；但是，若對小毛病不管不問，或根本沒有發現小毛病的存在，則久而久之，其必然會轉換成不可治療的癌癥，到時候再后悔也來不及了。
   
    所以，企業內部要定時的開座談會，如半個月一次或者一個月一次，集中討論現階段ERP系統運行中發現的問題及需要改善的地方。有問題不可怕，找到問題原因一一解決即可；怕的是不能發現問題。所以，企業各個部門負責人要定期對ERP系統進行體檢、會診，把發現的問題或者需要改善的地方，一一列出來，無論是其他部門的、還只是本部門的問題，都要攤在桌面上談，然后，讓企業內部的ERP項目負責人，想一些可行的解決方案。若自己不能解決，就要依靠外部的ERP實施顧問了。總之就是，發現一個問題，處理一個問題。如此，ERP軟件才能在企業各方的共同努力下，不斷進步。
   
    2、便條雖小，用處確大
   
    如何讓用戶持之以恒的利用標準作業規范為指導對ERP系統進行規范化的操作，如何讓新員工盡快熟悉ERP的標準作業流程，讓其能夠盡快的進入角色。這些流程管理問題，一直是企業非常頭疼的問題。而且，由于流程操作的不規范，這也是導致ERP系統出現錯誤的主要原因之一。有什么簡單有效的方法能夠有效的解決這一難題呢？
   
    其實，這里有一個非常使用的小方法。我在ERP項目實施的時候，都要求客戶在標準作業規范確定下來以后，把一個個標準作業流程配上簡短的說明，制作成一張張小的卡片，然后，把他貼在對應用戶的電腦旁邊，讓他們一坐下來，進行ERP操作，就可以看到這個友情提醒。這個潛移默化的效果，有時候比你ERP實施顧問在臺上講個一天的效果還要好。
   
    這種模式，我是極力推崇的。因為其可以說，基本上不需要花費多少成本，但是，卻可以其到非常大的作用。對于規范企業對于ERP系統的操作等方面，都有非常大的作用。
   
    不過要注意一點，就是當流程有所改變時，一定要及時更換小卡片，不然的話，用戶天天看過時的流程卡片，反而卡片會誤導他們。
   
    3、整理實施文檔
   
    在ERP項目實施過程中，會產生很多跟項目有關的文檔，如標準作業流程文檔、作業規范文檔、二次開發的文檔等等，這些文檔在ERP項目實施完成后，用戶要抽時間及時進行整理，若文檔有缺乏的話，要及時跟顧問聯系，補齊文檔資料。因為這些文檔資料是以后公司ERP運作出現問題時，重要的參考資料。而且這方面資料，很多都是內部資料，在外界是無法取得的。特別是關于二次開發的相關資料，若企業不幸換了一個顧問，而對方顧問很可能對于你這個企業的二次開發的個案不熟悉，所以，要特別重視這些文檔資料的整理。
   
    其次，ERP上線后，在實際應用的過程中，難免還會遇到一些問題。如在ERP采購模塊的操作中，發現請購轉換采購單時，不成功。后來經過一番努力，才發現是原材料沒有定義默認的供應商。原來，ERP系統中對于原材料必須定義至少一個供應商，否則的話，就無法自動生成采購單，而需要手工開立采購單。這就會非常的麻煩。遇到諸如此類的問題，企業不能解決了就完事了。而應該在解決問題的同時，把這個問題的情況、發生的原因、解決的方法、預防的措施等寫成一份文檔，永久的保存起來。這些文檔資料都是企業寶貴的財富，是企業以后對于新員工進行ERP培訓的最好的教材。也只有如此，企業才不會老是在同一個地方摔交，不會重復的交學費。
   
    4、多培養一些關鍵用戶
   
    在ERP項目實施時，ERP軟件培訓時，由于受到場地等的制約，一般都只有項目組的成員，如各個部門經理才有機會參加ERP項目的培訓。也就是說，接受過ERP項目正規培訓的各個部門可能都只有一個人而已。但是，若他們離職了怎么辦？關鍵用戶的離職對于ERP系統的運作影響是非常大的。
   
    所以，企業在ERP項目完成后，要開展定期不定期的ERP培訓，讓每個用戶都成為ERP系統的關鍵用戶，讓他們在任何時候都能夠獨當一面。如此，即使有關鍵用戶離職，也不會影響到ERP運作的大局。
   
    同時，對于其他員工進行統一的培訓，有利于讓他們了解ERP系統的全貌，簡單的說，就是讓他們了解其他部門的操作，會對自己部門的操作產生什么影響；自己的操作，又會給別人帶來那些影響。如此，他們在操作ERP系統時，可能會更有一個全局的概念，會知道，自己如操作不好，會影響到別人的工作。有這種觀念之后，他們操作ERP系統起來，會更加規范、更加有責任心。而這是ERP系統得以發展、完善的基礎。
   
    總之，ERP系統后續完善的戰役說好打好打，說不好打也不好打。這就要看企業的ERP項目負責人的經驗與能力了。個人認為，企業在ERP項目的持續改善上，可能比較重視，但是，會忽略ERP項目前期成功的鞏固上。但是，ERP項目成果的鞏固跟ERP項目的持續改善是手心手背都是肉，企業都應該對其有充分的認識，要兩手都要抓，兩手都要硬。
   

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本文標題：ERP系統實施上線的后續完善

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