ERP早已不是新鮮事物，但是，在財務業務一體化的ERP中，如何徹底處理好全部的采購業務，對于某些采購和財務人員至今仍感到迷茫。對于采購人員來講，因為某些企業中由他們負責采購發票與采購入庫單的匹配工作，在ERP中該部分內容比較細化，甚至還要涉及到復雜的暫估處理，這使得他們力不從心。對于財務人員來講，ERP中憑證的處理很細化，他們對于采購環節了解又不徹底，經常造成采購業務涉及到的財務科目賬務不平，折騰半天也找不出個所以然來。
市場上ERP軟件非常多，筆者也無法一一去講述該部分業務在ERP中的操作；在本文中，筆者從業務處理角度向讀者抽絲剝繭、詳細解讀這些難點在采購業務中的處理，以便“以不變應萬變”。
一 、采購結算、采購暫估的含義
1、采購結算
具體什么叫采購結算，我們不去摳概念，那是學者的事情。我們經常看到采購或財務人員，一手拿采購入庫單、一手拿采購發票，一核對，然后用曲別針別在一起的過程，這個過程就是采購結算的核心環節。因此，可以把采購入庫單與采購發票、采購費用發票匹配的過程稱為采購結算。
在采購結算中，有兩種情況需要特別說明。一是采購過程中發生的運費、保險費、裝卸費、通關費等，這些費用有些企業直接分攤到采購貨物成本中，有些企業把它們歸集到期間費用中。二是采購過程中的合理損耗也是采用了這兩種處理方式，有的分攤到了采購貨物成本中，有的歸入了期間費用。這兩種情況在財務處理上會進入不同的會計科目，但在業務處理中差別不大，最多是不同的ERP軟件中操作上有細微差別，采購人員也不必過多關心。
2、采購暫估
先用大白話解釋一下，采購暫估就是對采購金額的估計。按照財務規定，每月采購的貨物，月底必須入賬。財務以采購發票金額做為入賬金額，若本月采購的貨物，月底之前沒有收到采購發票，就需要把采購金額先估計入賬，等到收到采購發票后，再根據采購發票的實際金額做調整。這種估計采購金額并按該金額入賬的方式即為采購暫估；因為采購暫估是預估的應付賬款，所以財務上也稱為暫估應付。在采購結算中，筆者提到采購發票包含采購貨物發票和采購費用發票兩部分，若本月的這兩部分發票都沒有收到，一般貨物金額必須暫估，對于費用金額，根據金額的大小，企業可以靈活選擇是否進行暫估。對于如何估計采購金額，也不是隨便拍腦袋，一般按照采購訂貨時的價格進行暫估。
估計的采購金額，等到收到采購發票后，需要把采購暫估回沖掉。那么，如何做暫估回沖呢？一般有三種方式：單到回沖、單到補差、月初回沖。企業使用ERP后，最常用的是單到回沖和單到補差這兩種。這三種方式具體是什么，請看下表中筆者的解釋：
表1采購暫估回沖方式
二 、如何處理采購結算與采購暫估
因為采購結算、采購暫估兩個環節銜接緊密，它們也是采購業務中財務、業務處理的銜接點，筆者把二者放在一塊兒進行解說。
1、采購結算、采購暫估的分類
對于一筆貨物來講，若本月收到貨物，也收到了貨物發票和費用發票，就不需要做暫估處理，直接結算即可；若本月僅收到貨物，未收到貨物發票或費用發票，月底需要對貨物金額做暫估，費用金額視企業要求而定是否進行暫估。等到收到貨物發票或費用發票的月份，先回沖暫估，再做結算；針對極個別先收到發票，本月未收到貨物的情況，先把發票做應付賬款處理即可，等到收到貨物后直接做結算。
根據采購人員收到貨物和發票的不同時間，常用的采購結算與采購暫估具體可以分為如下幾種情況：
表2 采購結算與采購暫估情況分析
2、采購結算、采購暫估的詳細處理
在細說每種情況的處理之前，筆者先解釋一下采購費用發票的處理原則。采購費用發票，可以攤入采購成本，可以歸集到期間費用。歸集到期間費用時，不需要對應到每筆采購貨物，不需要采購結算，也不會涉及采購暫估了。但是，采購費用發票如果攤入采購成本，它一般按照需要攤入的每種貨物的數量或金額進行分攤。采購費用金額能對應到每筆采購貨物最好，若實在對應不上也需要清楚的知道應該分攤到哪些種類的貨物中；因此，采購費用發票攤入采購成本時，一定需要做采購結算處理。采購費用攤入采購成本時是否需要暫估呢？企業一般根據采購費用金額大小而定，金額較小時一般不暫估，等收到采購費用發票后，直接結算即可。
因為采購費用歸集到期間費用無需暫估，所以在如下的詳細處理介紹中，筆者按照采購費用攤到采購成本的方式進行闡述。
1. 貨票同到
對于貨物、貨物發票、費用發票同時到來的情況最好處理，此種情況不涉及暫估處理，僅需做采購結算。三者匹配完畢后，采購費用按照入庫單上每種貨物的數量或金額直接攤入采購成本。結算完畢，大多數ERP軟件，會生成一張采購結算單，同時給參與結算的貨物打上已結算的標識。
2. 貨與部分票同到
針對貨物全到、貨物發票全到、費用發票部分到的情況，一般與“貨票同到”處理情況相同，把上述三者先做結算，剩余部分做暫估。后續收到剩余部分的費用發票時，再做一次費用結算處理；但此時一般把后續收到的費用發票金額直接攤入結存的貨物成本中，不再追蹤當時貨物的采購入庫單據。因為在ERP中，當時的貨物入庫單據已經做過一次結算，并進行了賬務處理，哪怕進行追蹤也無法更新當時貨物單據的金額。還有另一個重要原因是攤入結存成本的方式，一般不影響貨物出庫的成本計算（影響貨物出庫成本的特殊情況是：“個別計價”核算出庫成本的情況）。
針對貨物全到、貨物發票部分到的情況，無論費用發票情況怎么樣，一般把到票的那一部分貨物做結算處理，沒有到票的部分做暫估處理。在處理中，一般把費用發票按照分攤規則直接攤入貨物的結存成本中。
3. 先貨后票
先貨后票的情況，本月先做暫估，等收到貨物發票后先回沖暫估，再做結算處理。對于費用發票，若進行了暫估也需要先回沖暫估，再做結算處理。費用結算時，一般也是僅調整貨物的結存成本。比如：在用友ERP-U8中，費用結算處理時，通過一筆僅有金額無數量的“入庫調整單”，調整貨物的結存成本。
4. 先票后貨
先票后貨的情況，比較少。但是，存在此情況時，一般把發票先做應付處理即可，等到收到貨物后，再做結算。
5. 未開票退貨
此種情況也稱為“紅藍入庫單結算”。因為采購入庫后，業務環節結束了，但財務處理還沒有結束，最終需要通過結算往財務環節流轉。因為貨物已退給供應商，不會再收到采購發票，所以要從財務意義上結束這筆業務，需要進行入庫單據和退貨單據的匹配工作，即：紅藍入庫單結算。
6. 開票后退貨
開票后退貨，原則上會收到供應商的退貨發票，若實在沒有退貨發票，一般是換貨而非退貨。對于換貨業務，如果原來的采購入庫單在ERP中已經開票，建議在形式上走退貨流程，依據退貨單做紅字采購發票，并二者做結算。
三 、采購結算中的特殊情況處理
上述六種情況，都算采購結算與暫估中的正常情況。其實，在采購結算中還有一些“疑難雜癥”或不按套路出牌的情況；采購損耗在采購結算環節中就是“疑難雜癥”的典型代表，供應商不給開發票可以稱做典型的“不按套路出牌”的情況。那么，對于這兩種情況應該如何處理呢？
1. 采購損耗
采購損耗，分為合理損耗與非合理損耗。對于合理損耗，雙方協商由誰來承擔，若采購方承擔，可以攤入采購成本或歸入期間費用；攤入采購成本時，在采購結算環節，平攤到對應的采購金額中即可，它會稍微抬高貨物的采購單價；若歸入期間費用，根據損耗依據直接在財務中做憑證即可。若合理損耗由供應商承擔，一般在采購結算中抵消該部分采購金額即可，從而降低貨物的采購單價。
對于非合理損耗，一般由供應商承擔，同樣也是在采購結算中抵消采購金額，從而減少應付賬款。
2. 供應商無法開具采購發票
在現實工作中，企業經常要買些低值易耗品，或生產輔料。有時這些供應商就是個體戶，他們不愿給客戶開發票，或需要單獨談開發票的條件；這就導致企業購買低值易耗品或生產輔料時收不到采購發票。針對這些情況，如果企業在ERP中走采購入庫流程，建議做張虛擬的采購發票，然后結算即可。當做財務憑證時，用供應商給開的收據做為原始憑證即可。
四、期初采購的處理
當企業第一次實施ERP的時候，若采購與應付進行財務業務一體化，那么就涉及到ERP上線以前未收到采購發票的采購入庫單的處理問題，期初采購主要指的就是這個問題。針對這部分入庫單不能再重新入一次庫吧？那應該如何處理呢？
一般在ERP中有一個期初采購的功能，在該功能節點下錄入這部分期初采購入庫單，錄入的這些采購入庫單，它不會影響倉庫中的現存量，它的作用僅是等收到采購發票后，回沖暫估、做采購結算處理。期初采購入庫單后續的暫估回沖、采購結算，與正常的采購入庫業務完全一樣。如上，即是期初采購的處理。
五、采購中轉科目借貸不平的常見原因
在ERP中，當供應鏈與財務模塊集成使用時，采購業務的憑證一般在存貨核算模塊和應付管理模塊生成，然后傳入總賬；而不像僅做總賬憑證的手工記賬、會計電算化時代一樣，把采購入庫單和采購發票放在一起直接做個總賬憑證就完事兒。這種財務業務一體化的憑證生成方式，當不考慮暫估時，與直接做總賬憑證方式的對比如下：
圖1 采購憑證填制方式對比
在“財務業務一體化”方式下，采購入庫單、采購發票都在采購管理模塊中，二者結算后，采購入庫單、采購發票分別傳入存貨核算和應付管理模塊生成憑證。在“直接做總賬憑證方式”下，拿著紙質的采購入庫單和采購發票，直接手工填制紙質憑證或在會計電算化的總賬模塊中填制憑證即可。在這兩種方式下最大的區別就是：財務業務一體化方式下，采用了“材料采購”科目做中轉。原因在于：它把“直接做總賬憑證方式”下的一張憑證拆成了兩張，為了平賬，必須通過一個中轉科目。這里需要說明的是：“材料采購”中轉科目月末是沒有余額的，因為只有采購入庫單、采購發票做結算后才會用到該科目做中轉，暫估狀態下不需中轉科目，借方直接記入“原材料或庫存商品”與“應交稅金”即可，貸方記入“應付賬款”。有時，企業也用“在途物資”科目做中轉；至于“材料采購、在途物資”兩個會計科目在會計準則下的含義與區別，本文中不做討論，本文的目的在于把這種業務在ERP下的使用難點解釋清楚。
正是因為在“財務業務一體化”方式下，用“材料采購”科目做了中轉，增加了處理環節，所以稍有不慎，便會引起“材料采購”科目借貸方不平，月末有余額。究其具體情況與原因，筆者總結如下：
1． 發票憑證與入庫單憑證期間不一致
若采購入庫單與采購發票在某月份做了結算，兩張單據需要同時在當期內生成憑證，若有一方不生成，月末會引起“材料采購”科目借貸不平，導致借方或貸方有余額。這里再次強調一下，對于采購入庫單暫估的業務，是用不到“材料采購”科目的。
2.非采購結算業務使用了“材料采購”科目
無論哪一個中轉科目，一定是需要借貸匹配的；建議給中轉科目明確使用范圍與用途，不得用于其他情況，這樣才能有效避免中轉科目借貸不平。對于用于采購結算業務的中轉科目，若在其他業務中當做非中轉科目使用，當然極易引起“材料采購”科目的借貸不平。
3. 存在未結算就直接做憑證的采購發票
在財務業務一體化的ERP中，采購發票需要先與入庫單結算再生成憑證，若未結算就直接生成了憑證。而采購入庫單要么仍在暫估狀態要么需要做暫估，因為暫估處理用不到“材料采購”科目，所以此種情況下會造成“材料采購”科目借貸不平。
4. 費用發票攤入采購成本的調整單據，未生成憑證
在采購入庫單與采購貨物發票做過一次結算后，收到采購費用發票時，若采購費用發票需要攤入采購成本，它只能通過直接調整相應貨物的結存成本。在ERP中，一般通過存貨調整單據實現成本的調整，同時采購費用發票做應付賬款處理。在此種情況下，若調整單據沒有及時生成憑證，也會引起“材料采購”科目借貸不平。
這里講點兒題外話，存貨調整單據的使用，在ERP中也會引起存貨明細賬僅有金額沒有數量的情況。舉個例子，假如A貨物現在的庫存量是零，若現在有一筆采購費用發票通過存貨調整單攤入了A貨物的成本中，此時就會引起A貨物僅有金額無數量的情況。但是，此種情況不算異常，不用擔心，后期它會隨著A貨物的購進與使用，在A貨物的出庫成本核算中，進行動態調整的。比如：A貨物的出庫計價方式為“移動平均”，那么A貨物每次出庫時，ERP都會動態的計算A貨物的出庫成本的。
六、結束語
財務業務一體化下，在ERP中采購業務的難點不多，但是這些難點還真是不簡單，瑣碎并且對財務知識要求較高，或許這才是成為難點的真正原因吧！對于這些難點的解說，筆者也感覺比較難，因為自己清楚與如何讓別人清楚這完全是兩種能力或兩個階段。筆者上述的解說，仍比較晦澀，也可能不全面，權當拋磚引玉吧，愿能激起讀者更深入思考與理解！
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本文標題：ERP中采購業務的難點解析
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