ERP系統的成功實施靠的是三分技術，七分管理，十二分數據，數據在整個系統中所占的份量由此略見一斑。在所有的基礎數據中，倉庫的基礎數據又是非常重要的，庫存數據的準確性與否對企業生產計劃的順利執行、物料需求計劃的編制有著直接的影響，一不小心，就可能因為庫存數據不準，導致生產停工待料，倉庫物料呆滯積壓，采購重復催料等致命現象的發生。在ERP系統的運行過程中，如何保證單據錄入及時、數據準確，是困擾企業管理者，特別是倉管員的一個難題。

    通過庫存盤點，加強對賬物的抽查，是改善倉庫基礎數據質量的關鍵環節，但必須注意其中的技巧，如果操作的方法欠妥，它的效果將會事半功倍。通過盤點來改善倉庫基礎數據的質量雖然是一種有效的手段，但千萬不能盲從，它是有一定前提的，就是倉儲管理的基礎要好，這主要反映在以下幾個方面，首先，物料存放區域的劃分必須十分清楚，如合格品區、退貨區、待檢區等，每類物料都應該有標準的庫位，實現了按照庫位擺放，這樣可以避免因為找不到物料而產生的灰色地帶，物料找不到，后患無窮，除了影響到生產外，還會引起重復催料和重復采購，導致呆滯物料的產生，長期下去，形成惡性循環，使倉管員的工作效率非常低下。其次是合理的物料編碼體系的建立，使物料的描述狀態清清楚楚，明明白白，如果沒有這套標準的體系，幾百種通用小五金件管理起來非常麻煩，登記管理很不規范，同一種零部件往往在公司的記錄本上記錄的名字都不一樣，管理起來效率比較低下，常常是生產等著上線，各種零部件庫存的數量經常無法準確掌握，其他的各種大件、通用件、類似件的管理也是很被動。另外，在建立物料編碼體系時，一定要杜絕一物多碼或者是一碼多物情況的產生，否則在盤點的時候，是很難區分開來，即使能夠區分開，也要花費大量的時間精力，嚴重影響到盤點的進程，最后就是倉儲管理的基本規范要落實到日常行動上，如加強對倉管員現場賬物情況的抽查，并以此作為績效考核的依據，還有為了避免閑雜人員進入倉庫，必須實行門禁管理，只允許物料員進出倉庫，堅持單據的及時傳遞和處理，當日的單據當日必須處理完，發放的物料一次性出庫原則，等等，這些都是維護好盤點勝利成果的必要條件。

    根據現場庫存數據質量的情況不同，盤點的方法也是有所區別的，如果庫存的基礎數據質量非常差，并且非常混亂，必須采取靜態盤點的方式。如果是針對ERP系統的切換而進行的盤點，為了保證基礎數據的準確性，也必須進行靜態盤點，它的特點是停止一切動態數據的產生，截止期內，要求生產線停產，供應商停止送貨，倉庫停止一切收發業務。如果車間的物料不能全部退倉，車間現場的物料也在盤點的范圍之內，因此，靜態盤點是一項非常艱巨的任務，對正常生產的的影響是比較大的，所以一般都是一年盤點一次，時間安排在生產的淡季或者是年終的時候，因為參與的人員較多，還可能有其它部門相關人員參與，因此事前一定要計劃好，包括盤點要用到的一些單據、表格和相關的工具等，并成立盤點小組，每個小組由一個倉管員擔任組長，負責本組盤點的進度，以及處理在盤點過程中出現的一些問題。盤點完成后，盤點小組還需要核對盤點數量跟庫存帳數量是否相符，若不符合，就需要調整庫存數量，發現有疑問的地方，還需要進行核對、復盤，因此，整個調整的工作量會比較大，時間會比較長，但是為了使ERP系統盡快的上線并正常運行，還是要求能夠在最短時間內完成核對和數量調整等工作。一般情況下，我們可以根據產品的類別等生成多張盤點單據，在盤點完成后，進行數量核對時，可以把盤點單據分發給各個部門的人員，每個人負責一份資料，進行核對與調整。盤點數量調整完畢后，還需要進行成本的調整。如某種材料在帳上的數量為10000套，其庫存成本為100。盤點后的數量為9900套，少了100套。那么庫存成本應該為多少呢？企業就要根據自己的處理規則，進行成本的調整。ERP系統可以根據預先設置好的參數進行自動的批處理并得出會計分錄。雖然說是自動生成的，但還是需要我們去主動進行成本調整作業的相關審核工作。

    除了靜態盤點外，我們日常工作中用得最多的還是循環盤點或者是抽盤（又稱為動態循環盤點），因為靜態盤點對生產影響大，耗費周期長，為了不影響正常的生產運作，又能對庫存的物料進行整理，最好的辦法就是循環盤點。循環盤點就像分吃一塊大蛋糕，若要一口吃完，可能有點累。但是，若把蛋糕切成一小塊一小塊地吃，今天吃一塊，明天吃一塊，那就不會累。它是把企業的庫存產品按種類或隨機分成幾類，一次只盤點一類，如此循環下去。循環盤點雖不能減輕盤點工作量，但是，可以把盤點工作量進行分解。如，企業若要盤點整個倉庫的庫存，可能需要兩天的時間，但是，利用循環盤點，則可把工作量變為四個半天，這樣就可以把對企業正常生產經營的影響降至最少。循環盤點既可以按類進行循環，也可以讓系統自動幫助分類，它不需要太多的人員參與，一般是倉管員自己負責所管轄的物料，利用空余時間來進行，對于發現的差異要及時調整。循環盤點的頻率一般是一個季度一次，也可以根據企業的實際情況來安排，針對A類物料，要求一個月進行一次，B類物料兩個月盤點一次，C類物料一個季度盤點一次。倉管員在盤點前，要準備好當天所盤點物料的清單，對這些物料進行鎖定，控制好當天這些物料發生業務的單據，盤點過程中不要在系統中有這些物料的業務發生，等當天盤點結束后，晚上再補錄這些單據，千萬不能遺漏。另外一種盤點方法就是抽盤，所謂抽盤，就是指沒有固定規律和時間限制來對倉庫的物料或者是車間庫存進行盤點，主要是針對ERP系統的異常數據進行核查，以及對倉管員的工作績效進行考核等，它不是全盤，只是抽查一些物料的賬物是否相符、庫位是否相符和6S現場管理是否到位，在抽盤過程中，針對倉管員在管理中存在的問題要及時指出，并幫助其改正，這其中有一種情況是很容易忽略的，那就是ERP系統里帳存數量為零的物料，一般情況下，大家認為庫存是沒有的，但有時帳可能與實際不符，賬上沒有的，倉庫里有實物，這就是我們經常講的“帳沒有進系統”，碰到這種情況，抽盤的依據非常重要，就是一定要以現場的實物為依據來抽查，將抽查的結果與系統里的數據再進行匹配，這樣才能保證抽查的全面性。

    總之，倉庫盤點作為ERP系統基礎數據整理的重要手段，是一項非常細致的工作，它要求用數據來說話，敷衍不得，否則就會驗證“垃圾進，垃圾出”那句老話。作為一名倉管員，要非常明確“日事日畢；上午事上午畢；下午事下午畢；一小時內事一小時畢”的處事態度，養成良好的工作習慣，不斷堅持庫存基礎數據的整理，才能保證ERP系統平穩高效的運行。

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本文標題：ERP軟件基礎數據整理之倉庫盤點

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