項目上線準備
ERP項目的上線直接影響到企業的一些業務的正常運行，影響較大，所以在實際的業務上線前的準備工作顯得特別重要，主要包括以下幾個方面：
（1）基礎數據準備。
（2）系統初始化設置
（3）期初數據準備
（4）項目業務培訓
以上這些實施內容需要依據項目調研的情況，參照雙方確認的業務解決方案來進行。需要說明的是，對于一些相對簡單的標準業務，項目經理可以按照經驗先行實施而不需要等方案確認后才進行，具體由項目經理來把握。
在系統上線前，首先需要準備一些系統正式運行需要的基礎數據，基礎數據一般指那些支撐系統運行的管理要素的具體對象和輔助管理要素，具體來說，基礎數據主要分為兩部分，一部分是直接的管理對象，也就是需要使用系統管理的內容，例如物料、倉庫等；另外一部分是輔助對管理對象進行管理的要素，也就是說通過這些要素來輔助對最終的管理對象進行管理，最常見的方式用來統計分析、加強管理控制等，例如物料分類、客戶地區等。
為了更好的準備基礎數據，加強基礎數據的基礎管理工作，在準備基礎數據的過程中需要整理出一套主要針對基礎數據的《ERP系統編碼方案》，編碼方案一般為企業方實施人員在實施顧問的指導下編制，編碼方案需要能夠作為企業的制度性文件在企業內部推行，在這個過程中項目經理可以提供類似企業的編碼方案供參考，縮短企業編制編碼方案的周期。編制編碼方案主要依據以下幾個原則：
（1）唯一性原則。編碼的唯一性原則是指一個編碼只代表一種物品或者一種含義，在企業內部可以做到唯一識別
（2）完整性。在指定編碼規則時，所有的編碼對象都有編碼可歸。
（3）繼承性。如果企業已經有一套現有的編碼方案，盡量繼承部分要素使用。
（4）無意義性。電腦化管理與手工作業下的編碼不同，通常應采用“無意義編碼法”，應將代碼中可能變動的屬性都拿掉，而另以“特征碼”來表達這些屬性，讓軟件依據特征碼來分類、處理、匯總。
（5）可擴展性。制訂編碼方案時，應考慮留有足夠的編碼空間便于以后增加新的編碼。
（6）一致性。一致性原則包括編碼規則的一致性和編碼的一致性。
（7）易使用性。對于編碼避免使用一些難記的符號、系統保留字、易混淆的字母等，例如美元符號$、字母O等，避免在后續使用過程中使用不便。
為了雙方能夠更好的配合做好基礎數據的準備工作，可以由實施方起草，雙方共同確認一份《基礎數據準備計劃》，作為雙方更好地開展基礎數據實施工作的指導。
針對不同的軟件系統，都需要有一些系統初始化的工作在上線前進行，這些初始化工作的作用在于能夠在企業方正常使用，主要包括以下幾個方面：
（1） 系統運行參數的設置。主要是一些系統基本的控制參數，例如編碼的生成方式等。
（2） 系統模塊的啟用。設置各上線業務模塊的上線時間，這樣該模塊的業務才能正常在系統中運行。
（3） 系統業務流程的設定。針對系統中的一些業務流程確定一個流程規范標準，這樣系統就可以按照確定的方式進行運行。
（4） 用戶和權限設置。這部分工作包括不同的崗位劃分、確定崗位包含的人員，以及崗位和人員的權限。用戶、崗位的設定，以及相關的權限設置在后續的業務上線時也會有所調整，此時更多的是確定一個總體的原則和方式、建立一套有效的機制，便于后續處理類似的問題。
在所有的基礎數據準備到位和系統初始化完成后，就需要進行各業務模塊上線期初業務的上線，由實施人員根據系統上線的總體計劃和企業方的情況起草，雙方共同溝通確認后形成《期初業務上線方案》，《期初業務上線方案》主要說明：（1）上線的業務模塊；（2）期初上線的時間；（3）期初上線需要準備的數據來源；（4）期初上線數據在系統中如何錄入；（5）期初數據勾稽關系的要求。《期初業務上線方案》需要雙方共同確認，實施方主要從業務和軟件層面來確定可行性，企業方主要從工作量和配合程度上進行確認，雙方在確認上線方案時都需要量力而行。如果期初上線未能按照原定的計劃進行實施，雙方需要進一步分析總體計劃的其他內容是否會受影響，及時進行溝通和調整，所以原則上期初上線的時間不得脫離總體計劃的進度要求。
一般情況下，在進行基礎數據準備和系統初始化時就需要同步整理該部分數據，對于一些賬務還需要提前核對，這部分內容在前期的《項目啟動準備建議報告》中就可以進行相關的說明，避免因為賬務核對不及時的問題導致項目的拖期。在準備期初數據的過程中，項目實施人員可以提供企業方一份《期初數據勾稽關系對照表》，使用這份表格將一些基本的勾稽關系對應清楚，同時可以對照《期初業務上線方案》中說明的內容進行對應。需要說明的是，《期初數據勾稽關系對照表》可以直接合并到《期初業務上線方案》中，作為方案的一部分。
不論是基礎數據準備，還是后續的系統初始化、期初業務上線，與之配套的培訓是必不可少的，可以這樣說，培訓是貫穿整個ERP系統實施始終的。
一般而言，培訓包括業務培訓、操作培訓和現場操作指導。業務培訓主要是指對一些業務的總體業務流程和概況進行培訓講解，主要以介紹業務為主，達到的目的是讓受訓人理解此業務，從管理流程的角度進行“洗腦”，在業務培訓的過程雙方還可以就一些細節流程進行討論，最終確定一套雙方認可、可行的業務流程，此種培訓主要面向的對象為業務骨干、中高層領導。操作培訓主要是對確定的業務流程進行如何在系統中操作的培訓，主要是就一些具體在系統中如何操作使用進行培訓，主要面向的是一些業務骨干和具體的操作人員，在這個過程中，對于一些管理控制點的審核也需要中高層領導的參與。現場操作指導主要是指培訓后對具體的操作人員的具體業務操作進行現場指導，解決實際操作中碰到的一系列問題，主要面向的是具體的業務操作人員。
前期的調研出具的方案在進行相關業務的培訓時雙方也可能就一些具體的業務流程提出需要進行調整，主要是因為經過雙方的不斷接觸，實施方對企業方的一些業務的實際處理情況和管理需求有了更為深入的認識，企業方也進一步了解了實施方的軟件系統，對業務流程有了更為清晰的認識，此時雙方都有可能認為需要對一些具體的業務流程進一步溝通，重新確認一份可行性更好的業務方案。后續的業務方案的溝通調整是對原有方案執行很好的補充，可以幫助雙方形成一份更加可行的業務方案，減少項目實施的阻力和降低項目失敗的風險。
但是從項目控制的角度來說，雙方原則上不可過多調整原來的方案，這樣也會擾亂原方案的總體實施思路和實施進度，同時任何方案的調整都需要維護雙方實施的系統的目標來進行。
如果項目的實施內容涉及到需要同第三方的系統對接或者企業方現有的系統對接，要做好相關的方案確認和測試工作，多方簽字確認。
項目上線準備階段需要管理好的資源包括：實施顧問、企業方的各部門業務人員、項目負責人。在硬件方面，需要注意錄入數據的相關人員是否配備好相應的硬件設備。
項目上線準備是項目上線的基礎和前提。在所有的準備工作基本完成后就可以進行系統的上線試運行工作，可以說前面的準備工作的完成質量直接影響到系統上線試運行是否能夠成功開展。
項目業務上線試運行
實施方和企業方在上線準備工作完成后就需要安排相應的系統上線試運行。上線試運行是項目上線的最核心步驟，項目上線試運行的成功也就標志著項目成功上線，可以進入后續的驗收環節，所以項目上線試運行階段雙方都要特別重視，并加強試運行過程中的監控工作，對實施過程中出現的一些常見異常情況需要能夠有相應的應急措施。
數據上線試運行時，雙方需要事先溝通好現有系統同原有系統或者手工賬務的并存問題。在使用新的ERP系統前，企業很可能使用了其他的一些業務系統，這些業務系統同新的ERP系統的關系需要特別關注，因為在系統實施的過程中會涉及到以哪個系統的維護工作為主、以哪個系統的數據為準的問題。如果企業還是采用手工賬，會存在很多業務處理方式上的不同，因此而導致的輸出結果的不同需要雙方達成一定的共識，避免出現因為企業方的人員對新系統的輸出結果產生疑問而影響系統的正常業務推進進度。
在確定了新舊業務系統或者業務處理方式的對接問題以后，企業方需要對因為準備基礎數據而導致的未正常輸入的業務單據進行及時的錄入，此時雙方也需要確認一份《業務數據同步計劃》，企業方按照計劃的要求進行數據的錄入工作，實施方對錄入過程中出現的問題進行指導。
可以這樣說，數據同步的完成時間對企業整個ERP系統上線進度有著最直接的影響，數據同步的周期過長會在很大程度上打擊業務操作人員的積極性，同時也會影響項目干系人對系統成功上線的信心。在很大程度上來說，數據同步的實施過程對企業來說有一個“陣痛”和“長痛”的說法，不論何時，數據同步都是一個痛苦的過程，要么雙方一鼓作氣在很短的時間內實現數據的同步，要么項目的進度被無限期的拖延，其中的輕重關系需要雙方認真體會。
隨著新系統的上線，也會相應的產生一些新的報表需求，這些報表一般都是因為新系統自身的特點或者新的業務流程的需要。系統輸出的各類報表是ERP系統實施成果的重要體現。
在項目實施上線的后期，會存在一些零星業務處理的處理。零星問題的處理機制是需要在項目實施的過程中建立的，零星問題的及時有效處理是項目正常推進的有效保障，而對于零星問題的處理特別需要建立一套有效的機制，便于各業務操作人員能夠同信息中心人員、信息中心人員同實施方實施人員保證一個良好的溝通機制，各方可以更快的對一些零星問題的處理達成一致的意見。
項目上線試運行工作，通常也稱作并行工作，如果能夠得到順利開展，項目的正式上線工作就可以正常繼續推進。對于一般的項目，在上線試運行后的第一個月業務模塊的主要報表輸出后就標志著項目成功上線，也就是說可以進行項目的驗收工作；對于一些特定的業務，在穩定運行后一段時間就可以宣布項目上線成功。
此階段主要需要管理的資源包括：實施顧問、軟件工程師、關鍵用戶、項目負責人。在硬件方面，需要關注網絡和計算機資源是否準備到位。
項目成功上線后，項目經理就需要組織項目的收尾工作。
項目驗收
項目驗收可以說是一個項目完成的標志，項目的驗收表示項目的相關目標已經達到，企業方和實施方共同就實施的成果進行確認。在項目成功上線后，雙方就可以組織項目的驗收工作，此時一般由實施方的項目經理提出，雙方復議后確定。
項目驗收環節的工作因為項目的具體情況而不同，總的來說主要包括：項目驗收資料的整理、驗收環節需要確認的資料、驗收采用的形式等等。另外驗收時雙方還要就項目驗收后維護工作如果開展進一步確認。
實施方在進行項目實施工作結束后，需要和企業方提出項目驗收，溝通好項目驗收的方式，一般驗收包括幾種模式：第一種，直接雙方確認驗收結束，這種情況往往針對一些項目較小，業務較簡單；第二種，征求各部門意見后討論驗收，這種情況對一般項目較為普遍；第三種，在驗收意見確認后召開項目驗收大會，這種方式相對來說較為正式，一般更加側重于起到宣傳作用。如果需要召開項目的驗收大會，需要提前溝通好日程安排。
項目驗收前需要整理項目實施過程中的一些資料，例如項目的培訓記錄、操作手冊、培訓資料、流程規范、業務方案、溝通備忘等，這些資料作為項目實施的重要文檔，需要在項目結束后進行分類歸檔，便于以后需要的時候檢索。
根據企業的不同以及項目的不同，需要確認一些資料，例如業務部門的模塊驗收意見、監理方的驗收意見等。在確認的過程中會存在一些需要進一步改進的需求，這部分可以作為項目后期維護的重要內容。
項目的驗收是項目目標完成的標志，但是對于企業方來說，真正的ERP實施工作才開始，因為在實施方人員撤離以后，企業方的項目組人員將更多地承擔項目的實施指導工作，特別是一些需要在后期深化應用的需求。
對于一些項目還存在監理方的情況下，項目驗收工作的內容還需要包括同監理方的積極溝通。
項目驗收階段主要需要管理好的資源包括：企業高層、項目負責人等。
項目資源管理
項目管理是利用有限的資源完成既定的目標，那么就需要在項目管理的過程中充分管理好這部分有限的資源，確保項目達到既定的目標。項目的資源包括項目的軟件、硬件、相關的干系人等，更好的資源管理是確保項目正常使用和維持項目按進度實施的重要方面。
項目的軟件主要是指一些授權軟件的使用，大多數的軟件都是授權使用的，這部分授權軟件如何使用也需要項目經理在項目實施的過程中關注。如果實施的過程中對軟件授權不需要過多的擔心，項目經理在進行資源管理時可以將軟件放到較次要的位置，更多從軟件使用安全和協同上進行管理。
一般來說，項目實施過程中所需硬件是有限的，項目經理在實施前和實施過程中需要對硬件資源有一個清晰的統籌規劃安排，特別是一些系統運行需要的硬件設施需要有個提前的計劃。對于硬件的需求很大程度上是根據項目的業務崗位設計的需要來確定的，例如需要多少個終端，哪些崗位配備打印機等。
在項目的資源管理中，人的管理是最重要的一個方面，主要是各個階段需要配合的人員，因為ERP的實施項目組往往是臨時搭建的，很多成員并非專職從事ERP的實施工作，這個時候就需要提前進行調度安排，避免臨時安排人員導致同其他工作沖突。
可以說，項目的資源管理包含項目實施過程中的方方面面，需要項目經理在實施的過程中靈活把握，一切以達到需求目標為目的。
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本文標題：項目經理在ERP軟件的實施過程管理
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