M2M(Machine to Machine)，簡單而言就是機器與機器之間的通信，它表達的是多種不同類型的通信技術有機地結合在一起，實現機器之間通信、機器控制通信、人機交互通信、移動互聯通信�；贛2M的實物檔案智能管理系統的設計旨在建立一個“機對機”的通信平臺，實現檔案與管理終端之間的通信，減少人工介入，完成實物檔案的智能化管理。
筆者認為，將M2M通信方式引入實物檔案管理，構建基于M2M的實物檔案智能管理系統，有助于彌補現有實物檔案管理方式的不足，一方面可以更好地保管實物檔案，例如，及時、科學歸檔，實時監控保管環境，跟蹤管理借閱檔案等；另一方面還可以更便捷高效地利用檔案，例如，遠程利用檔案、自動借閱與歸還等，從而提高管理效率，節約管理成本，提升利用服務水平，最終實現一個智能化、簡約化、便捷化和人性化的實物檔案管理環境。
一、M2M中的主要技術及體系架構
1．主要技術。在M2M中，主要運用的技術是RFID(射頻識別)技術和WSN(無線傳感器網絡)技術。
(1)RFID(Radio Frequency Identification)是一種非接觸式的自動識別技術，它通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據，識別工作無須人工干預，可工作于各種惡劣環境。RFID技術可識別高速運動物體并可同時識別多個標簽，操作快捷方便。RFID是一種簡單的無線系統，最簡單的系統由一個閱讀器和若干標簽組成，標簽進入磁場后，接收閱讀器發出的射頻信號，憑借感應電流所獲得的能量發送出存儲在芯片中的產品信息，或者主動發送某一頻率的信號；閱讀器讀取信息并解碼后，送至中央處理系統進行有關數據處理。在有些RFID系統中，通信是雙向的，閱讀器既可以讀取標簽信息，還可以寫入標簽信息，這為以后的RFID與WSN技術的融合提供了基礎。
(2)WSN(wireless sensor network)，它是由部署在監測區域內的微型傳感器節點組成，通過無線通信方式形成的一個多跳的網絡系統，其目的是協作地感知、采集和處理網絡覆蓋區域中被感知對象的信息，并發送給觀察者。無線傳感器網絡由兩項要素組成：無線傳感器與基站。無線傳感器可用來探測電磁、溫度、濕度、噪聲、光強度、壓力、土壤成分、移動物體的大小、速度和方向等屬性。還可以相互間傳遞信息，最終將信息傳至基站從而與Internet相聯，使用者可以通過Internet來獲取所需要的無線傳感器信息。
2.RFID與WSN技術融合成WSID的過程。如前所述，RFID可以通過讀取嵌入對象的RFID標簽來取得相關信息，WSN可以感知環境等因素。獨立使用這兩種技術，其使用范圍寬廣，效果也不錯，但是還是無法完全滿足一些綜合性、復雜性的需求，例如：在運用WSN對庫房的環境監測中，庫房中檔案的進出也同時需要監督，這時不妨引入RFID技術使安全監控自動運行，實現庫房的綜合智能管理。只有RFID和WSN技術的融合才能滿足日益復雜的需求，充分自動化、智能化，實現真正意義上的M2M(機對機)。
RFID技術和WSN技術融合(WSID)分三種架構：傳統的復雜網絡架構、智能節點網絡架構與分布式的智能節點網絡架構。前兩種架構由于存在一定的缺陷，不宜在實物檔案智能管理系統中部署，因此筆者不再展開論述。在分布式的智能節點網絡架構中，首先需將RFID標簽與無線傳感器節點結合成—個智能傳感器標簽節點（智能節點），智能節點間利用傳感器可以互相通信，由此各節點之間可以傳遞相互的RFID標簽信息。然后，將—個功能簡化閱讀器融入智能節點。
二、基于M2M的實物檔案智能管理系統需求
應用RFID、WSN等M2M關鍵技術，建立實物檔案、電子檔案以及RFID標簽之間的關聯，架構分布式的智能節點網絡WSID．并運用現有的數據庫技術，可構建完整的實物檔案智能管理系統。
1．該系統的功能。
(1)實物檔案收集。實物檔案不是孤立存在的，它必然有相對應的事件與相關的文件，因此，在系統中需考慮到電子文件的自動歸檔，包括OA系統文件自動歸檔、人工掃描或錄入歸檔等，并建立起實物檔案與該電子文件間的聯系。對于捐贈或寄存到檔案館的實物檔案，可以在系統中設置專門的捐贈寄存管理模塊輔助管理。特別要求：一是能在系統中查看附件信息；二是嵌入播放器能查看音、視頻文件。
(2)實物檔案的整理。兼職檔案員或檔案館工作人員按要求分類整理實物檔案及其配套文件，經由檔案館審核通過，系統將自動編號（編號有規則，人工可修改，該號碼可作為主鍵）。歸檔時，檔案館工作人員將號碼及實物檔案的相關信息錄入RFID標簽，逐一貼至實物檔案及檔案卷盒表面，同時，系統自動生成歸檔目錄并打印，庫房中布置的WSID網絡將自動記錄入庫過程。
(3)實物檔案的保管。①保管環境自動感知、智能調節功能。通過庫房中大量的無線傳感器，該系統中隨時可以查看庫房溫度、濕度、火警、有害氣體等狀況。檔案管理員可以實時查看相關信息，可以在系統軟件中設定數據與溫濕度控制設備相連，以實現在線管理。如果出現異常，采用手機短信報警機制及時通知管理員。②出入庫管理功能。在庫房中架構WSID網絡，實物檔案或檔案卷盒上粘貼RFID標簽，庫房出入口布置閱讀器，一旦檔案進出，閱讀器就可以讀取RFID標簽信息，并將其送至處理器處理，這樣，檔案管理人員就能隨時掌握檔案的進出情況，及時判定是否異常。
(4)實物檔案的統計。該系統將實現強大的統計功能。檔案館工作人員可以自主選擇統計字段，自動形成統計報表并打印。
(5)實物檔案的利用。①自動借閱、自動歸還。利用者查詢檔案并確認，經檔案館工作人員審核通過后，系統軟件將自動告知該檔案存放位置及相關情況，并將信息發往手持閱讀器及庫房電子消息屏，通過手持閱讀器與所需查找的實物檔案上RFID標簽之間的通信，工作人員就能快速查找到所需檔案。歸還檔案時，通過掃描實物檔案上的RFID標簽，系統軟件也將顯示其存放地點，同樣，根據手持閱讀器及庫房電子消息屏的提示，工作人員也能快速將其復歸原位。無論借閱、歸還，系統都將自動記錄整個過程。②聯想功能。在WSID網絡架構中，各智能節點間可以記錄、傳遞信息，這就為實物檔案間的通信提供了可能。利用者在查詢某—個實物檔案時，該實物檔案可以與同類或者相似實物檔案“對話”，向利用者提供足夠的關聯信息以供甄別、選擇，且這種拓展并不局限于同一庫房，可以是同一單位相鄰的庫房，當然也可以是跨機構、跨單位的庫房，只要是在權限許可范圍之內，這種“檔案域”的利用方式是極有可能的。③遠程利用功能�；诨ヂ摼W的普及，遠程利用已非難題，然而如何有效快捷地遠程利用實物檔案卻并非易事。本文的管理系統將采取以下措施：其一，以多種手段對實物檔案進行電子復制，包括音頻、視頻、照片等；其二，實現便捷有效的查詢。設置首字母識別、關鍵字聯想與錯誤識別，系統將自動保存經常查詢的關鍵字，這樣即使輸入錯誤也能夠聯想出正確的關鍵字備選；其三，對于部分開放檔案允許在線打印，系統中將其設置為pdf格式，打印時在頁眉、頁腳或背景處自動打印出檔案館授權印記；其四，設置翻譯功能模塊，實現在線自動翻譯。④定位與跟蹤功能。由于實物檔案歸檔時便貼上了RFID標簽，標簽中存儲有該實物檔案的存放地點、理化性狀、來源、內容等重要信息，因此，只要該實物檔案所處環境中設有閱讀器，檔案館工作人員便可通過系統軟件與閱讀器之間通信，獲知該實物檔案目前的位置，確認實物的移動和保存狀況，甚至還可以獲知該實物檔案理化性狀、記錄利用者使用相關情況，進而提示檔案館（室）工作人員及時干預或催還。定位與跟蹤系統不僅是實物檔案實體保護的基礎，更是實物檔案實體秩序維護的保障。
(6)其他可擴展的功能。基于可持續發展的考慮，預留系統模塊，以實現其他所需功能，例如嵌入檔案館辦公系統，包括展館的日常管理、檔案館辦公管理等。
此外，由于檔案的特殊性，無論何種，該系統中所有的操作都必須要有相應日志記錄備查。
2．設計原則。一是簡單方便化原則。操作要求簡單方便、一目了然，使用戶可以很快熟悉系統的基本功能，不需特別培訓便能對系統進行操作；有組卷、合卷和預立卷三種立卷方式，操作靈活方便；案卷調整、回收站等功能，用戶即使在發生誤操作后也能很容易恢復。二是規范化原則。開發過程控制、開發技術、系統編碼、文檔應規范化，并遵循相應的國內、外標準。遵循國家檔案分類原則，按各類檔案的特點建立文書檔案、科研檔案、產品檔案、設備儀器、基建檔案、會計檔案、聲像檔案等十幾類檔案庫，同時為用戶建立了分類表，用戶可用分類表所提供的增加同級類目、增加下級類目、編輯當前級類目及刪除當前級類目等功能；維護檔案分類表。三是安全可靠性原則。采用良好的安全機制；在數據傳輸中，選用當前成熟的數據加密技術確保數據安全；在網絡上，選用多層結構技術。同時，利用大型數據庫的安全性能確保存儲數據的安全，保證系統的可靠運行和在升級過程中的方便快捷。四是擴展性原則。系統將滿足隨著業務的不斷發展而隨時增加用戶及軟硬件產品的需求。允許使用者根據自身的需要對數據庫的名稱、數據庫的結構.據庫的分類、數據庫的列表、記錄顯示格式等方面進行個性化設計，而不需要通過軟件開發人員對系統進行修改。
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本文標題：基于M2M的實物檔案智能管理系統設計需求
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