華東潤滑油廠位于江蘇省太倉市港口開發區，是中國石油天然氣股份有限公司在市場前沿建立的集潤滑油儲運、調合，灌裝于一體的現代化潤滑油廠。生產內燃機油、齒輪油、液壓油、汽輪機油、壓縮機油、冷凍機油等10大類247個品種牌號，707個包裝規格。企業推行扁平化管理，下設廠長辦公室、計劃采購部、生產技術部(含調合裝置、包裝裝置)、質量安全環保部(含化驗室)，營運部、財務部、人事科等7個部門。
2009年2月，中國石油銷售ERP系統潤滑油公司項目建設正式開工，2009年9月在華東潤滑油廠正式上線，銷售ERP系統通過近兩年多的上線運行和班組同步操作，裝置各崗位人員已經能夠完全適應ERP系統所帶來的新的管理理念和方式，并且能很好地運用ERP系統進行自身業務的統計和分析，實現了ERP系統在裝置的成功運行。有效地推進了企業管理水平的提高，為企業的長期發展打下了堅實的基礎。
一、精心做好數據采集工作
數據是ERP系統的載體，基礎數據是否規范、準確，是直接導致系統能否成功運行的關鍵�；鶎影嘟M面對247個品種牌號，707個包裝規格的油品，其數據采集量是相當大的，各崗位人員必須以高度負責的態度，耐心細致地采集每一個數據，認真進行每一筆數據的核對，每一筆數據處理正確了，才能保證ERP系統數據操作準確、可靠。
以要貨計劃(ERP系統稱為公司間交易采購訂單)為例進行數據收集，銷售部門在系統上創建好訂單后，調合班組在系統看到訂單后，根據生產方案卡，收集記錄各組實際消耗數量、批次、來源、庫存、添加劑收發等數據；包裝班組要準確記錄針對本次訂單生產所消耗的包裝桶、標簽、紙箱、物流碼等各種包裝物，并記錄包裝成品入庫數量、地點，頂線油數量、入庫地點等；發運班組要將發運單號、要貨計劃號、發運產品名稱、數量、發貨庫房等信息采集下來。
各項數據收集必須與實際業務發生數據一致：
(1)各項數據收集必須嚴格按發生的時間順序和邏輯關系記錄；
(2)凡涉及到外部單位的數據信息，必須與對方的信息一致，如要貨計劃的發貨記錄必須與對方提供的要貨計劃號相一致，生產廠之間調撥基礎油接收的品種、數量要與對方提供的品種、數量相一致。
二、人員培訓
1．ERP系統管理理念培訓
培訓的目的是讓大家形成共識，理解為什么ERP系統是管理改造項目，讓大家對ERP系統的使用有一個正確的觀念和預期。
2．崗位人員培訓
培訓主要分兩階段，第一階段是理論知識和基礎操作的培訓，并進行考試，考試合格后進行第二階段實踐操作的培訓，讓大家能規范熟練地進行系統基本操作。
3．業務流程培訓
ERP系統的實施對管理做了很大的改變，即業務流程的改變。根據ERP系統的管理流程結合實際生產中的管理流程，制定出更加適用于當前管理的業務流程并且適用于系統操作的方法，以便讓大家接受并理解新的管理方式和方法。
4．數據分析能力的培洲
ERP系統正常運行后，會有很多有用的數據。比如物料的移動，業務操作信息等。這些數據的應用，能更好地發揮出ERP系統管理的效果和作用。將信息查看方法與日常手工信息收集工作的利弊對班組成員進行說明，使大家能更好地接受系統的使用，使信息收集統計管理工作精細化、自動化。
三、學會角色轉換
ERP系統實現了“物資流、信息流、資金流”三流合一，對裝置來說，主要處理好裝置與其他部門業務的協同，將傳統意義上的統計崗位和包裝物庫管崗位由原來的數據填寫統計，轉變為現在的審核監督崗位，崗位內容上產生的變化要求崗位人員主動做好角色的轉換，自覺與ERP系統的要求相適應。
四、實施中的問題及解決辦法
1．管理理念的轉變
ERP系統上線初期由于管理的透明化，班組人員壓力較大，害怕一些問題被暴露出來，因此，在配合上不夠積極，造成初期出現種種問題。比如，包裝物(紙箱)計劃需要1000箱，按規定損耗不能大于5‰，但在實際生產中由于種種原因，損耗大于5‰，在未上ERP之前，本班組可將超出的損耗通過假記錄轉嫁到其他班組，實施ERP后，如果系統數據不對，審核崗位就能發現，發現后就有可能要考核，因而抵觸情緒較大。經過一段時間的培訓，對崗位人員在管理理念上進行引導，讓其認識到原來管理上存在的漏洞和錯誤，對新的管理方式進行細致、耐心的指導和推廣，減輕崗位人員壓力，使崗位人員能積極配合系統的使用。在過去，由于種種原因，包裝物經常出現短缺或材料積壓最終造成過期報廢等情況，自ERP系統上線后，這些信息都得到了及時的反饋，在操作中崗位人員能便捷有效地查看庫存短缺情況并及時進行匯報，出現的積壓庫存也能根據生產計劃及時使用和解決。
2．數據錄入和業務監督
開始錄入數據以后出現的問題比較多。比如原來數據有兩套編碼。一直沒有統一，填報期初庫存時用的是一個編碼，錄入的時候用的是另一個編碼，造成數據核算錯誤。各部門出于自己的使用習慣，使用的物資名稱和編碼不一致，造成數據銜接不上；還有一些數據統計上，為圖方便，數據不核對，隨便亂報數據等，這些都是應該杜絕的隱患。ERP系統實施后出現的種種問題，也是裝置管理進一步規范的開始。通過各部門之間的協調，規范了物料編碼的統一性，解決了因編碼不統一造成的數據錯誤。規范了數據上報和統計方法和方式，比如，原來庫管統計包裝物入庫時隨意性大，廠家來多少系統上人多少，造成很多不必要的錯誤�，F在，包裝物庫管根據生產使用情況和計劃科的入庫通知單，按要求收貨，大大減少了入庫出錯率。規范了業務監督機制，原來班組填寫領料單，填寫過程中寫錯的、漏寫的，缺損耗單的很多，造成統計上很麻煩，個別統計崗位圖方便，不進行核查就做賬，造成數據錄入時出錯率很高�，F在，領料單從系統里機打，庫管按生產量、入庫量核對庫存的過程中便能很容易發現班組數據是否填寫正確，損耗單是否有漏單，通過一段時間的運行大大降低了數據錄入出錯率。
3．業務流程的轉變
在企業開始運行ERP系統初期，實行雙軌制非常必要，以前的業務流程還需要保留一段時間，直到并軌。以包裝裝置為例，按原流程，包裝物必須入庫后才能進行生產使用，實際中也是這么在做，由于入庫數量龐大，這樣做必將導致在入庫數量和出庫數量上產生錄入錯誤，造成不斷的反復更改。通過一段時間的使用和總結，公司將原流程改為先生產，根據生產使用的包裝物數量來最終確認包裝物入庫、出庫和損耗數量，保證了數據一次錄入的準確性，通過業務流程的不斷改進，目前包裝物業務已完全并軌實現單軌運行，調合、發運業務也已完全并軌實現單軌運行。
4．人員培訓工作
ERP的操作涉及到裝置各層面的人員，班組人員素質參差不齊，基礎操作較差，培訓情況不理想，應及時轉變培訓思想，首先，根據操作人員的層次進行簡單的劃分，制定培訓教材，對基礎水平較好的集中進行培訓并進行實際業務操作練習，對水平較差的人員，進行單獨培訓操作，首先了解計算機常識，然后進行系統的分步學習，先進行單步操作，直到熟練為止再進行下一步的操作學習。通過2個月的培訓，基層的操作人員已能熟練掌握本崗位系統操作，然后組織操作人員集中進行業務流程的學習和討論，討論新的操作流程實施過程中出現的問題，有針對性地解決問題。通過4個月的培訓，達到了預期的效果。
五、ERP系統在班組中實施成功的幾點因素
1．清晰和可量化的目標
制訂中長期的ERP實施計劃，明確ERP系統實施項目的范圍和目標。初期，實現班組生產數據的科學收集和統計，實現班組成本核算管理；中期，解決裝置原材料短缺和積壓現象，理順原材料的使用，減少裝置生產成本；最終，解決裝置與各部門業務、數據的銜接，提高企業資源管理優化性。明確每個階段的目標，保證項目的成功實施。
2．良好的管理基礎
(1)制度基礎：良好的制度基礎是企業建立和使用ERP系統的動力源泉，也是突破實施障礙的關鍵，通過合理的激勵和約束措施，積極推動ERP系統的實施；
(2)業務流程基礎：企業的業務流程較為固定，并且固化成為管理制度，即使業務流程經常發生變化，各個部門也能根據規定按部就班地進行各種調整；
(3)人力資源基礎：ERP系統實施過程的一個重要工作就是對基層班組員工進行計算機操作培訓，員工的操作能力、崗位理解能力和學習能力也是影響實施成敗的重要因素。雖然班組的員工基礎水平較其他部門低，但是員工們有著積極向上的心態，有著堅忍不拔的意志，培訓之余積極好學，主動學習新的業務流程和系統操作，也進一步加快了ERP系統在基層的推廣。
3．全面的培訓工作
ERP系統的培訓工作是一項艱巨復雜的工作，涉及裝置各層面的人員，要使其適應新系統、使用新系統、熟練操作系統，不僅要掌握自己操作所需要的知識，還要具備其他部門相關業務流程的知識。因此，在ERP系統實施過程中要自始至終抓好各層次人員的ERP系統技術培訓，使他們掌握應用ERP系統必要的知識和方法。
六、系統應用過程中的管理措施
1．硬件、軟件的管理
定期對有關設備進行保養、保持設備的整潔等措施保證計算機正常運行。明確規定上機操作人員對ERP系統軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼的嚴格管理等，杜絕未經授權人員操作ERP系統軟件。
2．崗位業務監管
明確各崗位操作權限，班組操作后由庫管對相關數據進行核查確認后進行出入庫操作。統計崗對班組領取散油和頂線油與調合進行交接領用，工藝管理崗位關閉訂單時確保各崗位人員操作完整無遺漏，提高操作準確率。
3．提高人員積極性
制定有效的激勵和約束機制，第一個月對操作錯誤的人員進行通報并指導崗位人員正確操作方法和預防操作錯誤的方法，對操作好、主動學習積極性高的人員給予適當獎勵。第二個月制定相應的考核辦法進行管理，加強崗位人員的觀念，了解填錯數據造成的后果，提高崗位人員的責任心。
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