為什么在ERP系統(tǒng)進行演示時，流程都跑的都很流暢；但是，一到用戶手中，使用時，就全變了味。這其中的奧妙在于哪里呢？這是因為ERP系統(tǒng)在演示時，都沒有考慮例外情況。而企業(yè)日常活動中，總難免會出現(xiàn)意外情況，而這些意外情況，ERP一般都規(guī)定了比較嚴格的處理要求。但是，實際上，企業(yè)日常管理達不到這個要求。

　　也就是說，企業(yè)的管理水平跟ERP的要求還有一段差據(jù)。但是，兩者的差據(jù)到底有多少呢？也沒有人專門作過統(tǒng)計。今天我就做個始作俑者，來總結一下，企業(yè)一般由于各種因素的限制，在哪些方面，沒有達到ERP大人的要求。

　　一、原材料入庫與領料的矛盾

　　如一筆原材料，在1月5日晚上8點，供應商送到企業(yè)，但是，員工都下班了，只剩下一個倉庫值班員在上班，其不會進行ERP的相關操作。若平時，可以在第二天下班再補單據(jù)，但是，有可能這筆材料是急料，生產(chǎn)部門1月5日晚上10點就需要安排生產(chǎn)，需要用到這筆材料。企業(yè)往往沒在系統(tǒng)中開單據(jù)的情況下，就直接從倉庫中領料。若沒有前者情況的發(fā)生，直接領料第二天補料也沒有多大關系，只要用戶不要忘記就可以了。但是，若兩者同時發(fā)生，就有點麻煩了。一是因為同一筆材料，有兩張單據(jù)需要補錄，其前后有嚴格的順序要求，如必須先補錄原材料錄入單，再補錄原材料領料單，若兩者的順序搞錯，要么領料單無法審核，要么會出現(xiàn)負庫存，從而影響ERP系統(tǒng)的使用效益；二是若用戶忘記了，則麻煩更加大了。我遇到一個客戶，他們原材料入庫單跟領料單因為上述這種情況，剛好沒有錄入單據(jù)，恰巧的是，事后都忘記了這件事的存在，而因為供應商送的材料跟用戶領的材料數(shù)量恰好一樣，所以，倉庫中也沒有剩余材料的存在，結果呢，在對賬時，才發(fā)現(xiàn)供應商送過這批材料。事后，查了好久，才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)在生產(chǎn)線上用掉了。

　　在很多企業(yè)，這種情況都普遍存在，因為，在晚上的話，一般都沒有文員值班，也就是說，ERP系統(tǒng)操作員不能夠時刻就位，這就會導致ERP系統(tǒng)的單據(jù)無法及時錄入。而這跟ERP系統(tǒng)的單據(jù)及時錄入的原則相違背。顯然，若一味的追求單據(jù)的及時錄入，就會加大企業(yè)的管理成本，對于企業(yè)來說，可能是一種得不償失的行為，企業(yè)明顯不會答應。那該如何調和這兩者之間的矛盾呢？

　　筆者認為，可以采取如下這幾種方案。

　　1、當ERP操作員不能就位時，如員工下班后進行的一些交易，先用手工單據(jù)代替，第二天上班后，再在系統(tǒng)中補錄。不過，在實際操作時，還是需要注意一點，就是時間上面的問題。用戶在第二天一上班，做的第一件工作，就是把單據(jù)錄入系統(tǒng)。同時，有些單據(jù)還要注意先后順序。如上面的的單據(jù)，原材料入庫單跟領料單就有先后順序的要求，遇到這種有時間要求的單據(jù)，我們一般可以如此做，對各個部門設立時間的限制。如對于倉庫部門，要求在第二天上班后，半個小時內，把昨天晚上的交易單據(jù)補齊；而生產(chǎn)部門，則在接下去的半個小時內，把單據(jù)補全，如此，就不會發(fā)生負庫存或者單據(jù)無法審核的問題了。

　　2、可以對一些員工進行簡單的培訓。雖然一線的操作員，不怎么會利用電腦，但是，稍加培訓后，其還是可以進行一些簡單的操作，如單據(jù)的生成等等，當然，企業(yè)在排班時，也可以做一些調整，把那些有一定電腦基礎的員工，排在不同的班次。其次，可以給他們開單據(jù)的權限，而沒有審核的權限。如此，第二天上班后，其他人員可以對他們開的單據(jù)校對一次，看看有沒有錯誤，校對無誤后，在審核。如此做，可以防止員工漏開單據(jù)。

　　二、采購價格無法確定如何處理

　　當前由于原材料市場價格波動大，所以，有些企業(yè)，在采購單下發(fā)時，都不能確定采購價格，甚至在原材料到達企業(yè)時，還無法確定價格，只有在對賬時，才能最后確定價格。這也是不符合ERP的精神的。

　　對于這種情況，一般來說，企業(yè)可以先估計一個價格，然后先以這個價格下單，然后，再在恰當?shù)臅r機修改價格。但是，有些用戶害怕變更麻煩，所以，寧可在下單的時候，先不審核采購單，等價格確定后，再修改價格，然后審核采購單。如此，不是很合理，一方面，可能在原材料入庫時，價格還沒有確定，而采購單沒審核的話，入庫單就無法開；另一方面，在采購單沒有審核的情況下，采購單可以被隨意的更改，無論是有意的、還是無意的更改，都具有風險。

    所以，筆者建議，采購單即時在價格沒確定的情況下，只要已經(jīng)發(fā)給了供應商，就要及時審核。價格，可以在有需要的時候，再進行變更。

　　1、當在采購訂單還沒有進貨前，可以通過采購訂單變更單進行變更。通過采購訂單變更單進行變更的話，價格的變動還可以留下歷史紀錄，方便以后查詢。

　　2、若采購單已經(jīng)有進貨，則ERP系統(tǒng)是不允許對采購單進行任何的變更動作的，除非把采購單指定結束。所以，若采購單已經(jīng)結案，或者已經(jīng)有進貨的情況，則采購變更單就無法處理了。此時，有些ERP系統(tǒng)，如神州數(shù)碼的易飛ERP系統(tǒng)，在原材料入庫單上，加入了一個小功能，通過此，可以更新采購價格。在后續(xù)的應付帳款上帶出的價格，就是更新后的價格。

　　3、若原材料已經(jīng)入過庫。已經(jīng)跨月了，還沒有確定價格的話，則在月末要走暫估流程，這個流程比較復雜，企業(yè)最好不要到這個地步，也就是說，在月底時，最好能夠確定這個材料價格，否則，很可能導致月底倉庫庫存成本不準確，從而導致企業(yè)的生產(chǎn)成本有問題。若在不得已的情況下，也只好采用暫估流程。

　　三、月底退料的麻煩

　　在月底，ERP系統(tǒng)進行成本結轉以前，ERP要求用戶把多余材料及時整理退庫。如某張生產(chǎn)訂單需要用到某種材料800千克，在實際生產(chǎn)中，由于采用了先進的生產(chǎn)技術或者其他的一些原因，其實際采用了750千克材料，就完成了這張訂單的生產(chǎn)。ERP要求在訂單完工入庫的同時，就能夠把這500千克材料退回給倉庫，因為若訂單入庫后再進行退料的話，ERP系統(tǒng)是不允許對已經(jīng)完工入庫的生產(chǎn)訂單就行更改，此時就算退料，也不能關聯(lián)到這張生產(chǎn)訂單，從而，在實際成本計算時，會把這多余的500千克材料，仍然計算到這張生產(chǎn)訂單中去，成本計算的結果就與實際成本有差異。

　　但是，若每張生產(chǎn)訂單完工后，都要求企業(yè)整理車間，把余料及時退回倉庫，對于企業(yè)來說，是不可能實現(xiàn)的工程或者雖然可以，但是成本太高或者會影響生產(chǎn)的計劃等等，所以，企業(yè)一般不會這么做。ERP考慮到這種情況，就退了一步，要求企業(yè)在月底成本結轉作業(yè)運行前，把當月完工訂單的余料及時退回給倉庫。

　　這要求比前面的要求寬松了很多。所以，我在實施時，一般建議對于那些價值比較大的材料，或者專用于某些產(chǎn)品的材料，在生產(chǎn)訂單完工時，無法及時退回余料的情況下，在月底至少要整理一次，把余料按照生產(chǎn)訂單一一退回給倉庫，從哪里來，就回哪里去，不咬搞混；而對于那些價值不大的材料，如包裝袋等就沒必要按月整理倉庫了，因為這些材料由于價值下，所以對于最后的成本影響也不大，也就沒有必要費這個精力，每月清理車間了。

　　所以，對于余料來說，月底時最后的期限，在月底還無法完成這個工作的話，則當月的生產(chǎn)成本肯定會受影響，而且，這個影響是不可逆轉的。如上月現(xiàn)場余料的價值為5000元，在下月才清理入庫時，ERP系統(tǒng)不會遞減上月的成本，而只會遞減當月的成本。也就是說，其會至少會影響兩個月的成本計算，企業(yè)要慎重對待。

　　以上這三個差距，是大部分企業(yè)不可避免的，或者雖然可以解決，但是，需要花費大量的成本，對于企業(yè)來說，失去的遠比得到的要多，企業(yè)認為不合算。所以，在這種情況下，企業(yè)應該跟顧問一起，商討一些解決方法，通過補救或者規(guī)章制度的規(guī)范，盡量減小其對于ERP系統(tǒng)的影響。

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本文標題：企業(yè)管理水平直接影響了ERP系統(tǒng)實施效益

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