所謂非生產性物料，也叫間接物料，也有些企業稱之為MRO物料。它主要包括而不限于如下物料：辦公用品，勞保用品，備品備件，服務，固定資產等等。這些物料在很多企業以及項目實踐中，是不用建料號的，也不在SAP里做庫存管理的。若要采購這些物料，需求業務部門有專人提交采購申請，然后走各級審批流程，完成了審批之后，由采購部門幫忙完成后續的采購業務。
每個SAP實施項目里都要討論這種非生產性物料的采購申請的審批流程，不管是在本地項目里還是GLOBAL ROLL-OUT的項目里。筆者是做后勤模塊的，項目中要負責MM模塊的實施，所以這個采購申請的審批流程是筆者在項目實踐中無法繞過的一個話題。
根據筆者所參與的項目經驗，這個流程需要與業務團隊反復討論，企業里哪些角色要參與采購申請的審批，審批的級別是怎樣的，滿足了什么條件需要更高級別的審批等等諸多問題，都需要反復討論。本文想談談采購員在非生產性采購申請中的角色安排。
一般而言，非生產性物料的采購申請的審批角色都是企業各個業務部門的老大，比如部門經理，主管，總監，乃至廠長總經理。而采購員，作為采購部門的基層的負責具體采購業務的人員，業務實踐中是無權審批采購申請的，輪也輪不到采購員做審批。但是在項目實踐中，我們可以在非生產性物料的采購申請審批流中設置采購員核價這個審批節點，以使采購申請的審批流程更順暢。
很多企業的需求部門在提交采購申請的時候，并不知道所采購的東西的價格信息。他們只管提出采購什么物料，多少個數量。至于采購申請里的‘評估價格’，需求部門是拿不準的，尤其是在第一次采購的時候。真實的采購價格，只有等采購部門完成了詢報價等活動，確定了最終采購價格和供應商的時候，才能知道。項目實踐中很少會在SAP里使用標準的詢報價功能，所以這里不談這個功能。在SAP項目里，討論這個流程的時候，業務團隊希望能在SAP里管理好前端的詢報價，尋源等活動，并且要求在采購申請審批之前完成選擇供應商，確定價格，并且將供應商報價等文檔的電子版作為附件掛在采購申請里，作為審批者審批采購申請的參考依據之一。需求部門提交采購申請的時候，只用給出一個預估價格，作為計算采購申請總金額以決定后續審批層次的依據，這個預估價格可以不用太真實。
一些項目里業務提出內控管理的需求，比如采購訂單價格不能高于采購申請的價格，希望通過這種控制來避免業務人員鉆空子，控制企業內部的成本。那么問題來了，如果業務人員提交的采購申請里的預估價格過低，后續的采購訂單可能都無法創建；如果這個預估價格過高，則會帶來不必要的審批級別，浪費管理人員的時間與精力。如何才能讓業務部門在SAP提交的采購申請里預估價格比較真實呢？
一個可能的方案是需求部門先在線下和采購部門溝通，讓采購部門先進行詢價，完成了供應商確定和價格確定工作之后，再在SAP里提交采購申請單據，然后走審批流程。也就是說此種方案里的采購申請的創建，只是個事后補單的工作，并不能在SAP里很好的管理采購的尋源，詢報價等前段的采購活動。個人認為，從提升業務管理水平，優化業務流程的角度來說，這個方案并不是最優，但是筆者參與的項目里，有比較多的客戶采取這種方式。
另外一個可能的方案就是在采購申請的審批流里引入采購員的核價節點，這種方案的好處就是筆者在本文里需要談及的。在這種方案里，業務部門在不需要事先與采購部門做很多溝通的情況下，就能第一時間提交采購申請，同時給出一個自己預估的價格,這個價格可以很隨意。采購申請提交之后，首先去到采購員這里，由其負責去尋源與詢報價，根據公司的流程與政策確定了供應商和價格之后，將價格比對的文件以及原始的詢報價資料也作為附件上傳到采購申請，然后由采購員手工去修改采購申請里的價格與供應商信息，同時批準這個采購申請，保存后采購申請根據設置好的審批流程進行后續的審批。采購員，在系統外并不具有采購申請審批的權限，但是在SAP 項目里的采購申請審批流程中，引入了采購員核價這個審批節點，就能讓采購員完成詢報價確定價格之后，有機會去修改采購申請中的價格與供應商信息，使得采購申請里的價格就是未來真實的采購價格。一方面，在采購申請單據里就能體現采購員的詢報價工作成果，一方面采購申請的金額更為真實準確，后續的審批也能更精準。筆者參與的諸多項目里，少數客戶采取此種方式。
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