SAP ERP系統(tǒng)是世界先進(jìn)的管理系統(tǒng)，因其先進(jìn)的管理理念和系統(tǒng)設(shè)計(jì)，被越來(lái)越多的企業(yè)所接受。該系統(tǒng)完善的功能和業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)基于紛繁的系統(tǒng)主數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)，種類(lèi)多，字段繁，數(shù)量大，對(duì)數(shù)據(jù)人員素質(zhì)要求高，并且需要較高的數(shù)據(jù)管理水平才能確保系統(tǒng)運(yùn)行順暢。青島卷煙廠于2003年12月起實(shí)施SAP ERP項(xiàng)目，已有多年系統(tǒng)運(yùn)行和管理經(jīng)驗(yàn)。主數(shù)據(jù)是系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，只有確保主數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、維護(hù)的及時(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，才能確保SAP系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
一、確保主數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性
SAP ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括系統(tǒng)用戶(hù)、財(cái)務(wù)、部門(mén)及人員、薪資、物料、生產(chǎn)、設(shè)備、客戶(hù)和供應(yīng)商主數(shù)據(jù)等。各數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是系統(tǒng)有效運(yùn)行的基礎(chǔ)。薪資和財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的要求顯而易見(jiàn)。物料、生產(chǎn)、客戶(hù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字段，同樣直接影響系統(tǒng)內(nèi)外業(yè)務(wù)是否能順利進(jìn)行，甚至?xí)绊懾?cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)。
二、確保主數(shù)據(jù)維護(hù)的及時(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性
主數(shù)據(jù)維護(hù)的特點(diǎn)是自身的及時(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)常在下訂單時(shí)提出新增或修改需求，下訂單和發(fā)貨幾乎是同時(shí)進(jìn)行，對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員來(lái)講，時(shí)間很緊急；類(lèi)似的數(shù)據(jù)還有供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、成品主數(shù)據(jù)等。這種情況下，要想保證數(shù)據(jù)的維護(hù)效率，只能先維護(hù)必輸入的、基本的主數(shù)據(jù)字段，滿(mǎn)足用戶(hù)需求，讓用戶(hù)的系統(tǒng)業(yè)務(wù)先運(yùn)行起來(lái)。然后，主數(shù)據(jù)人員再收集、錄入次要的、非必填的字段。總的原則是，時(shí)間再緊迫，也要確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性。數(shù)據(jù)錯(cuò)誤不僅影響業(yè)務(wù)或財(cái)務(wù)工作，還會(huì)引起用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性的懷疑，這對(duì)任何信息系統(tǒng)來(lái)講，后果都是致命的。
三、主數(shù)據(jù)維護(hù)和管理過(guò)程中必須關(guān)注的幾方面內(nèi)容
主數(shù)據(jù)維護(hù)和管理，除了要求主數(shù)據(jù)維護(hù)人員按用戶(hù)提供的數(shù)據(jù)模板，正確錄入或?qū)?a href="http://www.guhuozai8.cn/" title="" target="_blank" >ERP系統(tǒng)以外，還要要求其關(guān)注以下幾方面的內(nèi)容。只有切實(shí)關(guān)注到了這些內(nèi)容，才能真正做好主數(shù)據(jù)維護(hù)和管理。
1．關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)流程及其功能改變
因?yàn)?a href="http://www.guhuozai8.cn/" title="" target="_blank" >ERP主數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字段是與系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和功能相關(guān)的，體現(xiàn)了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的要求，所以必須關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)及其功能變化。以筆者所在單位的成品主數(shù)據(jù)的生產(chǎn)版本為例，成品正常生產(chǎn)和中試生產(chǎn)，所需的生產(chǎn)版本編碼不同，需分別編碼。數(shù)據(jù)維護(hù)人員只有理解正常生產(chǎn)和中試的內(nèi)涵，了解生產(chǎn)版本的編碼原則，才能根據(jù)生產(chǎn)性質(zhì)正確維護(hù)成品的生產(chǎn)版本主數(shù)據(jù)。
在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，系統(tǒng)功能會(huì)被優(yōu)化或改進(jìn)。這時(shí)，通常會(huì)對(duì)主數(shù)據(jù)的維護(hù)提出新要求。主數(shù)據(jù)維護(hù)人員須關(guān)注這些變化，確保主數(shù)據(jù)隨時(shí)更改。因此，從管理上應(yīng)該增加這樣的要求：在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、配置發(fā)生變化時(shí)，各模塊程序維護(hù)和開(kāi)發(fā)人員要及時(shí)和主數(shù)據(jù)維護(hù)人員溝通，而主數(shù)據(jù)人員一定要將這些轉(zhuǎn)化為主數(shù)據(jù)具體維護(hù)要求。
2．關(guān)注系統(tǒng)外業(yè)務(wù)流程調(diào)整及人員調(diào)整
企業(yè)機(jī)構(gòu)和部門(mén)職能的調(diào)整、企業(yè)政策變化等，都可能引起系統(tǒng)外業(yè)務(wù)流程的變化或主數(shù)據(jù)收集人員的崗位變化。主數(shù)據(jù)人員必須關(guān)注這方面的信息，及時(shí)調(diào)整主數(shù)據(jù)維護(hù)流程或者對(duì)新員工進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，保證數(shù)據(jù)維護(hù)效率和質(zhì)量，防止出現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)外業(yè)務(wù)混亂和造成不可逆的錯(cuò)誤動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。如部門(mén)數(shù)據(jù)收集人員的出差與歸期，是否有替代人員代職，都應(yīng)該是主數(shù)據(jù)維護(hù)人員關(guān)注的。
3．關(guān)注主數(shù)據(jù)發(fā)布，建立主數(shù)據(jù)發(fā)布制度，確保主數(shù)據(jù)與各項(xiàng)系統(tǒng)外業(yè)務(wù)的銜接
主數(shù)據(jù)維護(hù)完成后，并不意味著主數(shù)據(jù)維護(hù)流程已經(jīng)結(jié)束。如系統(tǒng)內(nèi)新增了材料主數(shù)據(jù)，有了新的物料號(hào)和編碼，除設(shè)計(jì)人員與采購(gòu)人員知道外，還應(yīng)在主數(shù)據(jù)維護(hù)流程中增加主數(shù)據(jù)信息發(fā)布這一環(huán)節(jié)，明確主數(shù)據(jù)發(fā)布的時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)布的部門(mén)、發(fā)布范圍、如何發(fā)布等，并建立企業(yè)主數(shù)據(jù)發(fā)布制度。經(jīng)過(guò)了這樣的調(diào)整，業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)新增主數(shù)據(jù)的用途不再有疑惑，而且可以及時(shí)地做出業(yè)務(wù)反應(yīng)。
4．關(guān)注數(shù)據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)的建立和動(dòng)態(tài)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)組每個(gè)成員的數(shù)據(jù)維護(hù)質(zhì)量
主數(shù)據(jù)維護(hù)是隨著模塊功能要求、系統(tǒng)外流程要求、維護(hù)方法的變化而變化的，是動(dòng)態(tài)的業(yè)務(wù)。為此，建立了《SAP ERP主數(shù)據(jù)維護(hù)指南》，它是一套動(dòng)態(tài)的、共享的工作標(biāo)準(zhǔn)，起到了保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要作用。該工作標(biāo)準(zhǔn)的形成和共享過(guò)程是這樣的：數(shù)據(jù)主管編制《SAP ERP主數(shù)據(jù)維護(hù)指南》，并將該指南在數(shù)據(jù)組內(nèi)共享。數(shù)據(jù)組里的人員在工作中誰(shuí)先遇到變化，誰(shuí)就可以去改指南，并將新改的內(nèi)容發(fā)送給數(shù)據(jù)主管。主管審核通過(guò)后，轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)據(jù)組全體人員，指南就能及時(shí)的更新，又實(shí)現(xiàn)了信息共享。
四、做好主數(shù)據(jù)維護(hù)知識(shí)和技能培訓(xùn)。提高主數(shù)據(jù)維護(hù)水平
SAP ERP對(duì)主數(shù)據(jù)維護(hù)人員的要求比較高，要求數(shù)據(jù)維護(hù)人員不僅要懂ERP，會(huì)維護(hù)數(shù)據(jù)，還要會(huì)糾錯(cuò)，會(huì)導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)，會(huì)用EXCEL表格處理大量數(shù)據(jù)。
1．加強(qiáng)主數(shù)據(jù)糾偏方法的收集和培訓(xùn)，提高糾偏效率
有這樣一個(gè)實(shí)例，有人員把100多條主數(shù)據(jù)的評(píng)估類(lèi)搞錯(cuò)了，由于這批主數(shù)據(jù)已發(fā)生了實(shí)際業(yè)務(wù)，不能進(jìn)行修改。只能新建主數(shù)據(jù)。這次數(shù)據(jù)糾錯(cuò)付出了4人／天的代價(jià)。事情過(guò)后，找到了修改評(píng)估的辦法，并且測(cè)試成功，為今后出現(xiàn)此類(lèi)數(shù)據(jù)問(wèn)題提供了糾錯(cuò)方案。有了這些寶貴的糾錯(cuò)方法和技巧，會(huì)大大提高主數(shù)據(jù)糾錯(cuò)效率。所以，這些糾錯(cuò)知識(shí)的積累和培訓(xùn)很重要。
2．加強(qiáng)主數(shù)據(jù)批導(dǎo)程序和主數(shù)據(jù)報(bào)表開(kāi)發(fā)知識(shí)的培訓(xùn)
主數(shù)據(jù)維護(hù)重要的一項(xiàng)技能就是數(shù)據(jù)批導(dǎo)入。常用的批導(dǎo)程序通常是在上線初期就由開(kāi)發(fā)人員準(zhǔn)備好的。可是日常維護(hù)過(guò)程中，時(shí)常會(huì)有新的批導(dǎo)入任務(wù)，不可能只等待開(kāi)發(fā)人員來(lái)處理。所以主數(shù)據(jù)維護(hù)人員應(yīng)該能夠熟練地掌握制作CATT和LSMW批導(dǎo)程序。另外，平時(shí)檢查主數(shù)據(jù)質(zhì)量或者批量導(dǎo)出主數(shù)據(jù)，需要展現(xiàn)相關(guān)主數(shù)據(jù)的所有字段，這時(shí)開(kāi)發(fā)報(bào)表程序或QUERY報(bào)表是最有利的工具。
3．加強(qiáng)EXCEL數(shù)據(jù)處理技能培訓(xùn)
數(shù)據(jù)人員經(jīng)常面對(duì)上千、萬(wàn)條的數(shù)據(jù)，經(jīng)常需要Excel輔助進(jìn)行大量數(shù)據(jù)整理。掌握了Excel使用技能，會(huì)大大提高數(shù)據(jù)整理的質(zhì)量和效率。
有了以上這些技能，主數(shù)據(jù)維護(hù)人員就可以從容面對(duì)維護(hù)工作，優(yōu)質(zhì)高效地完成各項(xiàng)任務(wù)。
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本文標(biāo)題：SAP ERP主數(shù)據(jù)管理
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