聚焦項(xiàng)目成功要素 方法論、經(jīng)驗(yàn)、精準(zhǔn)數(shù)據(jù)缺一不可
隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，企業(yè)的業(yè)務(wù)已經(jīng)不再僅僅局限于一些重復(fù)性、連續(xù)不斷、周而復(fù)始的生產(chǎn)活動，而更多的是尋求一些創(chuàng)新、獨(dú)特、個(gè)性化的生產(chǎn)活動。這些創(chuàng)新、獨(dú)特、個(gè)性化的活動，被稱之為“項(xiàng)目”，如一個(gè)新產(chǎn)品的研發(fā)、一項(xiàng)建筑工程等。伴隨著業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型歷程，越來越多的企業(yè)加入到項(xiàng)目型業(yè)務(wù)的行列，項(xiàng)目管理因此備受重視。
然而，作為企業(yè)管理的一個(gè)重要領(lǐng)域，項(xiàng)目管理過程非常復(fù)雜，稍有不慎便導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。于是乎，無論是傳統(tǒng)的建筑、國防、航天等行業(yè)，還是新興的計(jì)算機(jī)、電子通信、金融等行業(yè)，在爭先恐后應(yīng)用項(xiàng)目管理的同時(shí)，也非常關(guān)注項(xiàng)目成功要素，想方設(shè)法提升項(xiàng)目成功率，進(jìn)而達(dá)到企業(yè)效益的提升。
項(xiàng)目如何管理才能取得成功呢？方法論、經(jīng)驗(yàn)、精準(zhǔn)數(shù)據(jù)缺一不可。對于很多項(xiàng)目管理來說，方法論可以從很多項(xiàng)目管理書籍中找到，經(jīng)驗(yàn)靠積累也能夠越發(fā)豐富。唯獨(dú)精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，需要一套高效的項(xiàng)目管理系統(tǒng)才能夠提供。然而，舊式的項(xiàng)目管理工具是以電子數(shù)據(jù)表為基礎(chǔ)的，數(shù)據(jù)散亂，且容易受個(gè)人控制，未能夠?yàn)槠髽I(yè)的項(xiàng)目管理提供實(shí)時(shí)精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)；成功的項(xiàng)目管理，需要企業(yè)在選型項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)擦亮眼睛，選擇的項(xiàng)目管理工具，要能夠提供動態(tài)反映現(xiàn)實(shí)情況的連續(xù)數(shù)據(jù)。
發(fā)力六大人為復(fù)雜要素 項(xiàng)目成功指日可待
一個(gè)項(xiàng)目通常匯集著本身及人為的復(fù)雜因素，除了項(xiàng)目數(shù)據(jù)要確保實(shí)時(shí)精準(zhǔn)以便管理層科學(xué)決策外，項(xiàng)目實(shí)施過程中還有非常復(fù)雜的人為因素需要去控制，比如計(jì)劃偏離實(shí)際、需求溝通不暢、責(zé)任劃分不明、資源分配不均等。8thManage專家提出項(xiàng)目六大人為復(fù)雜因素，控制好這些因素，加上及時(shí)精準(zhǔn)、讓人一目了然的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，項(xiàng)目的成功率將大大提升。
計(jì)劃與執(zhí)行脫節(jié)。一個(gè)項(xiàng)目，若計(jì)劃與執(zhí)行不一致，容易產(chǎn)生很多不必要的復(fù)雜問題，如項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會因目標(biāo)和計(jì)劃有問題而對項(xiàng)目失去信心和責(zé)任，為項(xiàng)目的實(shí)施增添不少風(fēng)險(xiǎn)；若同一個(gè)項(xiàng)目存在多個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃，每個(gè)人遵循的項(xiàng)目計(jì)劃不一樣，整個(gè)項(xiàng)目也將無法進(jìn)行有效而一致的合作。
責(zé)任劃分與工作交付不清晰。任務(wù)和承諾清晰的前提是要把工作組織好，同時(shí)要讓相關(guān)成員看到承諾及其結(jié)果，而不僅僅只是把負(fù)責(zé)人的名字寫在項(xiàng)目活動的旁邊；工作交付的清晰與明確性，則會在很大程度影響團(tuán)隊(duì)對其承諾的責(zé)任心。因此，項(xiàng)目管理過程中，責(zé)任劃分與工作交付必須清楚明確。
范圍定義與溝通綜合管理。由于人類溝通能力及大腦的局限，人們往往很難通過一次溝通就把復(fù)雜的需求交代清楚。若需求溝通有誤，信息在傳遞過程中部分丟失或出現(xiàn)錯(cuò)誤，將嚴(yán)重影響到整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，給項(xiàng)目帶來更多的問題和風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而影響到項(xiàng)目的順利實(shí)施。
資源與依賴沖突混亂。基于經(jīng)濟(jì)方面的考慮，以及由于某些特別資源的匱乏，同一資源有時(shí)會被多個(gè)項(xiàng)目共享；由于項(xiàng)目的工作分解，幾乎每個(gè)項(xiàng)目都無法避免活動之間或可交付成果之間存在很多的依賴關(guān)系。在很大程度上，資源共享與依賴會增加項(xiàng)目的復(fù)雜性，若資源與依賴不清晰、不明確的話，項(xiàng)目將出現(xiàn)資源沖突現(xiàn)象，整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施顯得混亂，影響項(xiàng)目的執(zhí)行。
問題與風(fēng)險(xiǎn)無從跟蹤。每個(gè)項(xiàng)目都難免有問題和風(fēng)險(xiǎn)，但若問題和風(fēng)險(xiǎn)管理得不妥善，就會導(dǎo)致項(xiàng)目復(fù)雜化，甚至令項(xiàng)目停滯不前。同時(shí)，每個(gè)項(xiàng)目的問題和風(fēng)險(xiǎn)都是極其復(fù)雜的，不同的類型、級別均需要不同的處理方法，處理不當(dāng)，將為企業(yè)的項(xiàng)目管理帶來更大的隱患。
最佳實(shí)踐未能更好地發(fā)揮作用。一般情況下，項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)與最佳實(shí)踐的方法論都是寫在書本或文檔上的，難以理解，也難以保證其正確性，在執(zhí)行上也不夠靈活，未能夠很好地為項(xiàng)目實(shí)施提供指導(dǎo)，避免同類項(xiàng)目走彎路。
8thManage Simple PM：專注項(xiàng)目成功的簡易項(xiàng)目管理系統(tǒng)
8thManage Simple PM是以執(zhí)行為主導(dǎo)的先進(jìn)管理平臺，采用動態(tài)BBS技術(shù)來保持?jǐn)?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的全面關(guān)聯(lián)與實(shí)時(shí)同步，并能自動收集精確的管理數(shù)據(jù)，通過基于方法論的結(jié)構(gòu)由淺入深地顯示出來，令人一目了然。此外，8thManage Simple PM還專注控制項(xiàng)目六大不當(dāng)人為因素，通過在項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行、責(zé)任劃分與工作交付、資源與依賴、項(xiàng)目溝通、問題與風(fēng)險(xiǎn)管控以及最佳實(shí)踐應(yīng)用等方面發(fā)力，將項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行合二為一。在8thManage Simple PM中，項(xiàng)目的計(jì)劃與執(zhí)行是合二為一的，項(xiàng)目只有一個(gè)當(dāng)前計(jì)劃，且這個(gè)當(dāng)前計(jì)劃能夠?qū)崟r(shí)反映項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)最新工作進(jìn)度與可交付成果情況，項(xiàng)目的計(jì)劃與執(zhí)行保持高度的一致性。
責(zé)任劃分與工作交付清楚明確。8thManage Simple PM支持通過WBS架構(gòu)將項(xiàng)目進(jìn)行分解，并通過強(qiáng)化執(zhí)行適當(dāng)?shù)呢?zé)任和承諾，如自動通知項(xiàng)目成員某團(tuán)隊(duì)成員更改承諾、對無法完成的承諾進(jìn)行預(yù)警、自動識別不當(dāng)承諾帶來的風(fēng)險(xiǎn)，確保項(xiàng)目成功。
范圍定義與需求溝通順暢。8thManage Simple PM 鼓勵并支持采用迭代式的方法來溝通需求，幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)制定需求交付計(jì)劃，盡早溝通及理解需求，確保時(shí)間充足；同時(shí)還通過現(xiàn)狀調(diào)查監(jiān)測需求交流問題，并能夠自動追蹤需求評審與驗(yàn)收，以及需求依賴和變更，更好實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目需求。
資源與依賴條理清晰。在資源與依賴管理方面，8thManage Simple PM通過明確資源與可交付成果的依賴、自動跟蹤間接依賴、自動監(jiān)測不恰當(dāng)?shù)囊蕾嚥⒃谛枰獣r(shí)警告相關(guān)人員等，讓所有資源需求與依賴一目了然，幫助項(xiàng)目成員有條理地管理它們。
問題與風(fēng)險(xiǎn)自動跟蹤與上報(bào)。8thManage Simple PM 提供了一個(gè)框架，自動識別問題與風(fēng)險(xiǎn)的類型、級別以及解決方法，從而統(tǒng)一有序地管理所有問題與風(fēng)險(xiǎn)，幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有效地管理問題與風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目的成功率。
最佳實(shí)踐可被鼓勵并強(qiáng)化執(zhí)行。8thManage Simple PM 提供項(xiàng)目模板和規(guī)則控制，幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)把最佳的實(shí)踐定義作為標(biāo)準(zhǔn)流程，并允許項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在實(shí)際執(zhí)行過程中以鼓勵或強(qiáng)制的方式來規(guī)范執(zhí)行。
在激烈的市場競爭中，項(xiàng)目的成功顯得非常重要，能夠確保交付產(chǎn)品或方案的質(zhì)量與及時(shí)性，是企業(yè)保有市場優(yōu)勢的武器之一。作為簡單高效的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，8thManage Simple PM專注項(xiàng)目成功要訣，以實(shí)時(shí)精準(zhǔn)度的數(shù)據(jù)以及有力的項(xiàng)目人為要素控制手段，幫助企業(yè)有效地解決項(xiàng)目管理中出現(xiàn)的難題，確保項(xiàng)目的成功。
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