在企業(yè)中，采購是一個重要的工作。事實上，采購人員也是ERP軟件中的MRP一個重要的服務(wù)對象。因為我們的企業(yè)不可能自己生產(chǎn)所有的原始材料，我們總是要外購生產(chǎn)資源才能進(jìn)行生產(chǎn)或銷售。而采購，重要的核心任務(wù)，就是用最好的價格、在最合適的時間，從最合適的人那里，買來最合適的商品（原材料）。
說起來簡單，做起來難。ERP如何更加有效的支撐采購人員的日常工作，更加高效的進(jìn)行采購工作，是一個重要的課題。拓步ERP系統(tǒng)在提供了采購模塊（Purchasing Box）之外，又在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)新性的研發(fā)了“供應(yīng)商在線”模塊（Vendor Group，簡稱VG模塊）。VG模塊以拓步ERP系統(tǒng)的采購模塊為基礎(chǔ)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)工具（如網(wǎng)站、Flash、PDF、Email等）和技術(shù)，把采購面對的整個供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)進(jìn)行“內(nèi)外一體式”的管理和監(jiān)控。從詢價、議價、下單，到發(fā)貨、付款、發(fā)票等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位的、互聯(lián)網(wǎng)式的管理，為企業(yè)的供應(yīng)鏈管理提供強(qiáng)有力的武器。
VG是拓步ERP系統(tǒng)軟件的創(chuàng)新之作，不但簡單方便，而且非常實用。目前有內(nèi)部和外部客戶應(yīng)用該系統(tǒng)多年，成熟度很高，極大的改善了采購工作的效率。如今我們將在v3.2中向大家開放此模塊，并在此做一個簡單介紹。
什么是供應(yīng)商在線模塊
供應(yīng)商在線模塊（可簡稱VG），是拓步免費(fèi)ERP軟件中對供應(yīng)商在線管理的模塊，由供應(yīng)商使用，包含詢價、采購咨詢消息管理，針對已有采購單進(jìn)行批量發(fā)貨，以及供應(yīng)商不合格報告單查詢與退貨單查詢等功能。這樣供應(yīng)商可以通過VG在線系統(tǒng)連接到我們公司的服務(wù)器，讀取我們在拓步ERP系統(tǒng)系統(tǒng)中發(fā)出的詢價信息，采購咨詢信息，以及不合格報告單與退貨單的數(shù)據(jù)，同時供應(yīng)商也可以通過操作VG來通知貨物的“在運(yùn)量”。
供應(yīng)商在線有什么功能
供應(yīng)商在線模塊，可以在您的拓步ERP系統(tǒng)服務(wù)器上開放一個網(wǎng)站門戶（類似一個Portal），讓你的供應(yīng)商可以遠(yuǎn)程登錄。當(dāng)然，這個用戶，并不是我們ERP內(nèi)部的用戶，而是特殊管理的一批單獨(dú)的VG用戶，創(chuàng)建后提供給供應(yīng)商，讓他們使用。供應(yīng)商登錄您的拓步ERP系統(tǒng)系統(tǒng)的VG后，就可以做一系列事情。包括：
登錄、登出；
在線報價。也就是接到您的詢價單的email后，供應(yīng)商直接在email中點(diǎn)擊一個鏈接，進(jìn)到VG，會看到一個報價單頁面，他在網(wǎng)頁上進(jìn)行報價，提交即可；
議價。當(dāng)報價結(jié)束后，您在拓步ERP系統(tǒng) ERP內(nèi)部會立刻看到供應(yīng)商的報價結(jié)果。如果不滿意，可以繼續(xù)商議，填寫意見，然后繼續(xù)發(fā)送回去。而供應(yīng)商也同樣可以繼續(xù)在線進(jìn)行談價、議價、修改價格、數(shù)量、條款等等工作。
生成訂單。一旦價格得到確認(rèn)，您在拓步ERP系統(tǒng)內(nèi)部就可以直接點(diǎn)擊按鈕，正式生成采購訂單，并將訂單發(fā)送給供應(yīng)商進(jìn)行簽字確認(rèn)。
供應(yīng)商確認(rèn)。如何讓供應(yīng)上簽字確認(rèn)呢？系統(tǒng)自動發(fā)送郵件，供應(yīng)商點(diǎn)擊鏈接，在網(wǎng)頁上輸入姓名、點(diǎn)擊按鈕，即可完成確認(rèn)。為什么確認(rèn)？看看ISO9000的采購流程要求就知道了。
在線發(fā)貨。供應(yīng)商如果完成了物料的生產(chǎn)，準(zhǔn)備發(fā)貨，可以點(diǎn)擊鏈接，進(jìn)入您公司的拓步ERP系統(tǒng)的VG系統(tǒng)，然后輸入發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨方式、日期等信息，提交，系統(tǒng)會自動進(jìn)行記錄。此時，您將在拓步ERP系統(tǒng)內(nèi)部獲得信息，得知零件的狀態(tài)（此時這些零件的狀態(tài)會變成“在途”），以便在MRP中正確和監(jiān)控這些零件的狀態(tài)。
歷史查詢。供應(yīng)商可以登錄VG系統(tǒng)，在線查看所有歷史訂單、發(fā)貨情況、價格、數(shù)量、不合格和檢驗情況、退貨情況，等等等等。
好了，以上就簡單的說明了VG可以干什么。沒有很復(fù)雜，沒有很神秘。它一點(diǎn)都不花哨，也不吹噓概念，不忽悠用戶，僅僅是非常非常非常實用的功能，讓你的采購工作更加簡單、方便的實用功能。
管理VG用戶
要用VG，首先在拓步ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建VG用戶。可以在地址中選擇一些想應(yīng)用VG的供應(yīng)商，給他們創(chuàng)建一些用戶。簡單起見，可以每個供應(yīng)商創(chuàng)建一個用戶就行了。創(chuàng)建時，設(shè)置好用戶名、密碼等信息。同時，要填寫好該用戶的電子郵件。電子郵件比較重要，很多信息都要靠電子郵件進(jìn)行交流。什么？對方?jīng)]有電子郵箱？暈……那怕是不好辦了。
VG用戶登錄
把用戶賬號信息告知對方后，他就可以遠(yuǎn)程實用咱們家的VG系統(tǒng)了。注意：這個VG是給供應(yīng)商用的，但是確實咱們家的，不是他們家的。他們家不需要運(yùn)行拓步ERP系統(tǒng)系統(tǒng)，他們只需要有一臺能上網(wǎng)的電腦就行了。什么？他們家沒有寬帶不能上網(wǎng)？那……..費(fèi)勁了。什么？他們家沒電腦？…….那就別折騰了，建議不要繼續(xù)看下面內(nèi)容了。
對方在瀏覽器中輸入咱們家拓步ERP系統(tǒng)服務(wù)器的合適網(wǎng)址后，即可打開VG登錄界面。
選擇我們公司的服務(wù)器地址，輸入在拓步ERP系統(tǒng)系統(tǒng)中我們?yōu)樵摴⿷?yīng)商創(chuàng)建的VG用戶賬號，點(diǎn)擊“Login”按鈕即可成功登錄至VG系統(tǒng)。
注意：
目前還僅是英文界面。中文漢化要等后續(xù)版本進(jìn)行，別著急。
對于供應(yīng)商一側(cè)用戶來說，VG在瀏覽器中運(yùn)行，用flash技術(shù)，需要安裝flash插件。相信這對于大家都不是問題。
登錄進(jìn)去以后，可以看到VG的主要界面，類似如下。
在ERP中建立詢價單
對于我們來說，也許，第一步是詢價，也就是拓步ERP系統(tǒng)中的RFQ（Request for Quote）。創(chuàng)建RFQ后，在系統(tǒng)中，您可以看到，在界面右側(cè)有一個“建立消息”的按鈕。點(diǎn)擊它，就可以進(jìn)入VG詢價流程，把詢價單自動發(fā)送給一個VG的用戶手上（通過郵箱）。
在接下來的流程中，您可以對詢價的每一個貨品進(jìn)行注釋、價格（如果想寫的話）、數(shù)量、條款，以及特別要說明、備注等信息，列上去。然后，選擇一個VG用戶進(jìn)行發(fā)送（因為一個供應(yīng)商可能有很多人和你聯(lián)絡(luò)，他們可能在不同的分公司、部門，負(fù)責(zé)不同的產(chǎn)品銷售）。
在發(fā)送的時候，拓步ERP系統(tǒng)首先會把詢價單進(jìn)行打印（實際上是生成PDF文件），然后把PDF文件通過電子郵箱，通過附件的形式，發(fā)送到供應(yīng)商的用戶手上。
供應(yīng)商進(jìn)行報價
發(fā)送后，供應(yīng)商會看到什么呢？讓我們進(jìn)入供應(yīng)商的郵箱看看吧！
咦？一封郵件哦。客戶送生意來啦！馬上打開看看：
果然，一封熱氣騰騰、帶著客戶體香的詢價郵件出現(xiàn)了。郵件很簡單，具體內(nèi)容在一個PDF的附件中，可以打開看明細(xì)。什么？它打不開PDF文件？安裝一個Adobe Reader就行了，免費(fèi)的，應(yīng)當(dāng)不難吧。PDF已經(jīng)是比較國際通用的商務(wù)文件傳送格式了。
另外，點(diǎn)擊郵件中的一個連接“Click Here”，就進(jìn)入了咱們家的VG，他可以看到這個訂單的在線網(wǎng)頁了。
這時供應(yīng)商即可在線編輯填寫各詢價單項的價格信息以及備注等，上圖中的有顏色部分。供應(yīng)商填寫信息如下圖所示，完善后點(diǎn)擊“Submit” 按鈕，將報價提交。
議價
供應(yīng)商提交后，我們在系統(tǒng)中會看到其報價信息。
我們可以在這里決定，是接受報價，還是拒絕。如果拒絕，填寫信息，會繼續(xù)發(fā)送郵件，要求重新報價。如果接受，則可以直接點(diǎn)擊按鈕，生成訂單。
議價過程可能是一個長期、反復(fù)的過程。通過email、網(wǎng)頁和拓步ERP系統(tǒng) ERP，可以方便的在企業(yè)和供應(yīng)商之間搭建一個議價平臺。簡單、方便，所有信息都可以在ERP中記錄，方便信息管理、查詢、追蹤。
供應(yīng)商發(fā)貨
當(dāng)我們給供應(yīng)商下了很多訂單后，我們是不是就只能在家死等貨物送到大門口呢？發(fā)貨了沒有？哪天發(fā)的？我們看到采購部門的人一般都那個手機(jī)不停的吼，他們就是在吼這些事情呢！如果我們要求供應(yīng)商必須在線進(jìn)行發(fā)貨和信息更新，那不是節(jié)省了我們很多事情嗎？而且我們也可以知道貨物是還在生產(chǎn)，還是已經(jīng)發(fā)貨在途。
供應(yīng)商登錄我們的VG后，可以看到所有下達(dá)的、正在執(zhí)行中的訂單。如果要發(fā)貨，他可以勾選訂單、繼續(xù)勾選訂單項，然后輸入數(shù)量、發(fā)貨時間、發(fā)貨途徑等信息，進(jìn)行發(fā)貨。這個目的是：讓他們主動通知我們，是否發(fā)貨，發(fā)了什么貨，發(fā)了多少，什么時間發(fā)的，什么方式，多少天到，裝箱單情況，發(fā)票情況，等等。另外，供應(yīng)商也可以通過點(diǎn)擊形式發(fā)貨單中的“Box”標(biāo)簽頁添加集裝箱的尺寸等詳細(xì)信息。點(diǎn)擊“Update”按鈕，更新集裝箱尺寸信息；點(diǎn)擊“Delete”按鈕，刪除該集裝箱；點(diǎn)擊“Add”按鈕，添加新集裝箱。
一旦物品發(fā)出，在我們的拓步ERP系統(tǒng)中，這些訂單的零件就會立刻反映出“現(xiàn)在有多少零件在途”。
為什么要讓供應(yīng)商做這些操作呢？道理很簡單：因為我們想省事。別忘了同志們，我們是客戶！我們可以要求供應(yīng)商“為我們工作”，而不是“我們?yōu)樗ぷ鳌薄Ｗ屗麄冎鲃拥匿浫牒途S護(hù)信息，豈不是比我們自己錄入更好？例如詢價單，如果不用VG，你在拓步ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建詢價單，是不是要打印出來傳真給供應(yīng)商？供應(yīng)商拿一直鋼筆填寫好了信息，傳真回來，你是不是要打開拓步ERP系統(tǒng)，一條一條的把報價價格錄進(jìn)去？你是想自己做這個工作呢，還是想通過VG，讓供應(yīng)商替你做這個工作呢？相信咱們都不傻，會作出英明的選擇。
接下來，當(dāng)貨物到了我們公司門口，之間入庫后，我們就可以在系統(tǒng)中確認(rèn)收貨，整個采購過程就結(jié)束了。如果順利，所有零件都合格，你甚至不需要做什么收貨的錄入工作，點(diǎn)幾下鼠標(biāo)，貨就都進(jìn)去了。方便吧？
供應(yīng)商單據(jù)查詢
VG系統(tǒng)提供只針對該供應(yīng)商的不合格報告單報表與退貨單報表，這樣供應(yīng)商可以根據(jù)跟進(jìn)單據(jù)，提高供貨質(zhì)量。例如，這個供應(yīng)商的不合格報告單、退貨單，等等。
好了，整個VG的大體功能就是這些了。沒有什么驚天地、泣鬼神的new feature，沒有什么眼花繚亂、目不暇接的精彩界面。但是，我敢說，所有類型的企業(yè)，不論大小、無論什么行業(yè)，只要你有采購業(yè)務(wù)，你就會愛上它，我們壓箱底兒的好東西之一：“供應(yīng)商在線”——VG模塊。
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本文標(biāo)題：拓步免費(fèi)ERP軟件大劇透之三：供應(yīng)商在線模塊讓采購也瘋狂
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