四、編制物料代碼。
物料代碼是ERP系統(tǒng)檢索和處理信息數(shù)據(jù)的依據(jù)，它是所有基礎(chǔ)工作中最基礎(chǔ)和必不可少的重要環(huán)節(jié)。物料代碼一旦確定輸入系統(tǒng)發(fā)生業(yè)務(wù)后，一般不允許修改和刪除，它將關(guān)聯(lián)物料技術(shù)、庫存、計(jì)劃、銷售、采購、財(cái)務(wù)、成本、質(zhì)量等信息形成系統(tǒng)的基礎(chǔ)記錄。
物料代碼結(jié)構(gòu)的合理性與信息表達(dá)的豐滿程度（包容性）將對ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效率和生存力起到十分重要的關(guān)鍵作用，因此企業(yè)必須下大力氣組織有關(guān)人員建立本企業(yè)的物料代碼體系。
編制物料代碼必須遵循以下基本原則：
㈠唯一性
指一條物料代碼只能代表一個(gè)指定的物料，即某一個(gè)物料只能找到一條相對應(yīng)的物料代碼，而絕無數(shù)條物料代碼；同理，一條物料代碼也絕無數(shù)項(xiàng)信息。因此，物料代碼的唯一性是編碼中最根本的特性和必須嚴(yán)格遵守的基本原則。確保物料代碼唯一性的主要措施是對編碼對象的特征進(jìn)行分析歸納及排序分類并采取一定的技術(shù)措施首先做到編碼對象的唯一性。
㈡可讀性
編碼的目的是為了便于對信息進(jìn)行快速地檢索、查詢、分類、匯總等處理操作。物料代碼應(yīng)力求簡單明了，容易識別，方便記憶，減少錯(cuò)誤概率，提高操作的效率。因此物料代碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。信息的分類和排序應(yīng)當(dāng)按照信息的分類特征，采用樹形結(jié)構(gòu)模式組織信息陣矩，充分運(yùn)用電腦邏輯處理功能快捷自動(dòng)的完成物料代碼操作，使物料代碼具備良好的可讀性。
㈢穩(wěn)定性
穩(wěn)定性是指信息代碼一旦分配，只要信息的基本特征沒有發(fā)生變化，就應(yīng)保持不變。例如：同一項(xiàng)目的名稱、同一工藝的位號、同一設(shè)備的名稱都必須采用相同的標(biāo)識代碼并保持穩(wěn)定不變。即使該項(xiàng)目停止生產(chǎn)，其標(biāo)識代碼應(yīng)至少在10年之內(nèi)不能用于其他項(xiàng)目上。另外，即便該項(xiàng)目已不在管理中使用，由于要保存歷史紀(jì)錄，需要在數(shù)據(jù)庫中較長期地保留他的標(biāo)識代碼。因此，在重新啟用信息標(biāo)識代碼時(shí)，還需要考慮此因素保持物料代碼的長期穩(wěn)定。同時(shí)在編制物料代碼時(shí)所有的信息都應(yīng)當(dāng)按照物料代碼樹結(jié)構(gòu)有序存放，做到編碼可歸，使物料代碼規(guī)范完整。
㈣擴(kuò)展性
物料代碼要考慮到企業(yè)管理組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展趨勢以及未來新產(chǎn)品開發(fā)的變化，預(yù)留信息的伸縮、延伸余地以有利于物料代碼的逐步擴(kuò)充和不斷完善。
㈤操作性
在ERP程序中所有操作都是通過數(shù)學(xué)邏輯運(yùn)算來實(shí)現(xiàn)的，為了避免處理錯(cuò)誤而發(fā)生死機(jī)現(xiàn)象，物料代碼應(yīng)使用常用的英文字母或數(shù)字字符，盡可能少用或不用漢字及特殊符號（如 #、’-’、’*’）等。物料代碼良好的可操作性對建立一個(gè)和諧的應(yīng)用環(huán)境，確保操作的正確性具有重要的意義；同時(shí)對企業(yè)今后實(shí)現(xiàn)條形碼管理將奠定良好的基礎(chǔ)。
物料代碼明細(xì)生成后應(yīng)按ERP物料通用結(jié)構(gòu)進(jìn)行定義。以金蝶K/3 ERP為例其物料通用結(jié)構(gòu)有近142項(xiàng)，其中最基本的有：代碼、名稱、明細(xì)、物料屬性、計(jì)量單位組、基本計(jì)量單位、默認(rèn)倉庫、數(shù)量精度、最低、最高存量、幣別、計(jì)價(jià)方法、存貨、銷售科目、計(jì)劃、訂貨策略等等。正確定義有利于ERP系統(tǒng)初始化時(shí)正確批量的導(dǎo)入物料代碼及相關(guān)信息數(shù)據(jù)。
物料代碼的編制過程是一項(xiàng)復(fù)雜嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎婕暗狡髽I(yè)管理、制造專業(yè)理論、信息管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)籌邏輯等知識。筆者在ERP物料編碼的研究和實(shí)施中體會到：編制科學(xué)、實(shí)用的物料代碼體系必須掌握兩個(gè)要點(diǎn)，一是制定行之有效的編碼方案，二是使用自動(dòng)生成代碼的軟件工具。有的ERP開發(fā)商常常聲稱自己擁有"物料編碼數(shù)據(jù)庫"可以讓企業(yè)套用現(xiàn)成的代碼體系，實(shí)踐證明這種"拿來主義"只能是商業(yè)運(yùn)作的演示范例并不能代替企業(yè)自身的物料編碼體系，如果延用下去對ERP系統(tǒng)的健壯性和生存力都是十分不利的。所以企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)一定要把物料代碼的編制視為基礎(chǔ)管理的重中之重，千萬馬虎不得。
4） 規(guī)范數(shù)據(jù)操作行為。
數(shù)據(jù)處理的最終結(jié)果是靠各種操作來完成的。操作不當(dāng)或失控將會導(dǎo)致錯(cuò)誤的輸出結(jié)果，所以還必須規(guī)范數(shù)據(jù)操作行為，其主要內(nèi)容包括：操作過程的程序化、數(shù)據(jù)依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)管理的法規(guī)化。
操作過程的程序化指的是操作的先后次序、正確完整的行程、工作內(nèi)容、銜接辦法等。
數(shù)據(jù)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化指的是所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須做到"事出有因"依據(jù)一定的法定文件。例如原材料的名稱、型號規(guī)格、材質(zhì)、計(jì)量單位、引用標(biāo)準(zhǔn)等都要符合國家、行業(yè)或企業(yè)有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的規(guī)定。
數(shù)據(jù)管理法規(guī)化指的是在數(shù)據(jù)的處理過程中要做到崗位明確、職責(zé)清楚、有章可循。
因此企業(yè)還必須制定各種相應(yīng)的規(guī)章制度、崗位職責(zé)、操作規(guī)程，相互關(guān)聯(lián)相互制約確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性、完整性和規(guī)范化。
㈣網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃與設(shè)備配置
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)設(shè)備是ERP系統(tǒng)的物理支撐，影響ERP軟件的穩(wěn)定運(yùn)行及運(yùn)行速度。企業(yè)應(yīng)按照ERP軟件的運(yùn)行要求與企業(yè)管理信息流量的大小以及實(shí)施地點(diǎn)的區(qū)域位置來統(tǒng)一規(guī)劃計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、購置硬件設(shè)備。在ERP實(shí)施的準(zhǔn)備階段一方面要重視ERP軟件的引進(jìn)，同時(shí)也要規(guī)劃配備好網(wǎng)絡(luò)與硬件設(shè)備。
網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃與設(shè)備配置基本原則是：技術(shù)的先進(jìn)性、實(shí)施的可能性、操作的靈活性、開發(fā)的擴(kuò)展性及良好的性價(jià)比。具體地講應(yīng)著重考慮網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備的功能、性能、容量、安全、可靠、性價(jià)比等要求。
企業(yè)要特別注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的選型與建設(shè)，對于集團(tuán)化公司往往還需考慮集團(tuán)公司與異地分公司互聯(lián)通信的問題，制定最佳聯(lián)網(wǎng)方案。目前有三種異地聯(lián)網(wǎng)方案比較實(shí)用，即租用電信通訊光纖、建立Internet VPN、軟件遠(yuǎn)程集中接入。
1．租用通信光纖：利用通信行業(yè)如中國電信、聯(lián)通、長寬的光纖資源，簽訂租用通信光纖纖芯的合同，實(shí)現(xiàn)企業(yè)異地局域網(wǎng)互聯(lián)，這種方式見效快、效率高、安全可靠、性價(jià)比優(yōu)良。
2．建立Internet VPN：目前高科技信息技術(shù)發(fā)展迅速，遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)通訊和局域網(wǎng)異地聯(lián)網(wǎng)的方法與專用設(shè)備有很多，其中VPN虛擬專用網(wǎng)(Virtal Private Network)就是其中一種成熟的技術(shù)，已被眾多大中型企業(yè)所采納應(yīng)用。VPN虛擬專用網(wǎng)是一條穿過公用網(wǎng)絡(luò)的安全、穩(wěn)定的隧道，通過對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的封包和加密傳輸，在一個(gè)公用網(wǎng)絡(luò)（通常是Internet）上建立一個(gè)安全的連接，從而實(shí)現(xiàn)在公網(wǎng)上傳輸自有數(shù)據(jù)、達(dá)到自有網(wǎng)絡(luò)的安全級別。通常VPN是對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的擴(kuò)展，通過它可以幫助遠(yuǎn)程用戶、公司分支機(jī)構(gòu)、商業(yè)伙伴及供應(yīng)商同公司的內(nèi)部網(wǎng)建立可信的安全連接，并保證數(shù)據(jù)的安全傳輸，VPN還可滿足不斷增長的移動(dòng)用戶在全球因特網(wǎng)的接入。雖然VPN通訊建立在公共互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，但是用戶在使用VPN時(shí)感覺如同在使用專用網(wǎng)絡(luò)上客戶計(jì)算機(jī)和企業(yè)服務(wù)器進(jìn)行通訊一樣，因此安全可靠、經(jīng)濟(jì)實(shí)用。這種方式對網(wǎng)絡(luò)Internet帶寬資源和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)的要求比較高。
3．遠(yuǎn)程集中接入：這是一個(gè)基于服務(wù)器計(jì)算架構(gòu)（Application Serving簡稱A/S架構(gòu)）的軟件應(yīng)用接入平臺。它將用戶各種應(yīng)用軟件集中部署在服務(wù)器（群）上，通過RAP協(xié)議（Remote Application Protocol），即可讓客戶端快速安全的執(zhí)行服務(wù)器上的ERP等應(yīng)用軟件。它對網(wǎng)絡(luò)的帶寬要求低，而且優(yōu)化了屏幕傳輸，平均一個(gè)客戶端連接約占用3kbp/s的帶寬，無需在客戶端上安裝ERP軟件，用戶不再受客戶端和連接性能的限制。因此這種方式具有快速、安全、靈活和可遠(yuǎn)程管理的特點(diǎn)。
㈤開展培訓(xùn)
實(shí)施ERP項(xiàng)目是一項(xiàng)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及的知識面十分寬廣，因此對所有參與人員都必須進(jìn)行知識和技能的培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是充分了解和貫徹ERP的思想與理論，順利地實(shí)施ERP系統(tǒng)，推動(dòng)企業(yè)進(jìn)一步提高管理水平。ERP培訓(xùn)要緊密結(jié)合實(shí)際，不能走過場耍花架子，干什么就學(xué)什么，分門別類的組織進(jìn)行。通常可組織ERP基本知識、功能模塊演示、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、工作流程、項(xiàng)目管理、系統(tǒng)維護(hù)等方面的培訓(xùn)。
培訓(xùn)應(yīng)制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)實(shí)施步驟分期分批、有針對性的進(jìn)行。培訓(xùn)與改革相結(jié)合，注意及時(shí)收集整理領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)主管、操作人員的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)中的反映，在培訓(xùn)學(xué)習(xí)中使ERP實(shí)施方案不斷完善更加成熟。
結(jié)束語
本文之所以把企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)分為準(zhǔn)備和實(shí)施兩個(gè)階段，重點(diǎn)論述企業(yè)在準(zhǔn)備階段中的工作思路和具體辦法，其目的就是強(qiáng)調(diào)企業(yè)管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化與應(yīng)用ERP的關(guān)系，引起企業(yè)用戶和ERP軟件開發(fā)商的足夠重視，糾正過去那種只看重軟件引進(jìn)，而忽略企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的誤區(qū)。增強(qiáng)企業(yè)的主動(dòng)性和創(chuàng)造精神，讓引進(jìn)應(yīng)用ERP的過程真正成為促進(jìn)和提高企業(yè)管理水平的催化劑和加油站，使ERP實(shí)施工作扎實(shí)穩(wěn)步的推進(jìn)，為取得應(yīng)用的成功奠定更堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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本文標(biāo)題：企業(yè)應(yīng)用ERP編制物料代碼：制造企業(yè)應(yīng)用ERP的準(zhǔn)備階段（4）
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