生產(chǎn)入庫(kù)單是ERP眾多功能中，很不起眼的一個(gè)小功能。所以，很多用戶就忽視了他，以為他無(wú)關(guān)緊要。其實(shí)，在入庫(kù)作業(yè)的過(guò)程中，其后臺(tái)會(huì)作很多處理，而這些處理，對(duì)于ERP其他的相關(guān)功能，有舉足輕重的作用。用戶了解入庫(kù)單的相關(guān)功能，對(duì)于用戶更好的利用ERP系統(tǒng)，是非常有幫助的。
一、判斷材料是否足額領(lǐng)齊，來(lái)區(qū)分生產(chǎn)訂單之間是否挪料生產(chǎn)
各張生產(chǎn)訂單之間，挪料生產(chǎn)是生產(chǎn)企業(yè)屢禁不止的事情。如此做，對(duì)于企業(yè)管理帶來(lái)很大的困擾。如一張生產(chǎn)訂單本來(lái)要用1000千克材料，但是，實(shí)際領(lǐng)材料的時(shí)候，只領(lǐng)了900千克，其余100千克材料是從其他生產(chǎn)訂單那邊“偷”來(lái)的。
如此，一方面會(huì)導(dǎo)致成本計(jì)算不準(zhǔn)確。因?yàn)樨?cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)，他不清楚這張生產(chǎn)訂單到底需要多少材料，他只按這張生產(chǎn)訂單領(lǐng)用了多少材料來(lái)計(jì)算生產(chǎn)成本，所以，本來(lái)要用1000千克材料才能完成的生產(chǎn)訂單，只領(lǐng)了900千克材料，則成本會(huì)計(jì)在計(jì)算成本時(shí)，只按900千克來(lái)計(jì)算生產(chǎn)成本。
另一方面，對(duì)于材料的跟蹤也非常不利。企業(yè)為了加強(qiáng)材料成本控制，對(duì)于每發(fā)一批材料，用于哪些單子的生產(chǎn)，都要心中有數(shù)，以便于他們管理材料。但是，若生產(chǎn)線上的員工任意挪用訂單材料，則企業(yè)管理者就不清楚，那些訂單在生產(chǎn)過(guò)程中，因?yàn)閾p耗等原因，導(dǎo)致材料成本增高。
所以，無(wú)論從哪個(gè)方面考慮，企業(yè)都想解決生產(chǎn)訂單之間材料的挪用問(wèn)題。而ERP的成品入庫(kù)單，為其提供了幫助。
當(dāng)生產(chǎn)線員工辦理成品入庫(kù)時(shí)，在入庫(kù)單審核的過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)判斷這張生產(chǎn)訂單的材料須用量有沒(méi)有領(lǐng)足，若沒(méi)有領(lǐng)足，如明明需要1000千克材料，但是用戶只領(lǐng)了900千克，就說(shuō)明這張生產(chǎn)訂單有材料挪用的嫌疑，系統(tǒng)就會(huì)跳出警告信息，告知用戶，這張生產(chǎn)訂單本來(lái)需要用多少材料，但是，實(shí)際只領(lǐng)了多少材料；倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人就可以據(jù)此拒絕收貨，讓生產(chǎn)人員核對(duì)相關(guān)的單據(jù)，看看是否有挪料生產(chǎn)的情況。因?yàn)檫@個(gè)判斷過(guò)程都是自動(dòng)的，所以，其不需要5秒種，系統(tǒng)可以幫助用戶得到判斷的結(jié)果。而若用戶進(jìn)行手工統(tǒng)計(jì)判斷的話，則需要比較長(zhǎng)的時(shí)間。
通過(guò)這個(gè)判斷，ERP系統(tǒng)雖然不能直接幫助用戶解決生產(chǎn)訂單之間挪料生產(chǎn)的問(wèn)題，但是，可以在事后判斷是否有這種情況的存在，可以提醒用戶進(jìn)行改正。俗話說(shuō)，浪子回頭金不換，只要事后及時(shí)改正，對(duì)于ERP成本等運(yùn)算來(lái)說(shuō)，影響是很小的，一般不會(huì)影響ERP成本運(yùn)行的準(zhǔn)確性。
二、判斷成品是否超額入庫(kù)，判斷生產(chǎn)訂單入庫(kù)有否錯(cuò)誤
在成品入庫(kù)時(shí)，一般都要求生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)訂單的數(shù)量來(lái)進(jìn)行入庫(kù)。若入庫(kù)的數(shù)量，超過(guò)了生產(chǎn)訂單的生產(chǎn)數(shù)量，那肯定是在生產(chǎn)過(guò)程中，有哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，要么是生產(chǎn)部門違規(guī)生產(chǎn)，要么就是在入庫(kù)時(shí)，沒(méi)有按照生產(chǎn)訂單來(lái)入庫(kù)。
ERP系統(tǒng)在成品入庫(kù)時(shí)，會(huì)判斷入庫(kù)的數(shù)量跟生產(chǎn)訂單生產(chǎn)數(shù)量是否一致。ERP系統(tǒng)可以允許分批入庫(kù)，但是，對(duì)于超額入庫(kù)則有嚴(yán)格限制。如一張生產(chǎn)訂單中，若生產(chǎn)數(shù)量為100套產(chǎn)品，則在入庫(kù)時(shí)，可能該產(chǎn)品的生產(chǎn)周期比較長(zhǎng)，允許其分批入庫(kù)，如第一天入庫(kù)30個(gè)，第二天入庫(kù)30個(gè)，第三天入庫(kù)40個(gè)等等。
但是，若累計(jì)入庫(kù)的數(shù)量，超過(guò)了100套，有100套了，則說(shuō)明這入庫(kù)有問(wèn)題了。ERP系統(tǒng)在入庫(kù)單審核時(shí)，就會(huì)警告用戶，告知這個(gè)信息，讓其核對(duì)，是否入庫(kù)有誤，或者讓其匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，看要如何處理。
這里要提醒按單生產(chǎn)用戶注意的是，有時(shí)候客戶下單的時(shí)候，要求其提供備品。如其下單，下單數(shù)量為1000套，要求企業(yè)提供5套備品。在銷售訂單中，要分開處理，因?yàn)閭淦凡凰銉r(jià)格，所以，在銷售訂單中，下單數(shù)量為1000套，備品數(shù)量為5套。從銷售訂單轉(zhuǎn)換為生產(chǎn)訂單時(shí)，生產(chǎn)數(shù)量就為1005套，而不是1000套。所以，用戶不用擔(dān)心，因?yàn)閭淦返膯?wèn)題，在生產(chǎn)入庫(kù)時(shí)，入庫(kù)數(shù)量會(huì)超過(guò)生產(chǎn)訂單的數(shù)量。
三、更新生產(chǎn)訂單單據(jù)，為生產(chǎn)訂單判斷是否完工提供依據(jù)
在手工作業(yè)的時(shí)候，在生產(chǎn)入庫(kù)時(shí)，還必須做一項(xiàng)工作，就是更新生產(chǎn)訂單未結(jié)案表的數(shù)據(jù)。但是，有了ERP系統(tǒng)后，相關(guān)作業(yè)ERP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)完成。
如一張生產(chǎn)訂單生產(chǎn)數(shù)量為1000套，但完工入庫(kù)500套時(shí)，在生產(chǎn)入庫(kù)單審核時(shí)，入庫(kù)單就會(huì)更新生產(chǎn)訂單中的完工數(shù)量，由0變?yōu)?00套。用戶查詢時(shí)，就可以及時(shí)知道有哪些生產(chǎn)訂單還沒(méi)有審核。當(dāng)剩下的500套成品入庫(kù)時(shí)，生產(chǎn)訂單的完工數(shù)量就會(huì)有500套變?yōu)?000套，同時(shí)，生產(chǎn)訂單的狀態(tài)也會(huì)由生產(chǎn)中變?yōu)橥旯そY(jié)案。也就是說(shuō)，生產(chǎn)訂單是否結(jié)案，是根據(jù)生產(chǎn)訂單的完工數(shù)量來(lái)判斷的，當(dāng)生產(chǎn)訂單的完工數(shù)量超過(guò)或等于生產(chǎn)數(shù)量時(shí)，這張生產(chǎn)訂單就完工了。
所以，入庫(kù)時(shí)，入庫(kù)單更新生產(chǎn)訂單的完工數(shù)量是非常必要的，不然，生產(chǎn)訂單就永遠(yuǎn)無(wú)法結(jié)案了。
在入庫(kù)時(shí)，還要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，就是生成入庫(kù)單時(shí)，一定要對(duì)應(yīng)生產(chǎn)訂單，否則，入庫(kù)單就無(wú)法更新生產(chǎn)訂單的完工數(shù)量。
四、更新庫(kù)存成品金額，保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全
生產(chǎn)入庫(kù)，在更新倉(cāng)庫(kù)的成品庫(kù)存外，還有一項(xiàng)內(nèi)容，就是會(huì)更新成品的庫(kù)存金額。成品的庫(kù)存金額的計(jì)算，比原材料的庫(kù)存金額計(jì)算復(fù)雜的多。很多企業(yè)在手工計(jì)算庫(kù)存金額時(shí)，采用的都是一些簡(jiǎn)單的計(jì)算方法，如只統(tǒng)計(jì)成品的材料成本，而不管其他的一些成本支出，如人工成本、管理費(fèi)用等等，如此，成品的庫(kù)存金額肯定會(huì)被低估。
ERP在成品入庫(kù)時(shí)，給與其成品金額更多的含義。結(jié)合ERP成本計(jì)算功能，可以準(zhǔn)確的計(jì)算出成品的庫(kù)存金額，可以把成品的人工成本、制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等都?xì)w集到產(chǎn)品的庫(kù)存金額中去，如此，統(tǒng)計(jì)，更加合理，企業(yè)的財(cái)產(chǎn)也會(huì)更加的安全。
五、跟工作流結(jié)合，功能更加豐富
在企業(yè)管理中，最關(guān)心生產(chǎn)訂單的完工程度的是誰(shuí)，當(dāng)然是銷售人員。他們最關(guān)心他們的訂單是否按時(shí)完工，會(huì)否延遲交貨等等。所以，當(dāng)生產(chǎn)訂單完工入庫(kù)時(shí)，銷售人員希望能夠及時(shí)告知他們。若跟工作流結(jié)合，則可以和好的實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。如在生產(chǎn)入庫(kù)單審核時(shí)，自動(dòng)發(fā)一封郵件給銷售人員，告知其銷售訂單完工了，可以安排出貨了。或者已經(jīng)部分完工了，等等。讓銷售人員能夠及時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度。
同時(shí)，跟工作流結(jié)合，還可以使實(shí)現(xiàn)其他很多功能。如在生產(chǎn)入庫(kù)的同時(shí)，通知財(cái)務(wù)生產(chǎn)完工，可以統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)成本了；告知物料管理人員，某個(gè)生產(chǎn)訂單完工了，可以整理這張生產(chǎn)訂單的材料了，看看有沒(méi)有超領(lǐng)，有超領(lǐng)的話，及時(shí)退料。
看看，一張小小的入庫(kù)單，背后要做如此多復(fù)雜的工作。所以，入庫(kù)單，不折不扣的是ERP系統(tǒng)的一個(gè)幕后功臣。用戶要按作業(yè)規(guī)范做好入庫(kù)的相關(guān)作業(yè)，否則，ERP會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題的。
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