1 前 言
費用管理，一直是各企業內部挖潛、實現企業精細化管理、提升企業市場競爭力、提高企業經濟效益最為關注的內容。但舊有的以人工事后考核為手段的費用管理，制約了企業在現有市場經濟條件下的發展，因此，采用現代信息技術——ERP實現企業費用管理的事前控制，就成為現代物資管理的一大亮點。
企業的費用管理包括很多方面的內容，我們這里主要介紹宣化鋼鐵集團公司采購倉儲配送公司負責的費用管理，包括：消耗定額、采購成本、庫存定額等方面，在這些費用中，源頭為消耗，因此加強費用管理要從源頭做起---即加強消耗定額管理。
2 新舊管理模式對比
1、舊有的消耗定額管理模式介紹
如圖1所示：采購倉儲配送公司根據公司下達的材料單耗制定各單位消耗定額，各單位每月根據生產情況上報材料需求計劃，由于沒有有效手段做保證，各單位在上報需求計劃時經常會超出下達的定額量，將計劃矛盾上交到采購部門，自身缺乏主動管理。還有些單位為成功上報計劃，會將計算價填寫得遠遠小于實際計劃價，造成實際采購的金額超出消耗定額，加大采購成本；采來的材料投入消耗，單耗失控，不投入消耗，就會形成庫存，增加庫存資金占用。采購倉儲配送公司每月下達采購計劃時，需要在統計員匯總計算各計劃員編制的采購計劃，沒有超出消耗定額指標后才能下達實施采購。遇有超出指標的時候，就要返回到需求提報單位削減計劃內容后，再返回重新修改采購計劃才可以下達實施采購。整個過程琛長復雜，而且在要求需求單位削減計劃時往往會發生矛盾，不利于管理。
圖1
若要改變原有管理模式的弊端，需要確定新的管理模式，利用ERP加以實現，從源頭上控制消耗的管理目標。
2、新的消耗定額管理模式介紹
如圖2所示：采購倉儲配送公司根據公司下達的材料單耗制定各單位消耗定額，維護到ERP系統中，各單位每月根據生產情況在ERP中上報材料需求計劃，超出定額的系統不予保存，需求單位削減計劃至定額范圍內，計劃上報到采購倉儲配送公司計劃科后，出具采購計劃實施采購投入使用。
圖2
3、新舊管理模式對比
·新模式將材料費用管理從事后管理轉為事前管理；
·各二級單位從被動管理變為主動管理；
·解決了多年存在的主管部門和二級單位費用管理中的矛盾；
·優化了計劃提報流程，提高了工作效率。
3 技術實現
1、在原有系統中開發增強功能
在原有ERP標準功能不具備定額控制的前提下，想要實現只能依靠我們自己的開發人員編寫增強。所謂功能增強，是在SAP程序為客戶保留的一些特殊的功能代碼接口中嵌入自已的代碼。技術難點在于怎樣找到你將要控制業務流程的BADI，通過SE18讀取BADI文檔，并通過此BADI找到它的接口，創建一個自己的實現類，最后用SE19進入BADI編輯自已的實現類。
首先開發定額管理維護界面，在系統中事前維護各單位材料消耗定額（如圖3所示）。此功能的技術難點在于：突破了傳統的表結構與表內容的關系，而把自建表的結構做為內容填充到系統控制表內，然后對每一個字段的屬性與內容進行操作。例如：定額字段是每個單位維護的核心字段，這個字段要可以進行交互操作即不盡可以顯示已有的數據還可以被修改。某字段是否能被修改就需要在編寫程序時按字段名為關鍵字循環判斷，然后對其進行設置。具體開發的技術手段是，利用方法REUSE_ALV_FIELDCATALOG_MERGE把事先定義好的定額表的字段目錄賦予一個具有SLIS_T_FIELDCAT_ALV結構的內表。當循環判斷取到某字段名的記錄時，通過把本記錄的EDIT屬性置‘X’，并保存設置。接下來用方法REUSE_ALV_GRID_DISPLAY把剛才設置好的存放表結構的內表及真正存放定額數據的內表分別賦給此方法對應的參數，報表就會按我們設置的內容顯示出來了。
圖3
其次在ERP原有的采購申請創建環節，編寫代碼實現一組判斷及操作功能。具體業務流程是當業務人員創建一筆采購申請時，判斷此訂單所涉及物料是否納入定額管理，如果不是則不需要控制直截進入創建申請環節，如果是需要去判斷本申請者的本月定額余額（即定額總數減去已申請總數），如果余額大于本次申請金額，系統將允許創建訂單，反之提示本次申請超額并不允許創建申請。如查詢煉鐵廠東鐵區2009年12月剩余工礦材料剩余定額1082.6元，（如圖四所示），東鐵區再要上報3350元的除塵布袋，在保存時，系統給出提示：
2、開發報表顯示功能及時掌握定額動態情況
為使各單位在使用這一功能上更加方便，我們同時開發了配套報表，使大家實時可以查到本單位定額動態情況，如（圖4）所示：
圖4
由于考慮到本報表的關鍵字是申請者，記錄之間的關系簡單，沒有合計與小計的需求，所以選擇方便保存輸出的OLE技術，即程序直接驅動EXCEL輸出方式。報表的定額部分是采用讀取用維護定額功能維護的定額表到內表后，再對內表進行循環逐條操作及顯示；而實際與其它的消耗則是取出符合日期范圍內的每一筆移動類型為關于成本中心的發貨（201\202）的物料憑證中取出所有數據，以申請者為關鍵字區分借貸標識后把發貨金額累計起來，之后與定額表去做匹配。當整理好預輸出的內表后，利用類INCLUDE OLE2INCL 的功能（調用、包含OLE2INCL類），再編寫好對EXCEL直接操作的子程序，最終按照需要的格式以調用子程序的形式把報表顯示出來。需要說明的是程序每次運行都會重新創建一個新的EXCEL文件，所以當程序運行完畢后把EXCEL文檔直截保存到本地即可。
這樣，就使各單位在上報材料需求計劃時主動考慮需要使用的提報，不需要的不提報，減少了浪費；材料費用也實現了超出定額的部分不提報、不采購、不消耗的管理目標，從源頭上控制了消耗，同時也降低了采購成本，降低了庫存資金占用。
4 管理效果
經過三個月的開發、測試、上線籌備、最終用戶的培訓，2009年5月這一技術正式投入使用，使材料系統費用管理有了質的提高，各單位在上報材料需求計劃時主動考慮，需要使用的提報，不需要的不提報，減少了浪費；材料費用也實現了超出定額的部分不提報、不采購、不消耗的管理目標，從源頭上控制了消耗，同時也降低了采購成本，降低了庫存資金占用。真正起到了控制采購成本、消耗定額、庫存資金占用的作用。在上線使用這一功能的5、6月份，各項指標變化情況如下：5月份采購成本比去年同期降低1172.45萬元，6月份比去年同期降低843.19萬元。噸鋼消耗5月份比去年同期分別降低6.96元／噸, 材料消耗總額降低344.68萬元；噸鋼消耗6月份比去年同期降低15.85元／噸, 材料消耗總額降低758.90萬元。5月末材料存貨資金比年初降低339.63萬元，6月末材料存貨資金占用比年初降低357.25萬元。
同時，由于其配套報表即時將各單位定額、定額使用情況、剩余定額情況，材料實際消耗情況，將各環節計劃員從繁雜的日常數據統計工作中解放出來做管理分析工作，從而更進一步為各管理層提供科學的管理信息。
2009年7月，隨著公司深挖內潛、精細化管理步伐的推進，材料備件費用管理細分為工礦性備件、工藝性備件、工礦性材料、工藝性材料、勞保、辦公用品等六大類，而這一細化管理必須依托這一新的費用管理功能才能真正得以實現，因此，在公司領導、ERP項目部、財務處的大力支持下，這一管理方法得以推廣，利用8-9月兩個月的時間，我們重新將費用控制的內容加以細分，按照工礦性備件、工藝性備件、工礦性材料、工藝性材料、勞保、辦公用品等六大類進行程序設計及報表開發，10月8日，工藝性材料的費用管理率先在采購倉儲配送公司投入使用，2010年1月，機動處也相繼在工礦性備件、工藝性備件、工礦性材料的管理中進行使用。
5 運用定額管理的注意事項
管理部門不能機械地只管費用，不管實際，而要根據生產實際對公司費用管理及時提出合理建議，動態管理費用指標，將月度管理和年度累計管理綜合考慮，使費用管理更加科學可行；
管理部門不能允許各單位在ERP系統外提報物料需求計劃，否則系統外的計劃就不能納入定額管理；
管理部門應將所管物料全部納入定額管理，否則在核算結果時會與實際脫節；
管理部門必須嚴格按照需求申請中的到貨日期安排采購，不能將需要未來月份到貨的物料當月安排到貨消耗，占用當月指標或是當月消耗增加。
結束語
在企業追求低成本戰略今天，采購倉儲配送公司利用ERP 實現企業費用管理的成功應用顯得更加突出，但這只是我們精細化管理邁開的第一步，今后我們的目標將是更大地發揮ERP現代信息技術手段，為實現企業全面預算管理進行多方位功能開發利用，在“動態競爭”環境下，引導著我們的企業從“粗放型”經營到建立計算投入、產出和資金使用效率的“精細化”管理轉變。
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本文標題：利用ERP平臺 實現企業費用管理
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