自美國的哈默教授于1990年提出了“業務流程重構”的概念，并明確了信息技術是影響業務流程重構的關鍵因素之后，探索信息技術與業務流程重構之間的相關關系便成為了一大研究熱點，本文擬結合EDI技術在航運業中的應用，對推廣應用EDI所引起的航運業務流程的重構作一系統的分析。

1 航運業務流程的特點分析

    航運業務流程作為物流體系中的一個重要環節，不僅實現的是物體空間位移的變化，而且還伴隨著大量的信息處理和傳遞。下面，我們以集裝箱出口業務流程為例作一說明。

圖1 集裝箱出口業務流程圖

    從圖1可以看出：

    1)整個集裝箱出口業務流程跨越了企業組織和職能的界限，涉及到船代、貨代、港口、海關、理貨、三檢等組織。其中船代公司作為整個流程的核心部分，在內部又涉及到訂艙部、調度部、財務部和綜合部等多個業務部門。

    2)整個集裝箱出口業務流程是一個典型的信息流過程。各組織和部門只有收到若干信息后，才可能產生一個業務動作。 例如綜合部只有在收到了客戶已經付費的信息后，才能把簽發的提單交給客戶。通過上述分析，我們可以歸納出航運業務流程的本質是，通過對信息流的加工處理和傳遞來支持貨物實體的流動。這一特征為EDI技術在航運業務中的應用奠定了堅實的基礎。

    為便于描述業務流程，在本文中，我們將引入PETRI 網來描述具體的航運業務流程。

2 EDI系統的技術特點分析

    EDI作為利用計算機和數據通訊網絡技術來實現與商貿活動有關的信息在商貿伙伴之間自動傳送的一種數據交換方式，目前在航運業中已得到了非常廣泛的應用。 按照聯合國標準化組織的定義，所謂EDI，是指“按照一個公認的標準，將商業或行政事務處理轉換成結構化的事務處理或報文數據格式，并借助計算機網絡實現的一種數據電子傳輸方法”。

    從上述對EDI定義的描述中，我們可以明確推斷出，EDI作為借助計算機系統和通訊網絡的一種規范的信息傳遞方式，在航運業的具體應用中，必然會在信息傳遞效率、信息傳遞的準確度以及信息處理的靈活性等方面對原來的業務流程產生影響，進而引起業務流程的重構。 為此，我們將從效率、準確性、靈活性等方面來對EDI對航運業務流程重構的影響機制作一分析。

3 EDI高效率效應所引起的過程重構

    顯而易見，EDI利用電子方式傳遞航運業務信息，無疑會大大提高整個業務流程的效率。從表面上分析，效率的提高,并沒有改變業務信息傳遞的結構，因而并不會對整個業務流程造成什么影響。但從深層次的角度分析，EDI之所以能提高業務流程的效率，除了加快了信息的傳遞速度外，主要還在于實現了信息的共享和減少了業務傳遞的環節，由此便會對整個業務流程的重構產生影響。為此，給出下列理論模型，如圖2，圖3。

圖2 重構前的信息傳遞流程

圖3 EDI系統的信息傳遞流程

    從上述流程的變化中，我們可以看出，EDI系統在提高效率方面對航運業務流程的影響，主要是通過構造一個EDI平臺(包括企業內部EDI和企業之間的EDI平臺兩部分)，實現了信息流向的改變，進而完成了業務流程的重構。這里，必須指出的是，EDI系統只是通過信息流向的轉變和傳遞速度的提高實現了整個業務流程的效率提高，并沒有改變信息的傳遞順序。

    為對上述理論模式有進一步的理解，我們以前面所介紹的集裝箱出口業務流程為例，對因EDI效率提高所引起的過程重構效應作一說明。該流程用PETRI網描述如圖4所示。

圖4 重構后的集裝箱出口業務流程PETRI網

    從圖4可以看出，實施EDI之后，貨主或貨代將訂艙申請和出口委托書通過EDI信息平臺發給訂艙部，訂艙部接受訂艙后，根據托運單將貨物信息輸入計算機，由計算機自動生成裝貨清單、出口載貨清單、未簽發提單等，然后調度部通過共享數據庫調出數據，繕制放箱單、設備交接單、費用聯系表和單船費用明細表等存入計算機，并將放箱單、設備交接單、費用聯系表及托運單發還給貨主或貨代。裝貨清單、出口載貨清單等資料通過EDI平臺發給港口和理貨；財務部由共享數據庫調出有關數據自動進行核對，核對無誤后生成帳單通過EDI平臺發給貨主或貨代；貨主或貨代接到帳單后，攜場站收據到財務部付款，財務部將付款收據通過內部網發給綜合部，綜合部確認后打印并簽發提單，簽字確認后放提單給貨主或貨代。與原來的流程相比，由于采用共享數據庫和Internet/EDI信息平臺，減少了數據的重復輸入，增強了業務單位之間的信息交流，進而提高了信息處理的效率。

4 EDI靈活性效應所引起的過程重構

    從EDI的定義可以看出，EDI提高了所傳送信息的規范程度。從這個意義出發，EDI降低了業務流程的靈活性。但從另一方面分析，由于EDI的使用，大大豐富了決策者的信息來源，同時還提高了信息的時效性，這無疑為決策者的靈活性決策創造了條件，進而對業務流程的靈活性有積極的影響。為此，有關EDI對業務流程的靈活性的影響，必須從兩個不同的側面進行全面的把握。但無論如何，都會對業務流程的重構造成影響。下面分別予以描述。

    4.1 EDI降低靈活性所引起的業務流程重構

    首先，我們來看航運業務活動中，船舶到港信息的傳送流程如圖5所示。

    從圖5中，可以看出，船舶到港信息的傳送呈多點多線型態。不過，實施EDI以后，信息流的結構將得到規范，其原因在于EDI作為一個信息系統，對于同類信息的輸入源有著明確的限定以保證信息輸入的嚴密性。為此，船舶到港信息的傳送流程重構為如圖6所示。

圖5 船舶到港信息的傳送流程

圖6 重構后的船舶到港信息傳送流程

    圖中的符號s₂，s₃，s₇，s₁₀ 通過Intranet、共享數據庫來完成數據輸入和單證生成；s₁，s₅，s₆ 通過Internetö EDI與s₂，s₃，s₇，s₁₀聯系，完成訂艙申請、付款換單等業務；s₀：開始節點；s₁ 貨主或貨代；s₂：訂艙部；s₃：調度部；s₄：海關；s₅：港口；s₆：理貨；s₇：海運出口財務部；s₈：航舶；s₁₀：綜合部；s₁₂：結束節點；t₁：訂艙申請，提交出口委托書；t₂：接受訂艙，托運單填寫并轉至調度部；t₃：托運單傳遞給貨主或貨；t₄：托運單及其它有關資料報關；t₅：作出口載貨清單和裝貨清單等；t₆＋t₈：托運單、費用聯系表和單船細表交財務部；t₇：費用聯系表、托運單5-9聯、放箱單、設備交接單交貨主或貨代；t₁₀：裝箱交貨，設備和裝箱單交港口；t₁₂：監管裝船；t₁₃：裝船；t₁₅：付費和傳遞場站收據；t₁₆：實收運費憑證副本；t₁₇：場站收據和設備交接單交綜合部；t₁₉：簽發提單；t_w：虛變遷。

    4.2 EDI提高靈活性所引起的業務流程重構

    關于因EDI提高決策靈活性所引起的業務流程重構，我們可用航運公司的有關航次配載計劃的決策流程來作一說明。

    在未實施EDI之前，由于信息傳送上的時間滯后，使得航運公司必須提前根據貨主的定艙情況和艙位分配計劃來制定相關的航次配載計劃，具體決策流程如圖7所示。

圖7 航次配載計劃的決策流程

    實施EDI以后，由于信息的時效性提高和來源趨于豐富，使得航運公司在制定配載計劃時具有更大的靈活性，可以隨時根據實際情況，進行修改。重構后的流程如圖8所示。

圖8 重構后的航次配載計劃的決策流程

    4.3 小結

    綜上所述，實施EDI以后，必然會對業務流程的靈活性造成影響。這種影響一方面是借助規范化同類業務流來簡化業務的流程結構；另一方面則通過充分利用信息在來源和時效方面的完善來拓展原來的流程結構。總之，無論何種影響，都會對原來的信息流程結構造成影響，這種影響可能是局部的，也可能是根本性的，這與效率所引起的業務流程重構有不一致的地方(后者并未改變信息的流程結構)。

5 EDI準確性所引起的過程重構效應

    EDI系統的實施可以大大提高信息處理和傳遞的準確性，杜絕人為失誤的產生，由此對原來的業務流程會帶來一個直接的積極效應，就是減少業務審核環節。很明顯，由EDI準確性的提高可引起原來業務流程的重構，核心是消去大部分的“審核環節”。其理論模式如下：

圖9 重構前后的流程

    為對上述模式作一說明，我們以集裝箱進口業務流程為例。未實施EDI之前的集裝箱進口流程如圖10所示。

圖10 集裝箱進口業務流程PETRI網

    圖中的符號，s₀：開始節點；s₁：進口地貨主；s₂：出口地貨代訂艙部；s₃：出口地船代；s₄：審核后的貨代；s₅：港口；s₆：進口地船代；s₇：進口地貨代；s₈：貨代財務部門和貨運部門；s₁₀：海關；s₁₁：匯總核對后的財務部；s₁₂：核對后的貨運部；s₁₃：結束節點；t₁ 提出委托；t₂：訂艙；t₃：訂艙確認；t₄：審核；t₅：認艙確認成功，將預定到港時間通知貨主；t₆：貨物運輸；t₇：進口艙單；t₈：到貨通知；t₉：到付運費明細表；t₁₀：到貨通知及提單副本等資料；t₁₁：墊付到付運費；t₁₂：提貨通知；t₁₃：換取提貨單；t₁₄：委托報關；t₁₅：報關；t₁₆：墊付港口使費等；t₁₇提貨；t₁₉：匯總并核對付費情況；t₂₀：開帳單；t₂₁：付款；t₂₂：收費信息反饋；t₂₃：核對；t₂₄：放貨；t_w：虛變遷。

    在上述流程中，貨代必須在進出口兩地同時開展業務，因此在信息的錄入、傳遞和確認方面比較謹慎，反映在PETRI網模型中，就是核對的環節比較多，尤其是重復審核的情況嚴重，造成信息傳遞不及時。利用EDI信息技術后，數據只需一次核對就能正確無誤地確認或傳輸，這樣既減少核對環節，縮小了工作量，又縮短了流程的周期時間。具體到PETRI網模型，就是刪除了節點s₄，s₁₁和s₁₂，將變遷t₄與t₅，t₁₉與t₂₀，t₂₃與t₂₄ 分別合并為t'₄，t'₁₉與t'₂₃，變遷t₂₁與t₂₂分別變為t'₂₁(始節點為s₁，終節點為s₈)與t'₂₂(始節點為s₈，終節點為s₉) 。

    經過上述重構，集裝箱進口業務流程的PETRI網模型已經得到大大簡化，變遷數減少到20個，節點數減少到9個。重構后的模型如圖11所示。

圖11 重構后的集裝箱進口流程PETRI網

6 流程重構前后的若干業務完成指標比較

    以上，我們分別從效率、準確性和靈活性等方面探討了EDI對航運業務流程的重構作用。這種流程重構的最終效應可通過航運業務完成的時間和質量等指標的變化而得到體現。其中，效率效應具體表現為業務完成時間的減少；靈活性效應體現為業務完成質量的提高；準確性效應則表現為時間減少和質量提高兩者的綜合。下面我們擬對流程重構所引起的時間和質量指標的變化情況作一分析。

    6.1 流程重構所引起的時間指標變化

    我們以集裝箱出口業務流程為例，分別對流程重構前后的整個業務完成時間進行了測算。首先給出與圖1和圖4相對應的各個業務流程環節的時間耗費參數，見表1和表2。

    基于表1和表2，我們利用荷蘭Deloitte&Touche Bakkenist 公司研制的Exspect 軟件包對業務流程PETRI 網進行了仿真分析，發現，重構前后的在理論規范意義下的業務流程完成時間分別為：312小時和164小時。由此可見，將EDI技術引入并對流程進行重構之后，效率提高了近100%。很顯然，重構所引起的時間效應是非常顯著的。

表1 流程重構前的各業務環節含義及理論規范賦時(單位：小時)

表2 流程重構后的業務環節含義及理論規范賦時(單位：小時)

    6.2 流程重構所引起的質量指標變化

    流程重構所引起的質量指標變化主要是指錯誤率的降低和集裝箱配載狀態準確性的提高。由于該部分指標的變化情況無法通過仿真實驗得到，所以只能通過對部分業務單位的樣本抽樣來加以測算。據統計，應用EDI技術之后，這些單位的單證處理錯誤率明顯下降，一次校對出錯率由10% 左右幾乎降低為0。

    此外，由于決策流程的重構使得集裝箱配載計劃的靈活變動可以延續到上一發船港開航之后，從而大大提高了船舶的實載率和配載的準確性。

7 結論

    通過上述討論，我們可以發現：

    1)EDI作為一種信息技術，在以信息傳送為典型特征的航運業務流程中，對流程的重構起到了非常關鍵的推動作用，并通過效率和準確性提高、靈活性變動這三個方面來反映出來。

    2)EDI在效率方面的重構效應主要通過建立一個“信息共享平臺”將相互之間有信息交流的業務環節連接起來，重構的實質是，不增減業務流程的環節，只是將原來各業務流程之間的信息傳遞關系轉變為各業務環節與“信息平臺”的信息傳遞關系。

    3)EDI在靈活性方面的重構效應表現為：一方面通過規范整個流程來簡化整個業務流程；另一方面借助EDI對信息的來源和時效性的提高所產生的影響來增加決策信息的輸入和輸出流程，進而拓展整個業務流程結構。

    4)EDI在準確性方面的重構效應主要表現在將業務審核環節作一刪減和合并。

    5)EDI在效率、靈活性和準確性方面的重構效應最終可以通過業務完成時間的減少和業務完成質量的提高等指標來得以體現。

    (注：在本文的撰寫過程中，吳愷桓碩士協助完成了集裝箱業務流程的部分PETRI網的原始描述，在此表示感謝! )

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本文標題：EDI與航運業務流程的重構

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