制造業企業在實施ERP的過程中，經常會遇到一些典型的物料問題，比如：
1、 不知道怎么編碼，或者將編碼的意義擴大化。
2、 一物多名或者多物一名，缺乏標準名稱，標準寫法。
3、 物料分類不明，在庫存中的擺放缺乏明確標識，擺放混亂等。
4、 帳實不符，查找困難，名實不符之物很多。
5、 產品BOM資料不全，寫法各異。
......等等這樣那樣的問題，由于物料的標準化是ERP實施的基礎，因此，一般ERP的實施工作需要從物料整理開始，而非有些人所說的從調整業務流程開始，雖然隨著實施的深入，也會隨時調整業務流程，但實施的過程，需要建立在一個良好的基礎上，這個基礎就是建立標準的物料資料。
物料的整理是一個艱巨的工作，一般制造型企業涉及的物料少則幾千種，多則幾萬種，整理的工作量相當之大，整理時首先遇到的就是分類問題，即按怎樣的原則來對物料進行分類，其次是物料屬性的術語標準化，很多企業里不同部門之間，對物料屬性的寫法各不一樣，可能造成溝通上的不便，所以術語的標準化也是ERP實施的重要基礎，這個工作的好壞，會直接影響到ERP系統的實施進度，以及未來的使用效果，很多ERP系統實施緩慢和使用效果不顯著，跟物料資料的非標準化有直接的關系。
在這些數據整理過程中，實施者會不斷地發現問題，這些問題的含義是什么呢？其實就是企業的管理問題，是企業管理狀況在數據上的直接反映，如果只把數據整理的過程，僅僅當成是少數員工的必要工作，那么用ERP來改進企業管理的目標就會大打折扣，如果發現問題而不立即采取措施加以改進，那么這些問題仍然會存在，且會對日后ERP系統的正常運行造成嚴重影響，數據準確性無法保證，"垃圾進，垃圾出" 就是這些問題嚴重性的真實寫照。
因此整理數據的過程，即是改進、完善和加強管理的過程，怎么實現這個過程呢？就是要在整理過程中發現問題，找到解決辦法，并即時把這些做法制度化，比如分類的方法如何、物料的必要屬性有哪些、標準的術語是什么等等，用文件的方式加以固定，不再隨意，并發放到各職能部門崗位執行。
實際上，職能部門面對這些制度性的東西，也可能一時不好適應，并可能在以后流于形式，因此，如果要讓這些制度取得效果，且花費不大，那么最佳的辦法莫過于在企業物料管理上執行5S管理制度。
5S管理制度起源于日本，是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養（SHITSUKE）這五個字的縮寫，此制度是國際上通行的生產管理制度，倍受歡迎。
那么5S如何應用于物料管理呢？
1、整理，根據ERP系統的物料分類，將物料分為必要的和不必要的，并嚴格地區分開來，并把不必要的物料盡快處理掉，這樣可以騰出物料占用空間、防止誤用誤送，并使倉庫車間保持清爽。生產過程中經常有一些殘余物料、待修品、待返品、報廢品和一些已無法使用的工夾具、量具、機器設備，如果不及時清除，滯留在現場，就會既占用有限空間，又阻礙生產，使工作場所變得窄小，減少料架的使用價值，增加尋找物料的困難，而且浪費時間。這些清理出來的東西需要即時處理，在ERP系統中，可以對這些處理了的東西進行記錄，以評估這些東西占用的價值，筆者在某個企業的實踐中，光這些不必要的物料價值就高達數百萬元，這是以前管理者沒有預料到的。
2、整頓，根據ERP系統的分類，對整理之后留在現場的必要的物品分門別類放置，排列整齊，并明確數量，并進行有效地標識，可以用ERP系統打印出標準的物料卡，并放置在物料所在的位置，這樣可以減少取放料時間，對庫存數量有直觀的印象。在整頓時，要注意以下幾點：
（1）、物料的放置位置要100%確定 ；要定點、定容、定量。
（2）、放置方法要易取、不超出規定的范圍、大、特、重的物料要預留進出空間。
（3）、放置場所和物品原則上要一一對應，規則要統一。
（4）、生產線附近只能放真正需要的物品。
3、清掃，要將工作場所清掃干凈，保持作業場所明亮，整潔，這樣對于穩定作業質量、減少廢次品、保障員工的人身安全十分重要，每次作業后，需要對工作場所即時進行清掃。
4、清潔，就是將這些做法制度化、規范化，并貫徹執行，定期檢查，使之長久保持。
5、素養，通過規范的制度，使員工養成良好的工作習慣，具有專業素質。
5S是生產管理的基礎，是TPM（全面生產管理）的前提，是TQM（全面品質管理）的第一步，更是ISO9000有效推行的保證，5S管理的效果立竿見影，也比較容易執行，且不會增加很多管理成本，相比實施ISO、TQM、TPM等管理活動的長期性、難度，5S的管理效果更加容易被企業接受。
總之，通過ERP的實施，來促進企業建立5S管理制度，并提升其5S管理水平，從而使企業真正享受到"實施ERP,管理上臺階"的好處，同時也通過這樣的管理措施來保證ERP數據的完整性和準確性，為企業的數據共享，進一步信息化打下良好的基礎。
(作者：廣州市智行科技開發有限公司 劉國強)
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