第一條 請購單
1.請購應按照存量管制基準、用料預算，并參考庫存情形在ERP系統中開立請購單，逐項注明材料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項，經本單位主管審核后按規定逐級呈核并編號，最后送采購部門。
2.來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。
3.特殊情況需按緊急請購辦理時，可在“請購單”“備注”欄注明原因，以急件遞送。
4.庶務用品由物管部門按每月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。
5.以下總務性物品可免開清單，而以“總務用品申請單”委托總務部門辦理，例如：賀奠用物品。招待用品。書報、名片、文具、報表等，以及小額采購的材料。
第二條 批準權限請購批準權限規定如下
第三條 采購規定
1.內購由國內采購部門負責辦理，外購由國外采購部門負責辦理，其進口事務由業務部門辦理。 采購重要材料應由總經理或經理徑直與供應商或代理商議價。對于專項用料，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理采購。
2.采購部門應按材料使用及采購特性，選擇最有利的方式進行采購。比如：
（1）集中計劃采購：對具有共同性的材料，應集中計劃辦理采購。經核定材料項目，通知各請購部門提出請購計劃，報采購部門定期集中辦理。
（2）長期報價采購：凡經常使用，且使用量較大的材料，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，報批后通知各請購部門按需提出請購。3.采購部門應按采購地區、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料采購作業期限，并通知各有關部門。
第四條 國內采購作業
1.價格
（1）采購人員接“請購單（內購）”后應按請購事項的緩急，并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應商進行價格對比。
（2）如果報價規格與請購單位的要求略有不同或屬代用品，采購人員應檢附有關資料并于“請購單”上予以注明，報經主管核簽，并轉使用部門或請購部門簽注意見。
（3）屬于慣例超交者（比如最低采購量超過請購量），采購人員應在議價后，在請購單“詢價記錄欄”中注明，報主管核簽。
（4）對于廠商報價資料，經辦人員應深入整理分析，并以電話等方式向廠方議價。
（5）采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求后，主管應立即指定經辦人員先做詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。
2.呈批
（1）詢價完成后采購經辦人員應在“請購單”詳填詢價或議價結果，擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”，經主管核批，并按采購審批權限呈批。
（2）采購審批權限。
3.訂購
（1）采購經辦人員接到已經審批的“請購單”后應向廠方寄發“訂購單”，并以電話確定交貨日期，要求供應方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。
（2）分批交貨時，采購人員應在“請購單”上加蓋“分批交貨”章以便識別。
（3）采購人員使用暫借款采購時，應在“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以便識別。
4.進度控制
（1）國內采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠“采購進度控制表”控制采購作業進度。
（2）采購人員未能按既定進度完成采購時，應填制“采購交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經主管批示后轉送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。
5.單據整理及付款
（1）來貨收到以后，物管部門應將“請購單”連同“材料檢驗報告表”（其免填“材料檢驗報告表”部分，應于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門與發票核對。確認無誤后，送會計部門。會計部門應于結帳前，辦妥付款手續。如為分批收料，“請購單（內購）”中的會計聯須于第一批收料后送會計部門。
（2）內購材料須待試用檢驗者，其訂有合約部分，按合約規定辦理付款，未訂合約部分，按采購部門報批的付款條件辦理付款。
（3）短交，待補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。
（4）超交，應經主管批示方可按照實收數量付款，否則仍按原訂貨數付款。
第五條 國外采購作業
1.價格
（1）外購部門按照“請購單（外購）”需求急緩加以整理，依據供應商報價，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話（傳真）方式向三家以上供應商詢價。特殊情形（比如獨家制造或代理等原因）下除外，但應于“請購單（外購）”注明。在此基礎上進行比價、分析、議價。
（2）請購材料規范較復雜時，外購部門應附上各供應商所報的材料主要規范并簽注意見，再轉請購部門確認。
2.呈批
（1）比價、議價完成后，由外購部門填具“請購單”，擬定“訂購廠家”、“預定裝運日期”等，連同廠方報價，送請購部門按采購審批程序報批。
（2）核決權限
①采購金額在8000元以下者由經理核決。②采購金額超過8000元者由總經理核決。
（3）采購項目經審批后又發生采購數量、金額等變更，請購部門須按新的情況所要求程序重新報批。但若更改后的審批權限低于原審批權限時仍按原程序報批。
3.訂購
（1）“請購單（外購）”經報批轉回外購部門后，即向供應商訂購并辦理各項手續。
（2）如需與供應商簽訂長期合約，外購部門應將簽呈和代擬的長期合約書，按采購審批程序報批后辦理。
4.進度控制
（1）外購部門依照“請購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業進度。
（2）外購部門在每一作業進度延遲時，應主動開具“進度異常反應單”，記明異常原因及處理對策，據以修訂進度并通知請購部門。
（3）外購部門一旦發現外購“裝船日期”有延誤時，即應主動與供應商聯系催交，并開立“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并按請購部門意見辦理。
第六條 價格品質復核
1.價格復核
（1）采購部門應經常調查主要材料市場行情，建立供應商資料，作為采購及價格審核的參考。
（2）采購部門應對企業內各公司事業部所列重要材料提供市場行情資料，作為材料存量管制及核決價格的參考。
2.品質復核采購單位應對企業內所使用的材料品質予以復核，并形成完整資料備查。
3.異常處理審查作業中若發現異常情形，采購單位審查部門應即填寫“采購事務意見反應處理表”（或附書面報告），通知有關部門處理。第七條 本辦法呈總經理核批后實施，修訂亦同。
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本文標題：公司ERP系統采購管理辦法
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