1 工作流技術及信息管理系統概述
工作流的概念起源于生產組織和辦公自動化領域，它是針對日常工作中具有獨立程序的活動而提出的一個概念。提出的目的是通過將上作分解為定義良好的任務，角色，按照一定的規則和過程來執行這些任務并對它們進行監控，達到提高辦事效率、降低工作成本，提高企業競爭力的目的。實際上，自從進入工業化時代以來有關過程的組織管理與流程的優化工作就一直在進行，它是企業管理的主要研究內容之一。工作流技術一出現馬上就得到廣泛的重視和研究。
2 基于工作流技術的信息管理系統與傳統信息管理系統的比較
工作流管理系統與企業傳統信息系統相比有很多的優勢，主要表現在：降低勞動強度，提高企業經營效率，以便集中精力處理核心業務企業在沒有應用工作流管理系統之前，通常只是運行簡單的基于數據庫的管理信息系統在那個時候員工必須在不同的窗口中查詢，尋找自己所需的信息以及要完成的任務，復雜且牦時，而運行了工作流管理系統之后只需要查看自己電腦桌面上的任務表就能夠對自己收到待完成的任務一目了然，簡單，清晰，省時對于高層的管理人員來說無疑更有效率，這樣節省的時間就可以集中精力處理對企業的發展更為重要的核心事務。
縮短運營周期，減少人為差錯，從而提高勞動生產率傳統的信息系統其實并沒有全面實現機上作業，某種程度上只是加強了數據處理的能力，對于業務流程沒有實現簡化的功效而上工作流系統大多是通過郵件傳遞消息，用數據庫存儲信息，因此不需要人工傳遞文件與通知事務待完成的工作信息會自動地進入，一個執行者這樣就很好地避免廠由于公文或文件太多而被丟棄或延期處理的情況，從而減輕了工作強度，縮短了運營周期，顯著提高了工作效率。
新員工可以迅速適應系統，易學易會易用，傳統的企業信息系統通常是基于數據庫開發的一個獨立系統，所以對于計算機操作不是很熟悉的新員上來說培訓工作是在所難免的而工作流管理系統大多通過類似郵件系統來對消息和文件等進行傳遞，所以只要會上網查收電子郵件，都可以很快適應系統投入工作，從而人大減少了培訓人員的工作量和時間，這對企業用戶和開發商都是很有利的。
隨時隨地辦公，實現事務處理零響應。工作流管理系統較傳統的信息系統來說，由于其支持基于郵件的離線處理能力。可以通過Www來實現任務協作(如Action Technologies公司的Ation Works Metro系統)，從而災現了所謂的移動辦公和處理／零響應，即使企業中的任何一位員工出差在外，只需要用隨身帶的筆記本電腦或PDA連上Internet就可以批閱公文文件，再通過電子簽名技術保證其真實性和有效性，并及時傳回公司的系統中，進入處理隊列等待后續操作，從而不會因為一個環節的員工出差而影響整個業務的完成時間，也省去了以往的大量交接工作。
3 系統框架結構設計
框架的基礎結構設計遵循了傳統多層結構設計方式。其中，用戶接口層(Use Interface)完成用戶視網的定義與控制，應用邏輯層(Business Logic)構逸了主要的框架功能，并根據不同的功能采用了不同的技術實現，數據層(Data Access)完成了數據存儲定義和操作規則定義，客戶端與服務器端的交互模式采用了經典的MVC模式。
用戶接口層(User Interface)的核心任務是提供用戶一個可操作的用戶視圖。該層的核心模塊為組件View Controller(1)，該組件的主要功能是捕獲用戶的操作(action)，并負責與業務邏輯層(Business Logic)的Transaction Service進行交互，完成客戶端與服務器端通信。該組件在不同實現中應該采用靈活的設計方式，本文中稱為View Controller組件。
Controller組件監控用戶在視圖卜的所有有效操作，并為每個操作產生一個描述該操作對應執行功能的定義(action)，框架設計中處理為一個XMI。節點數據。當View Controller捕獲到一類特殊事件(Request Submit事件)時整理所有有效的action，形成一個Transaction定義，框架設計中處理為一個XMI。數據，同時把該定義提交給服務方的Transaction Service。完成遞交后View Controller監視服務器的響應(框架設計中處理為一個XML數據，一般包含了視圖數據、格式和操作信息)，View Controller分析該響應數據，執行相應功能，并刷新用戶視圖。
業務邏輯層(Business Logic)完成了框架的核心功能，主要有兩部分組成。第一部分是處理客戶端請求的控制和響應。對應為Transaction Service和View Controller(2)，即框架MVC結構中的C(Controller)部分。Transaction Service通過分析由客戶端產生的請求描述數據，依序調用對應的Agent或Service，完成具體的業務操作，并生成相應的響應。
Transaction Service組件接收到由View Controller組件提交的Transaction描述數據后，對該數據進行分析，完成每個action節點的處理。在處理每個action節點時，根據該節點的描述調用相應的服務，完成具體的業務處理；同時根據配置對有關操作或全部操作進行監控和記錄，通過配置還可以調用全局服務。
在框架中，數據以一個“整體”一有機體出現。在設計數據存儲時，應該根據使用的數據庫服務器進行靈活設計。如使用傳統的關系刮數據庫系統進行數據存儲，則應該對“文”的數據進行分割存儲。應另行設計進行拆和整的兩類不同服務，這兩類服務通過配置由Verify Agent調用。為了進一步提高數據的訪問效率，同時應該設計相應的數據緩存機制，如“文”對象緩沖池和流程對象緩沖池，減少磁盤的I／O操作。通過這種處理手段，提供了一致的數據訪問接口，便于后期開發和擴展。
4 結語
辦公自動化系統在當前信息科學領域中飛速發展，它作為一個多學科綜合應用的技術，辦公自動化系統的研究愈來愈受到廣泛重視。隨著理論研究的不斷深入和信息技術的不斷發展，辦公自動化系統將在社會的各個領域中獲得更加廣泛的應用。
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