熙可集團是一家以食品、農業、全供應鏈整合管理為主營業務的跨國集團公司。熙可食品是我國最大的酸性水果出口商之一。熙可集團從水果基地選擇、水果種植、水果收獲到水果運輸、產品生產、檢驗等環節進行食品的垂直供應鏈整合，且成效卓越。公司的安全標準在國際上處于領先水平，食品質量得到了美國、英國、日本等國家的認可。
總部設立在中國上海，分部遍及美洲、歐洲、大洋洲、亞洲和東南亞，目前在國內外擁有19家分公司、8家下屬工廠，在全球擁有超過450多名管理人員和10000多名員工。隨著業務發展，熙可集團寄已經成立以中國為中心，面向全球市場的全球化公司。
圖1 熙可集團
熙可的挑戰
食品安全是食品企業的生命線。作為一家食品出口公司翹楚，熙可集團需要遵守包括日本食品標準、美國食品標準、歐洲食品標準以及中國國家標準在內的，不同國家嚴格的食品檢驗檢疫標準達17項之多。熙可集團不僅需要在食品種植和加工生產等方面嚴格遵守相關標準，在管理上對文檔、配方、質量和信息的管理也需要嚴格的標準操作。這就要求熙可集團在整個食品的垂直產業鏈管理環節，從食品種植、食品生產、到內部管理均需要各部門、各環節同步遵守相應的操作規范和審計標準。
熙可集團從成立之初就非常重視食品安全，所以在食品種植和食品生產環節的質量控制和食品安全追溯借助信息化的工具控制得相當成熟。然而，在熙可集團的內部管理上，傳統的各個部門橫向業務的管理方式已經不能適應跨部門、跨公司業務協作的發展要求，這對食品安全管理帶來隱患。
集團擁有包括生產、研發、財務、人事等多個部門。各部門均有各自業務流程，當涉及跨部門審批業務時，傳統以紙質、郵件為主的審批方式將效率大大降低，同時，超長且繁瑣的跨部門審批內容也加大各部門工作量。
·業務流程缺乏明確的跨部門授權審核體系，影響業務的管理進程；
·在執行的過程中缺乏標準化的監管工具，難以及時發現問題，對事后的追溯和糾錯也很難發現。
·對文檔、信息跨部門傳遞的安全不能有效保證；
·手工的文本信息傳遞方式，帶來大量可避免的人為錯誤率的發生；
·傳統的電話、郵件的通知方式，使管理者不能有效掌握流程進度；
·傳統的跨部門審批管理方式也越來越不適應管理者多地辦公的需求；
Ultimus實現熙可的垂直業務資源整合
面對眾多的管理挑戰，熙可集團希望通過垂直業務資源整合的方式，對跨部門管理實施標準化控制。針對跨部門協作流程建立標準管控體系，統一信息的發布渠道、整合各類信息資源來保證熙可集團的其他業務部門解放一部分非核心管理的壓力，更能專注核心管理環節，從而提高集團的整體業務能力和業務效率。
2009年，當熙可集團迅速意識到垂直資源整合的重要性時，便開始在各知名軟件廠商中尋找合適的信息化工具和解決方案。熙可集團IT總監黃橋勇先生在談及與Ultimus公司合作時說“我們先后了解了4家杰出的BPM廠商，最終Ultimus公司的解決方案脫穎而出。首先，Ultimus解決方案的快速發布能力和溝通效率讓我們對項目的成功實施樹立信心；其次，全面、簡潔、完整的報表界面是我們需要的管理助手；再次，系統的穩定性、強大的技術支持以及在業界良好的客戶評價也是我們所看中的；另外，Ultimus解決方案的高性價比也令人心動；當然，最最重要的是Ultimus的解決方案與我們垂直業務資源整合的需求最為匹配。”
在2009年里，Ultimus很快與熙可集團IT部門、業務優化部組成聯合實施小組，率先開始了公司的信息化流程管理的建設工作。在實施小組的通力配合下，通過三年的時間，共推進六期BPM信息化項目工程，將信息化流程管理范圍覆蓋合同審批、財務管理、ITEM管理、人事管理、研發流程管理、行政管理、IT流程管理的43支業務流程，同時在國內的12家分公司實施應用。
圖2 熙可集團IT框架圖
熙可集團BPM的實施
熙可集團非常重視BPM項目，為了保證該項目的成功落地，熙可集團首先成立了“業務優化部”，所謂“業務優化部”是各業務部門的骨干人員，他們對各部門的工作流程非常熟悉，由這支專業的人員牽頭負責集團內部跨部門間的流程優化工作是再合適不過的；另外，請來第三方咨詢機構，建立科學的方法論為集團作嚴謹的跨部門授權審批體系。
在這兩項強大的管理支持下，Ultimus實施顧問與熙可集團的IT部門對集團的業務需求有了清晰而全面的認識，在Ultimus解決方案的支持下，項目得到迅速推進。往往一個業務流程在短短一兩周內就能測試、上線。
合同審批管理——合同管理對食品行業尤為重要，合同管理中不僅涉及金額、數量、交貨期等關鍵信息，另外對于非常關注食品安全標準的熙可集團而言，合同內的食品質量體系標準也尤為重要。公司首先將金額最大、涉密信息最多的合同審批體系納入BPM系統中管理。系統涉及到公司的全部不同類合同流程以及在集團旗下9家分公司應用與推廣。目前，公司合同審批流程已完全納入系統化進行。
財務費用審批管理——通過BPM系統，熙可集團將過去有關財務費用報銷的部分完全剝離財務系統管理。通過BPM系統在技術上實現與ERP系統中的生產管理和費用管理完全整合。財務費用審批由原來9個節點部門/人員完成的審批工作，目前僅需要4個節點部門/人員就能完成。BPM系統還與網上銀行做了接口，財務人員發出確認支付的指令后，系統能夠將支付金額的數據，通過網上支付形式自動轉入員工個人銀行賬戶，非常方便且智能。
ITEM（產品編碼）申請管理——集團借助BPM系統對ITEM進行統一管理，改變過去產品編碼申請難、多頭管理、錯誤高的情況。在BPM系統中建立創建ITEM規范索引，通過特定的流程審批后，新的ITEM即時在系統中生效。同時，BPM系統直接將信息同步至ERP系統中，減少中間冗余的信息傳遞環節，降低出錯率，提高信息傳遞效率。
人事審批管理——熙可集團將HR系統中的人事審批環節也進行了管理剝離，將員工出入職審批管理、休假審批管理、加班審批管理、員工調動審批管理等流程納入BPM系統中。例如，新員工跨部門、跨公司的職位調動，通過完成BPM系統流程的申請與審批后，員工新的工作權限即可生效。
研發流程審批管理——BPM系統與公司的PLM系統進行集成，目前PLM系統專注負責與研發相關的數據、文檔的管理工作，而有關食品的研發申請和審批流程已完全納入BPM中進行。
IT審批管理——人員賬號權限的開通、計算機維修申請、固定資產采購等業務流程也在BPM中進行。
行政審批管理——包括訪客管理、行政車輛調度等流程管理。
在BPM系統實施的過程中，聯合實施小組做了非常多細致的工作保證系統的順利實施與安全運行。Ultimus聯合熙可IT部門制作了大量中英文的培訓手冊和視頻，每年對業務部門進行多次系統培訓，保證系統的順利實施。另外，公司設立一年兩次的系統需求反饋機制，員工能夠針對系統的使用情況向公司提出更優良的反饋建議，IT部門與Ultimus一同對反饋意見進行系統的升級與優化。為保證系統運作安全，系統引入動態口令卡的登錄方式，審批用戶需要輸入一段動態的口令后才能安全登錄，以確保系統賬戶的安全管理。
流程管理使業務核心化成效卓越
目前，熙可集團的BPM系統實現了與ERP、BI、PLM、HR等管理信息化系統充分集成。BPM系統幫助熙可集團其他系統核心管理內容固化，將非核心管理部分以垂直資源整合的方式進行集中管理。通過實施流程管理使熙可集團業務在各個方面成效卓越。
圖3 熙可集團BPM流程界面
流程標準化——過去公司的授權體系不清，實施BPM系統后，各項流程均在系統中有標準的定義與流向，業務根據系統的流程進行標準化運作即可，公司的許多規章制度也在系統中得到固化和靈活升級。
改進業務速度——有了明確的流程體系的支撐，在信息化工具的幫助下，業務的速度大大提高。以財務費用審批為例，過去差旅費用審批需要20天，現在6天內就可以完成整個費用報銷流程。合同審批速度也大大提高。
流程優化和消除不必要任務——BPM幫助熙可集團根據業務需求對流程進行優化，增加必要流程或刪減不必要的任務。例如增加ITEM流程，刪除了原有的人事部門審批員工出差的申請流程等。流程的調整使業務指向更加明晰。
降低工作量——BPM系統實現了熙可集團的垂直資源整合需求，將各部門的非核心流程進行剝離，大大降低原有各部門的管理壓力和工作量。
信息安全顯著提升——由電子化、系統化的信息管理方式代替原有手工、紙質的管理模式，使信息的追溯、查詢和存儲更為安全。
增加人性化管理——員工可以隨時隨地通過系統查看流程進度。
未來擴展應用
目前，BPM系統是熙可集團下屬12家分公司員工的業務對外窗口，涉及到全部的跨部門審批的工作都在BPM中進行。熙可集團IT總監黃橋勇先生說“這些分公司員工基本上每個人會使用一到兩個信息系統，其中一個肯定是BPM系統。”
黃橋勇先生介紹說，熙可集團的BPM系統是基于B/S結構（Browser/Server，瀏覽器/服務器模式），系統靈活且開放。應公司全球化的發展進程要求，BPM系統在未來將進行全球化業務范圍推廣。他說“我們下一步計劃將BPM項目持續的向國內外其他分公司進行推廣；目前，系統并未與工廠層面進行對接，與MES系統集成也是我們未來計劃的一部分；另外，我們打算將系統模塊化的功能處理得更加細致，同時，對簡單的核心流程的審批實現移動應用。”
關于Ultimus公司
Ultimus 是企業流程管理（BPM）和工作流程自動化軟件及服務全球的領導廠商，提供最優秀的企業流程自動化和流程改進的解決方案。幫助全球超過1,600 多家客戶部署了Ultimus BPM 系統，解決了他們在企業流程管理所面臨的各種挑戰。Ultimus 在中國的客戶包括：DHL 亞太區、GE 中國、聯合利華(Unilever)、微軟(Microsoft) 和西門子(Siemens) 等等。
Ultimus BPM (Business Process Management) 企業流程管理，能夠協助企業進行流程全生命周期管理，包括模型化、自動化、管理及優化企業每一支流程。Ultimus 提供超過300 個即買即用(Out of box)功能，獨創流程自適應技術(AdaptiveDiscovery)應對企業流程快速自動化及自適應變化，真正達到流程隨需應變。
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本文標題：熙可集團BPM系統與ERP、BI、PLM、HR信息化系統集成應用研究
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