在ERP(EntERPrise Resourse Planning企業資源計劃)行業內流傳著這么一句經典的名言”輸入的是垃圾，輸出的也是垃圾” ，同時許多經驗豐富的實施顧問談到ERP實施體會時說，要成功實施ERP系統，”三分靠技術，七分靠管理，十二分靠數據” 。ERP并不是萬能的，ERP系統只有在數據準確、完整、及時的情況下才能發揮作用，否則只能帶來錯誤的結果，可以肯定的說準確的管理數據是ERP系統運行的依據。

    第一次判定ERP系統數據準確度是從實施開始的那一次基準數據錄入開始的：

1 實施前的基礎數據整理

    收集完整而準確的基礎數據，是ERP成功實施的必要條件。實施ERP并不只是購買和安裝一套軟件，在正式運行之前有很多工作要做，基礎數據的收集準備就是一項很重要的工作。

    ERP系統如果沒有基礎數據的支持就成了無源之水無本之木，是無法運行的。而且如果支持系統運行的基礎數據是錯誤的或不完整的，那么系統運行后也只能得到錯誤結果和不完整的信息，更不能提供給需求者有效的信息。因此，基礎數據的準備可以說直接影響到系統能否正常運行，不可輕視。有了這些基礎數據，將能夠反應出企業擁有資源的現狀，生產能力現狀以及工作流程現狀。認識到基礎數據收集在實施ERP項目中的地位和作用的同時，更要注重研究基礎數據收集的具體方法，并且按照數據準備的原則和要求將所需數據收集準確完整，才能保證ERP項目的順利實施。基礎數據是ERP正常運行的基礎。但ERP上線后，系統里的數據是不是能夠反映現實情況，就要看期初數據能不能及時準確地錄入系統了。在這個階段需要ERP實施顧問起到督促鼓勵及指導的作用，同時強調數據準確的重要性，企業高層積極參與。大量的基準數據進行ERP系統登錄是及其枯燥的工作，卻又必不可少。在ERP系統上線后的一個月內，需要通過核對手工賬和實物，檢查系統數據是否準確，并查出差異所在，進行調整。

    由于期初數據反映的是某個時間點的數據，因此過早準備是沒有意義的，這些事務處理數據都是動態的，每天都在變化。因此期初數據準備需要安排一個精密的合理的時間表。在上線之前一個月內進行全面的庫存盤點，并在財務上進行盤盈盤虧處理。

    數據質量是數據的生命，因為錯誤的數據沒有任何現實的意義，反而是系統無法上線或者掉線的導火索。保證數據質量是時時刻刻要做的事情。ERP實施的成功率不高，在這其中由于ERP數據不準造成失敗更是占了很大的比例。所以必需控制住數據質量，但不管如何努力，數據都不大可能百分百的準確。我們所談的數據準確是指數據的錯誤率控制在可以接受的范圍之內，并逐步求精。企業要有一套高效的管理制度保證及時發現并處理數據差異。在ERP實施期間，企業也要為數據的損失做好“買單”的準備，有時重復工作是不可避免的，也可能會因處理賬實不符而需要財務費用。在ERP應用期間，短期的對不上賬，只要是控制在范圍之內，就可以接受，俗話說“一段濁水、一段清水” ，只要堅持嚴格管理和定期核查，數據質量很快就會提高。

2 系統越權功能的開發

2.1 內部顧問的成長

    在ERP系統實施之初，企業出于對未來的考慮，會選派一些各職能部門對本職工作盡職盡力的骨干人員作為ERP系統的關鍵人員，也就是未來的內部顧問，隨著知識的沉淀，工作經驗的日益增長，對ERP系統的使用已經是爐火純青。企業在進行系統簡單的二次開發過程中，完全可以由內部顧問獨立完成，不需要軟件供應商的參與(前提是軟件供應商授予權限)。這樣為企業在成本方面節減了不少。

2.2 越權功能的誕生

    看到了企業內部顧問的能力如此之高，公司領導感到了欣慰，同時也給一些投機取巧的人創造了機會。不僅僅是企業內部人員，也涉及到了外協廠的庫存保管員。這些人員會想盡各種各樣的辦法請求追加一些系統功能，用來處理庫存帳務不一致的問題。甚至有的系統開發了這樣的一種功能：不同的部件之間在ERP系統上可以直接轉換。這種功能從誕生之日起就收到很多人歡迎，對于維護庫存的準確性更少人關心，只要發現庫存差異就可以使用這種類似的功能進行平賬，如此員工們有了依賴性，方便了懶惰的，不負責任的員工，也影響了努力工作的員工，使得員工對本職工作失去了熱情，產生了消極的影響，混亂了庫存現況。

2.3 改善對策

    2.3.1 權限謹慎發放

    嚴格控制系統權限，進行系統權限申請的過程中，進行嚴格把關，簽訂保證書，禁止濫用系統權限，違規者嚴厲處罰，上級領導承擔相關責任。

    2.3.2 權限外部管理

    重要權限的管理不進行內部管理，交由軟件供應商維護，這樣的話，在申請權限的過程中會經過更專業的審核，加大了權限的申請難度。

    2.3.3 功能擴展審核

    通過一次的ERP實施不可能全面的覆蓋企業的所有流程，通常企業業務流程擴展的時候，也通常標志著ERP進行二次開發的，每次開發會耗費人力，物力，財力，功能擴展進行嚴格審核不僅是為了控制成本，也是為了減少不必要及投機取巧的二次開發。

3 庫存盤點的有效性

    庫存盤點是企業對倉庫物料計量單位進行實地點算，以摸清家底，保證物料賬實相符的一項常規且必要的工作。賬實相符是企業倉庫管理及生產管理的基本要求，也是企業信息化系統有效運行的重要前提，關聯到生產計劃，采購計劃等一系列的重要工作。

3.1 盤點準備

    失敗的盤點既不能摸清家底、提升管理，又浪費了大量的人力和物力，所以盤點前充分準備、合理籌劃是非常必要的。盤點準備主要是成立盤點工作組，制定盤點方案，確定盤點范圍、盤點方式、盤點日程表等工作安排。要召開動員會，同時先對盤點人員進行培訓，各盤點小組負責人、倉管員、盤點人員組織各自的碰頭會，以明確工作安排，盤點物料位置，人員分工等，確保盤點工作務實高效。盤點前，物料要先整理歸類，放置在同一區域，盤點用的報表、表格、卡片、手叉車、堆高機、人字梯也要事先準備好。盤點之前停止一切物流，使ERP的庫存數據停留在靜止狀態。

3.2 實施盤點

    盤點應由盤點總指揮統一部署，下設盤點小組、稽核小組、統計小組、保障小組等。各盤點小組組長及對應倉管員負責分管庫位區域的盤點，各部門部長到崗督促、協調盤點過程中的細節，盤點過程中遇到任何異常及時向盤點總指揮報告，這樣從組織上保證盤點工作責任到人。稽核組在盤點結束后對盤點情況進行抽查，檢查盤點卡上的物料編碼、庫位、數量與真實環境是否相符，記錄抽查的結果，并對差異大的物料要求重新盤點。統計小組則準確無誤地將盤點卡上的物料編碼、庫位、數量統計到專用電子表格。應將生產線物料與倉庫物料區分開來。如有倉庫物料存放于生產線，需要明確標示物料所屬部門。對于盤點出的車間不良品應按退料手續辦理退庫，對于倉庫不良品應辦理供應商退貨，并在退貨后及時傳遞退料單到錄單員，以便扣減供應商貨款。盤點過程中如發現沒有編碼的物料（如呆滯品、報廢品），都集中到一個指定的地方并記錄，以便問題點進行檢討后的集中處理。

3.3 盤點結果

    每家企業的產品各不相同，生產規模大小不一，管理復雜度不均，管理水平也參差不齊，但是盤點的結果卻幾乎相同，庫存100%準確不現實，但不論哪一類庫存的差異肯定都會在允許的誤差以內。

3.4 盤點漏洞

    首先，就是盤點人員的選擇，老員工有經驗，對物料比較熟悉，對賬容易，但同時也是”老油條”，最容易偷懶；另一方面，接受盤點的部門中也有老員工，都是老員工必定就會有一定的”交情”，老同事開了口，往往都是睜一只眼閉一只眼，如何婉拒。若是啟用新員工作為盤點人員，即使進行了盤點前的培訓，部件也不可能全部牢記，而且由于自己是新員工，也不敢得罪人，怕影響自己未來的職業生涯。

    其次，就是在實施盤點之前，利用系統的越權功能提前處理是ERP系統的數據，盤點結果已經在預料之內了，那么這樣的話就失去了盤點的意義。

3.5 改善對策

    3.5.1 權限屏蔽

    嚴格控制系統權限，進行系統權限申請的過程中，進行嚴格把關，簽訂保證書，禁止濫用系統權限，違規者嚴厲處罰，上級領導承擔相關責任。

    3.5.2 高層抽查

    公司的領導人高度重視盤點工作，組織抽查小組，盤點結束后親自進入盤點現場進行抽查。

    3.5.3 獎懲制度

    獎懲制度建立，不僅針對庫存保管員，同樣適用盤點人員，激勵與約束雙方認真對待盤點工作。

    3.5.4 盤點外包

    將盤點的工作交給第三方處理，同時高層的抽查與獎懲制度必不可少。

    高層領導通常只會在盤點結束后關心庫存的準確程度，展現在他們面前的數據都是一些”謊言”，卻換來了”真實”的慶功酒。

結束語

    維護ERP系統數據的準確性不僅是在ERP上線之初所做的工作，系統順利上線不代表一切都結束，僅僅是個開始，不應該是結束，更應該以”終”為”始”，繼續努力，維護數據的準確度是一個艱難而又漫長的艱巨任務。

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本文標題：如何保證ERP系統數據準確性

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