在ERP項(xiàng)目的過程中，項(xiàng)目上線只是企業(yè)信息化管理的一個(gè)起點(diǎn)。簡(jiǎn)單的說，ERP項(xiàng)目就像逆水行舟，不進(jìn)則退。如果在項(xiàng)目上線后，企業(yè)不積極的對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化，那么ERP項(xiàng)目所帶來的收益會(huì)逐漸的下降。在這篇文章中，筆者結(jié)合實(shí)際的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，以SAP ERP系統(tǒng)為例，給各位讀者介紹一下業(yè)務(wù)優(yōu)化的經(jīng)驗(yàn)。
一、 基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證業(yè)務(wù)的介紹
物料需求、采購(gòu)訂單、采購(gòu)收貨、發(fā)票校驗(yàn)四個(gè)環(huán)節(jié)，貫穿SAP系統(tǒng)物料管理模塊的整個(gè)過程。雖然這16個(gè)字可以概括物料管理的核心業(yè)務(wù)，但是其中的細(xì)節(jié)非常多。就以發(fā)票校驗(yàn)為例，就可以分為基于收貨的發(fā)票校驗(yàn)和基于采購(gòu)訂單的發(fā)票校驗(yàn)。
在實(shí)際項(xiàng)目中，一般都建議企業(yè)采用基于收貨的發(fā)票校驗(yàn)。在實(shí)際工作中，一般都要求先收貨、再開票，而不允許先開票、后收貨。因?yàn)槿绻_票了，從流程上考慮，就意味著已經(jīng)滿足了付款的前提條件�；蛘哒f，是否可以付款，系統(tǒng)一般都只認(rèn)是否有發(fā)票，而不管是否收貨。為此在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，顧問都會(huì)建議采用基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證。
二、 基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證業(yè)務(wù)優(yōu)化說明
在對(duì)基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，筆者建議可以從如下幾個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化。
1、從源頭開始，進(jìn)行規(guī)范
為了規(guī)范業(yè)務(wù)，企業(yè)首先需要判斷哪些供應(yīng)商需要進(jìn)行基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證業(yè)務(wù)。在實(shí)際工作中，并不是所有的供應(yīng)商都建議采用基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證策略。如對(duì)于那些提供服務(wù)的供應(yīng)商，如運(yùn)輸商、檢測(cè)商、咨詢商，其提供的是服務(wù)，很難通過收貨單來進(jìn)行管控。為此就無法采取這個(gè)策略。不過大部分供應(yīng)商，如提供原材料的供應(yīng)商，都可以采取基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證策略。
為了防止在操作中用戶的疏漏或者徇私舞弊，可以在供應(yīng)商層級(jí)，就決定此供應(yīng)商是否需要采取基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證。在供應(yīng)商管理的界面，有一個(gè)基于收貨發(fā)票驗(yàn)證的選項(xiàng)。只要選中此選項(xiàng)，就表明此供應(yīng)商必須要進(jìn)行基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證策略。一般有經(jīng)驗(yàn)的顧問，還會(huì)通過后臺(tái)設(shè)置，將此字段設(shè)置為必須輸入。
2、意外情況在采購(gòu)訂單層面進(jìn)行更改
在現(xiàn)實(shí)工作中，有可能會(huì)存在先開票后收貨的情況。雖然這種情況法律不允許。如企業(yè)某個(gè)月的銷項(xiàng)比較多，為了平衡稅收，就會(huì)讓某個(gè)持續(xù)合作的供應(yīng)商，把沒送貨的采購(gòu)訂單的發(fā)票也開過來。如此的話，進(jìn)項(xiàng)稅就可以用來抵銷銷項(xiàng)稅。由于這是特例，一般不允許更改供應(yīng)商等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
當(dāng)遇到這種業(yè)務(wù)時(shí)，其控制點(diǎn)就在采購(gòu)訂單。當(dāng)供應(yīng)商采取了“基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證業(yè)務(wù)”之后，采購(gòu)訂單默認(rèn)也采取“基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證”。不過這個(gè)字段是可更改的。也就是說用戶可以根據(jù)實(shí)際情況，在采購(gòu)訂單上將基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證業(yè)務(wù)更改為基于采購(gòu)訂單的發(fā)票驗(yàn)證。不過在實(shí)際項(xiàng)目中，筆者一般會(huì)建議對(duì)于更改這個(gè)字段的權(quán)限，需要謹(jǐn)慎。通常筆者都只會(huì)給采購(gòu)經(jīng)理，而不會(huì)讓采購(gòu)員去更改。以杜絕舞弊的漏洞。
另外，筆者需要提醒的是，如果采取基于采購(gòu)訂單的發(fā)票驗(yàn)證，此時(shí)發(fā)票中的項(xiàng)目行就無法跟后續(xù)的收貨進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的案例。如果有張采購(gòu)訂單，其采購(gòu)數(shù)量是100套，在收貨時(shí)是分三次收貨。如果采取基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證，則在發(fā)票的行項(xiàng)目中也會(huì)有三行，與收貨單進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)。但是，如果采取的是基于采購(gòu)訂單的發(fā)票驗(yàn)證，則發(fā)票行項(xiàng)目中只有一行，其跟采購(gòu)訂單對(duì)應(yīng)，而無法跟收貨單進(jìn)行匹配。在業(yè)務(wù)監(jiān)控中，需要特別注意兩者的不同。對(duì)于采取“基于采購(gòu)訂單的發(fā)票驗(yàn)證”中，可能會(huì)帶來一些管理上的麻煩。
3、同一供應(yīng)商不同策略的管理
在一些復(fù)雜的業(yè)務(wù)中，同一供應(yīng)商可能會(huì)采取不同的發(fā)票驗(yàn)證策略。如對(duì)于一委外加工商，企業(yè)會(huì)同時(shí)有“標(biāo)準(zhǔn)委外”和“制程委外”。制程委外其實(shí)就好像是企業(yè)的一個(gè)加工中心。當(dāng)發(fā)生頻率比較頻繁時(shí)，企業(yè)往往會(huì)按月來結(jié)算加工費(fèi)，而不是根據(jù)收貨的情況來進(jìn)行結(jié)算。當(dāng)遇到類似情況時(shí)，用戶不可能在采購(gòu)訂單上進(jìn)行更改。
為此筆者一般建議用戶，在信息記錄(定義供應(yīng)商與某個(gè)產(chǎn)品或者服務(wù)的價(jià)格)中，默認(rèn)所采取的策略。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的委外，需要有倉(cāng)庫(kù)的交接，為此建議采用“基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證”。這個(gè)選項(xiàng)的值一般會(huì)從供應(yīng)商處帶過來。而對(duì)于制程委外，一般是意外情況。如車間產(chǎn)能不夠或者機(jī)器損壞，才會(huì)發(fā)生制程委外的業(yè)務(wù)。企業(yè)出于成本的考慮，對(duì)于制程委外的費(fèi)用往往有控制。此時(shí)就不能夠采取“基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證業(yè)務(wù)”。在信息記錄中，可以將這種業(yè)務(wù)設(shè)置為“基于采購(gòu)訂單的發(fā)票驗(yàn)證業(yè)務(wù)”。
三、 SAP系統(tǒng)中業(yè)務(wù)操作預(yù)覽
步驟代碼說明
作為企業(yè)的決策者，必須要了解“基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證”和“基于采購(gòu)訂單的發(fā)票驗(yàn)證”的差異。簡(jiǎn)單的說，基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證必須要先收貨后開票，并且收貨項(xiàng)目與發(fā)票項(xiàng)目是一一對(duì)應(yīng)的。而基于采購(gòu)訂單的發(fā)票驗(yàn)證可以先開票后收貨(只要有采購(gòu)訂單)，并且收貨的項(xiàng)目是發(fā)票的項(xiàng)目是脫節(jié)的。理解這兩點(diǎn)的差異，然后再結(jié)合企業(yè)實(shí)際管理的需要，就可以判斷在什么情況下該采取什么樣的管理策略。
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本文標(biāo)題：SAP ERP業(yè)務(wù)優(yōu)化之基于收貨的發(fā)票驗(yàn)證
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