1 引言
項目管理在當前日益受到重視，作為一種科學管理方式，需要建立它的學科體系。近年來世界各國的項目管理專業組織紛紛建立各自的項目管理知識體系(Project Management Body of Knowledge)，作為項目管理專業的知識基礎。我國也進行了相應的工作。
最近一段時期國內外開展了有關知識經濟、知識創新的討論，對于知識的類型、作用及其管理有了更加廣泛的認識和理解，在這個基礎之上來探討項目管理中的知識管理問題，將能對知識在項目管理各個方面、各個階段的作用有更加全面和深入的認識，對在項目管理的進程中如何有效地實施知識管理有一個比較切合實際的構想。
本文的主旨就在于探討項目管理中如何組織和管理知識，使其在項目進程中發揮應有的作用。文中首先討論項目管理中使用的知識的類型和作用；接著研究在項目管理的各個階段獲取和使用哪些知識；然后討論知識的轉化以及學習與知識創新問題；最后研究知識管理中的技術工具支持問題。
2 項目管理中的知識類型與作用
近年來，科技進步對經濟、社會生活的推動作用與日俱增，隨著科技對經濟的貢獻日益加大，產品、服務中知識含量的不斷提高，知識已成為促進經濟增長的關鍵因素，作用目益突出。知識作為一種生產要素，作為一種資本投入，對它的組織管理開始引人關注。
知識管理是將有關的知識，不論是在紙上、在數據庫里還是在人們頭腦中的，掌握起來分配到能夠產生最大效益的地方去。或者說知識管理是獲取恰當的知識在恰當的時候交給恰當的人，使他們能創造價值。
在近年來有關知識經濟的討論中，人們對知識的范圍有了更加寬泛的理解。知識有顯性的知識與隱性的知識兩大類。顯性的知識可稱為言傳性知識，如技術理論、文件資料、圖紙、專利等，是可以傳遞的；隱性的知識是靠個人體驗、領悟而獲得，人們無法對它進行言傳表述，因而可稱為意會性知識。
長久以來，隨著知識應用的日益廣泛，人們已經自覺不自覺地在組織和管理知識。但人們常常關注的是言傳性知識，對意會性知識，卻未予重視，甚至有時會損害或妨礙它的獲取、傳播和應用。但是人類的知識中相當一部分是無法用語言文字表達的。我國古代解釋《易經》的《易傳》中就提到過：“書不盡言，言不盡意”。國外的學者也曾提到“我們所知道的，總是比我們所說出來的多”。所以人們應該自覺地意識到意會性知識的存在和重要性。
知識有個人知識與組織(群組、企業)知識兩類。由于知識的產生來自人的認識，知識產生于個人；但組織也具有自己的知識，組織知識是將個人產生的知識擴大并結晶于組織的知識網絡中形成的，表現為企業所掌握的技術、專利、生產和管理規程，有的已嵌入了產品與服務之中。還有組織的工作范式、工作習慣等。在創新活動中，需要綜合各種知識以轉化為生產力，這就需要組織的知識。
在當今的競爭環境中知識是一種競爭優勢。由于言傳性知識是可以在市場上購買的，一個企業依仗著它取得競爭優勢，其他企業就會很快地在市場上買來而取得同樣優勢。但是組織知識中的意會性知識，是在長期實踐中形成而且涉及信念、價值等無形因素，其他組織無法或極難模仿和無法買到的。雖然隨著科學技術、文化的發展，其中的一部分也在轉化為言傳性知識，但企業關注組織知識，首先應該關注意會性知識(訣竅、經驗等)。對于人才的爭奪，也主要著眼于意會性知識。
近年來世界各國的項目管理專業組織建立的項目管理知識體系(Project Management Body of Knowleage)，包含的主要是言傳性知識。這些知識體系提供了交流中的共同語言，進一步發展的知識基礎。
美國管理項目協會(PMI)1996年頒布的項目管理知識體系大綱(A Guide to the PMBOK)劃分了9個知識領域：
(1)項目整體管理。
(2)項目范圍管理。
(3)項目時間管理。
(4)項目成本管理。
(5)項目質量管理。
(6)項目人力資源管理。
(7)項目溝通管理。
(8)項目風險管理。
(9)項目采購管理。
各領域均有相應的知識內容。
國際項目管理學會(IPMA)也編制了自己的項目管理知識體系標準，稱為《國際項目管理專業資質標準》(IPMA Competence Baseline)，其特點為：對項目管理人員提出40個方面的素質要求(核心要求28個)，強調項目管理人員的實踐背景，注意與專業技術知識的結合，允許成員組織按照民族、文化以及職業發展要求變更非核心要求。
在我國，中國優選法統籌法與經濟數學研究會項目管理研究委員會發起組織了我國項目管理知識體系的研究制定工作，推出了《中國項目管理知識體系》(C-PMBOK)。它包含3個方面，共88個模塊。3個方面是：
(1)項目與項目管理，又按項目生命期分4個階段：①概念階段；②開發階段；③實施階段；④收尾階段。
(2)公用知識，主要是跨階段的知識。
(3)方法與工具。各方面包含了相應的知識模塊。
實際上項目管理知識體系的知識范疇應該包括三個部分：項目管理特有的知識，一部分一般管理的知識，一部分和項目有關的應用領域的知識。上面列舉的知識體系實際上只包括第一部分。
這些知識體系的制定與發布，對于促進項目管理專業化發展和提高項目管理人員的水平，都將起到積極作用。對于項目管理人員的培訓教育，對于項目管理人員的資質認證，也將提供參考，這是人所公認的。
但是在項目管理的實踐中，僅僅具有言傳性知識是不夠的。因為這些知識提供的是一般的原理，在應用于具體實踐中的時候，還要根據具體的主客觀條件加以選擇、綜合與靈活處置。特別是項目管理的一次性特點和獨特性特點，使得它和一般的運作管理相比較，更不能一切都按照成規辦事而需要有獨立的抉擇和處置。這時候，包含經驗、直覺、洞察力在內的意會性知識，將發揮重要的作用。由于它包含著豐富的發現問題與研究問題的直覺和洞察力，如果能使它充分發揮作用，將能使問題的解決、新思路的形成更加迅速有效。
這里說的意會性知識，不僅包括個人的意會性知識，而且包括組織(班組、團隊、企業)的意會性知識。它包含在組織的共同信念和目標、工作反思和工作習慣之中，是組織的核心競爭力。
正因為如此，我們在談到如何組織管理知識以推動項目管理工作時，必須同時考慮各類知識。只注意言傳性知識而忽視意會性知識是難以推動工作的，但只注意意會性知識而忽視言傳性知識(這種情況發生在一些全憑經驗工作的中小型工程項目管理中)就會使項目管理無法建立在科學的基礎之上，即使一時取得成功，也難以保持長久。
3 項目生命期各階段中運用知識的特點
在項目生命期的各段時間里，需要和使用的知識也是各具特點的。由于不同性質的項目其階段的劃分也是不同的(例如建筑工程項目與科研項目的階段劃分就有所不同)，所以這里只按項目生命期中的各項任務來分別討論。
參考文獻是按下面6項任務來研究知識的運用的：
(1)項目概念的形成。
(2)項目環境的分析。
(3)目標和范圍的確定。
(4)項目的詳細規劃，資源配置，項目的批準。
(5)項目的實施，控制。
(6)項目評價與推廣。
實際上這些任務有可能重疊、交叉，甚至出現反復，知識的運用也可能有所跨越，但都會要進行下列知識活動：
(1)尋找、發現知識源。
(2)獲取言傳性知識：文件、軟件等。
(3)組織溝通以共享意會性知識。
在形成概念的階段，言傳性知識還不能很好地組織起來，人們運用的還是意會性知識與人際關系，但這些卻形成了項目的一般概念，構成了項目有關各方共享的知識基礎和日后知識工作的起點。一般說來，這項工作還得不到正式的人力和預算的安排，但還得進行下面的工作：
(1)從現場收集與項目有關的文件與信息，最好建庫保存。
(2)將所有與項目有關的討論與溝通記錄下來，從而獲取意會性知識。
(3)建立初始的數據庫。
(4)建立有關的名詞術語目錄。
(5)向項目相關者解釋知識管理與建立共享知識的文化氛圍的重要性。
這個階段可能產生有關項目的極有價值的知識。在對項目環境進行分析的任務中，需要辨認對項目有影響的所有因素，需要下列諸方面的知識：
(1)與項目有關的經濟、政治、法律、社會、地理知識。
(2)專業知識(如水資源、衛生等)。
(3)戰略信息(當地權威機構的支持、合作伙伴等)。
(4)組織管理方面的知識(領導隸屬關系、財政金融等)。
這些知識可能分散在各處，可以通過建立知識導向索引圖的辦法來進行知識的組織。
在目標和范圍的確定、可行性分析與風險分析工作中，專家的意會性知識將起到主導作用。這里是建立共識和決策的過程，一方面需要大量言傳性知識，另一方面迫切需要直覺和現場經驗。這時需要建立(電子或紙面的)文檔庫，以及有關專家的信息(意會性知識的源泉)。
現在研究的問題是項目相關者的期望是什么，對項目范圍的約束是什么，有什么可以預見的風險，時間與成本如何平衡等等。
在這一階段，除了電子的或紙面的文檔庫外，應該特別注意建立意會性知識的交流和儲備手段，甚至建立網站。這時正是建立知識管理系統的最好時機。在項目的詳細規劃，資源配置，項目的批準過程中，由于要進行工作分解、進度安排與資源配置，使用的多半是言傳性知識，需要使用相應的軟件(言傳性知識的外化)于知識管理系統中。但仍舊需要保持意會性知識來源(如專家聯系表)。
項目的實施、控制過程是考驗前幾步的關鍵階段，這時知識管理的任務是一方面及時提供所需要的知識，并檢驗其正確、恰當與否，另一方面要收集、記錄項目進行中產生的知識，并時時改進知識管理系統。這時的知識管理系統，聯系了方方面面，特別需要把言傳性知識與意會性知識進行有機的集成。任何有關的會議、文件、廣播電視報道常常能提供有用的知識。
從知識管理的角度看來。項目的控制是一個學習過程。不但要從報表、文件學習，還需要從有關人員處學習。新的知識要及時輸入知識管理系統。有些信息與知識要能使項目相關者很容易就獲取到。一些決策支持工具在這里是有用的。
在項目評價與推廣階段，應該特別強調學習的功能，因為這時已經可以總結項目的經驗和教訓，并把結果(包括項目本身的成果)推廣出去。這時除了已見諸文字的言傳性知識外，還應該利用各種方式收集意會性知識，使其轉化為可以傳播的知識。一個優秀的項目管理團隊，應該是一個學習型組織。
4 知識的轉化與創新
在項目管理過程中，不但要使用現有的知識，而且在解決新的問題時還會創造新的知識。
人們在利用知識的過程中，有時需要將從外面獲得的信息或從企業內外獲得的經驗、事例、情節轉化為形式化的知識，有時為了創新需要，還得在已有的知識與經驗的基礎上生成新的知識，因此需要研究知識轉化與生成過程。
創新過程是一個知識轉化與生成的過程。
個人知識的創新過程，涉及到認知心理學等學科。從系統的觀點來看，個人的知識生產過程是在一定的需求或啟發下，樹立一定的目標，通過學習、調查、實驗、實踐，輸入基礎知識、專業知識以及相關的信息與知識，通過思維加工，構成一定的知識結構。再經過實踐和創造性思維，進行知識重組，從而產生新的知識。這里面有一個反饋控制過程，在每次知識重組、產生新知識時，都要與目標相比較，根據差距調整知識結構，繼續思考和實踐，直到達到目標為止。當然，在此過程中也會發生調整目標的事，或是調整整個過程的事，就像在一個自適應系統中的工作那樣。
組織的創新是由企業內外許多個人的知識相互作用、轉化而實現的。新的知識是從個人開始產生的，研究開發人員由于具有某種洞察力，產生了新產品的構想與設計；中層管理人員憑著對當前市場與潛在市場的直覺，促成了新產品的開發與試制；熟練工人的經驗積累提供了生產工藝的革新，所有這些經過轉化，成為企業的有價值的知識，才能使創新實現。
今天的生產和營銷業務中，意會性知識起著相當大的作用，但很久以來人們并不把它當作知識，只認為是個人經驗，雖然在實踐中用到了這種知識，但并不是自覺地使它和言傳性知識相結合與轉化。在知識經濟時代，必須加強這種轉化與結合。
至于組織知識的生產，日本管理科學家野中與竹內提出的螺旋上升模型，闡明了育傳性知識與意會性知識轉化和豐富充實，個人知識和組織知識的相互轉化與生成，是很有啟發意義的。
他們提出了四種知識轉化過程，即：①由意會性知識到意會性知識；②由意會性知識到言傳性知識；③由言傳性知識到言傳性知識；④由言傳性知識到意會性知識諸過程。通過螺旋形的轉化，個人知識逐步聚集并轉化為組織知識，又擴大和深化了個人知識，推動了知識的產生和創新活動。
意會性知識到意會性知識的轉化被稱為“社會化過程”。要做到個人所掌握的意會性知識為他人所共享，必須使個人的思維模式和某些技巧能為別人所接受，這常常是通過觀察、模仿、實際操作、形體上的溝通而不是通過用語言文字的教學來完成的。過去師傅帶徒弟傳授技藝就是這種方式。
在野中的書中講到的一個例子很能說明問題。松下電器公司產品開發部在開發家用自動烤面包機時，遇到無法解決焙烤過程中的外焦內生問題，開發人員甚至使用X光機進行透視對比機器揉制與手工揉制的生面團，也沒有什么有意義的發現。后來軟件開發負責人與幾位工程師去大阪國際飯店當學徒，從面包師那里觀察體驗到面包師在抻開生面團時還要加以擰轉，他們把這一意會性知識學到后，在機械結構和操作程序中實現，取得成功，這就是意會性知識的轉化共享。
有時非正式的聚會、交談或者在共同完成某項工作的過程中，心領神會地做到了知識的傳遞。這種溝通不僅發生在同事之間，還會發生在產品開發者與顧客之間。
意會性知識到言傳性知識的轉化被野中與竹內稱為“外化過程”，像松下開支部他們把意會性知識學到后，在機械結構和操作程序中以設計形式實現，把意會性知識轉化為言傳性知識，實現了外化過程。這里指的是把有關的不可表達的知識表達出來，意會性知識轉化為可以言傳的概念，這個概念可以是一種隱喻，一種象征性的口號或提法，或者是一個模型。這表現在產品或服務創新過程中提出的形象性目標，或者在完成一項新任務時提出的口號。外化過程在知識產生和創新活動中是非常關鍵的，因為它產生了新的概念。
言傳性知識到言傳性知識的轉化被稱為“組合過程”。這可以通過文件、會議、電話交談、信息網絡等媒體，用分類、合并、增補等方法，將分散的概念組合成系統的知識。例如公司從營銷上提供的數據加以綜合，發現什么暢銷，什么滯銷，從而制定新的銷售策略，就是一種組合。
從言傳性知識到意會性知識的轉化被稱為“內化過程”。這里的內化系指將言傳性知識增補到各人的意會性知識中去。如果言傳性知識已經載入文件、手冊或者某些講話中去，內化過程就會進行得順利一些。有時候，人們讀了某一位企業家的自傳，介紹他的創業經歷，從而得到啟發和感悟。改變了他的思維方式，也是一種內化。
組織知識就是在上述兩種知識的四種交互作用過程中產生的。
在創新過程中，由于社會化過程使參與者在意會性知識方面形成默契，通過外化過程，按照創新目的形成概念，達成共識，然后通過組合過程使知識更加豐富與系統化，再通過內化過程使參與者的知識有所增加和深化，能力有所提高，去從事創新成果的實現。這樣一個過程是從個人知識到組織知識再到個人知識的螺旋式上升過程。從系統理論的角度看來，這個系統是個自組織系統，特別是共識的達成與新概念的產生，符合自組織的一些原理，可以從自組織系統角度對它進行深入分析。
本書作者在為企業進行信息化的戰略研究與信息系統的規劃時，就經歷過這樣的螺旋式上升過程。開始時，作為用戶方的企業有關領導和作為開發方的學校方面的信息與管理專業人員都只有同感，覺得應該使企業的經營管理信息化。但這僅僅是從直覺和經驗得出的感覺，通過交談，互相交換了對工作的感受，共享了意會性知識，形成了默契，才開始認為這項工作是可以合作進行的。
經過多次相互介紹業務內容，用戶方面把原來對信息系統的籠統的感覺外化成具體的需求，開發方把對企業中的業務的籠統感覺外化成具體的業務流程。雙方開始在開發的范圍、深度上初步達成共識。
在這個基礎上，雙方通過調查、討論、相互介紹，把各自掌握的業務知識與信息技術知識匯總起來(這中間避免不了爭論和反復)，形成規劃知識的組合，逐步形成規劃方案。
在雙方討論、修改、重施方案過程中，每個人又從方案的言傳性知識中得到啟發和感受，充實到自己的意會性知識中去。這樣完成了第一個循環。
在論證、審批規劃的過程中，又可進行后面的循環。
在言傳性知識與意會性知識之間，除了相互轉化的過程外，按本文作者的看法，還存在相互融合(Fusion)的過程。我們認為，言傳性知識在人腦中或物質載體中是成塊存在的。人們學到一門知識，例如某一門數學，或者結構力學原理，其中包含許多概念，按一定邏輯關系結合成一個整體。而意會性知識卻是彌漫在一個人的頭腦(指個人的)或一群人的頭腦之中的。各塊言傳性知識之間、言傳性知識中的某些概念集合之間，是靠意會性知識來把它們融合起來的，這是從靜態方面來看。
從動態方面來看，我們認為，在言傳性知識塊與彌漫在它四周的意會性知識之間的邊界是模糊的(應該說，可編碼知識與不可編碼知識之間的界限是明晰的，但這兩者與上述兩種知識并不是完全對應的)。
例如個別經驗(意會性)累積成一般規律(言傳性)是一個漸進加突變的過程。許多邊緣學科、交叉學科的形成，便是在已有學科的知識塊附近或幾個塊之間，由一些彌漫著的意會性知識逐漸“凝結”成新的言傳性知識塊(新的邊緣或交叉學科)的。
有了這樣的理解，對我們在進行知識創新時如何構建系統結構、組織系統運行可以有一個新的認識。人們在完成一項工作后，會進行工作總結，對于成功的經驗與失敗的教訓都會進行分析歸納，形成一定的總結報告，產生新的知識。在這項工作中，不能就事論事單純羅列現象，而要形成概念，盡可能找出規律性的東西，否則就不能稱之為知識了。
上面談到的內容直接針對的是產品開發創新，但是對于項目管理的各個層次，在進行規劃、計劃、調度、控制等工作，需要在管理方面進行創新時，這些思路也是很有啟發意義的。
在項目管理過程中，需要進行一系列的決策，這些決策涉及的范圍可能不同，但只要不是按一些例行的成規進行抉擇，都可以認為帶有不同程度的創新，因為每次都會面臨新形勢，處理新問題。最近有一篇國外文獻談到，在實際生括中的決策有以下三種類型。
(1)先想(Thinking first)型，這就是一般的利用決策分析方法與工具進行的決策。看來這里主要使用言傳性知識。
(2)先看(Seeing first)型，這是先從整體上來把握，主要利用直覺來進行決策，例如有經驗的專家進行的廠址、壩址、產品構形的選擇。看來這里主要依賴的是基于意會性知識的直覺。
(3)先做(Doing first)型，這是指在情況不十分明確，需要先進行一部分工作來了解情況，找到感覺，才能繼續進行工作的場合。看來這時需要在實踐中逐步增長意會性知識，提高選擇言傳性知識的能力。
生活實踐中的決策常常是上面三種的有機組合，這就更需要把言傳性知識與意會性知識融合起來應用，并在決策過程中獲得新的兩種知識。
5 知識管理的技術工具支持
知識有兩種載體：一種是生命載體一人；一種是物質載體，如書籍，期刊，磁性與光學媒體(磁盤、光盤)等。在知識獲取、傳播、使用與產生過程中，人與人之間、人與物質載體之間以及物質載體彼此之間是要進行知識交換的，技術體系結構指的是這個過程中使用的技術方法與工具體系。我們這里把所有與處理知識有關的方法與工具都歸屬于這個技術體系。
信息是知識的載體，信息化工具與信息系統在項目管理中的應用由來已久，而在知識管理中也有著極其重要的作用。在知識獲取過程中，我們既要從組織內部也從組織外部獲取有用的信息和知識。現在的因特網是一個特大的知識庫，可以通過網絡，使用搜索引擎與瀏覽器去查找有關的知識，也可以先獲取有關數據或文本，再通過數據采掘、文本采掘、知識發現等技術獲得相應的知識。新近出現的智能主體(Agent)技術能夠代人尋找和管理有關的知識。對于意會性知識，由于它難以用語言文字表述，有效的辦法是能找到誰具有所需要的知識。這樣一來，對知識的搜索變成了對掌握知識的人的查詢。這需要建立專家網絡圖。
知識的轉移或傳播實際上包含了雙重作用，一是傳輸到相應的地方給需要的人，二是接收的人要能夠吸收，現代化的信息技術通過視頻工具可以使分處兩地的人像面對面一樣地進行交流，使意會性知識也能通過形體號隋感進行交流。群件還提供了群體協同工作的可能性。
利用信息工具來擴大和深化言傳性知識的應用還有許多專門的工具，如計算機輔助設計(CAD)系統，生產數據管理(PDM)系統，決策支持系統(DSS)和主管支持系統(ESS)等，可以把它們的工作和人的主動性，創造性結合起來。
上述各種工具相互之間又能聯接起來，形成組織(企業)的知識管理系統。由于它還能對外聯系，近年來已經發展成為所謂組織的“知識門戶”了。
根據我們的經驗，在一個有限的組織范圍內，以言傳性知識為起點，輔之以有利于思想溝通與群體協作的工具，開發這樣的知識門戶是可以做到的。當前最具可操作性的，是開發一些供企業、工作團組乃至于知識工作者個人使用的知識門戶，一方面可以獲取各式各樣的知識與信息資源，另一方面也提供了一個信息工具支持的協作環境，這對群體知識的應用和創新是十分有利的。
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本文標題：項目管理中的知識管理問題
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