固定資產是企業賴以生存的物質基礎，是企業產生效益的源泉，固定資產的結構、狀況、管理水平等直接影響著企業的運營與發展。對于大型上市公司而言，涉及的固定資產價值上百億元，資產條目數萬條，只有科學管理和正確核算固定資產，利用簡便、高教的管理手段，才能促進企業正確評估固定資產的整體情況，提高資產使用效率，降低生產成本，保護固定資產的安全完整，實現資產的保值增值，增強企業的綜合競爭實力。
一、通過固定資產主數據提供詳細的管理信息
l.創建并維護完整的固定資產主數據，提供詳細的固定資產管理信息
ERP系統中引入了固定資產主數據的概念，每一項具體的固定資產都是一條固定資產主數據。固定資產主數據囊括了其所有的管理信息，包括固定資產名稱、規格型號、數量、計量單位、生產裝置、成本中心(決定折舊費用的歸屬)、所在地點、經濟用途(生產用、非生產用、租出、未使用、不需用、融資租入等)、技術狀態(設備運行情況)、資產類別、設計能力、主要技術參數、使用單位、產權歸屬、制造商、使用年限、折舊碼等等。
只要資產管理人員實時根據資產變動情況對主數據進行維護，就可以隨時查詢全部資產主數據。也可以根據管理需要按照生產裝置、成本中心、資產所在地點、經濟用途等限定性條件進行查詢，為實物管理提供有效的資產價值信息及管理信息。譬如，資產管理人員能隨時從ERP系統中查詢資產的運行情況，是完好運行還是帶病運行、待修狀態、封存、閑置、備用、待報廢狀態，為設備管理決策提供第一手資料，提高固定資產管理效率，調配盤活閑置設備。
2.固定資產分類的功能
為了便于固定資產的管理，上海石化在ERP系統按照固定資產的性質分為油氣資產、房屋建筑物、油氣集輸設備、運輸設備、機器設備、其他設備六大類。創建任何資產主教據，都必須選擇其所屬資產分類，系統則根據資產分類生成唯一的順序性資產編碼。這樣，只要根據固定資產編碼便能確認該項固定資產的類別。
3.通過固定資產折舊碼保證折舊計提方法的正確性
ERP系統中通過每條固定資產主數據——“折舊碼”字段來確定不同的折舊方法，從而一一對應實施到具體的固定資產上，保證了折舊計提的正確性。
二、固定資產管理與會計總賬的自動集成
上海石化在實施(SAP)ERP系統以前，沿用的是浪潮固定資產管理系統和會計核算系統。這兩套獨立的系統自成體系，在固定資產管理系統中對固定資產明細作的任何變動均需在會計系統中另行手工制作會計憑證。而ERP系統將固定資產管理系統與固定資產核算系統無縫集成一體，達到了物流信息與資金流信息的集成，使得各項經營業務的財務信息能及時準確地得到反饋。實時處理固定資產管理信息，不僅減少了財務人員的工作量，大大減少了人為的錯誤和遺漏，還能對固定資產資金的來龍去脈進行掌握、追蹤。
固定資產管理人員在創建資產主數據選擇不同的資產分類時，ERP系統通過后臺配置的科目定位碼將不同類別的資產定義到相應的原值、累計折舊和折舊費用等總賬科目。會計人員通過耐明細資產編號的購置、報廢、計提折舊、轉移等操作就能輕松實現了總賬科目金額的實時更新，真正實現同定資產管理系統與會計總賬的自動集成。
三、固定資產的日常業務及動態查詢管理
1.固定資產購置費用的控制
固定資產單位價值較大，如何才能保證同定資產購置費用控制在下達批準的預算范圍內，符合固定資產內部控制和業務流程。ERP系統提供了兩種高效的控制手段，即投資訂單功能和項目管理模塊。
一種是利用投資訂單功能。在固定資產轉資以前的在建工程階段，即對每項在建工程確定一個投資定單號。通過對投資訂單下達預算額，從而達到對固定資產項目的成本支出進行實時監控。
財務部門對在建工程費用支出達到預算的95％時，系統會自動發出警告信息，提示操作者預算快耗盡；當費用支出超過預算時，系統不再允許會計憑證過賬。
另一種是功能強大的項目管理模塊。項目管理模塊對投資訂單的功能進行了深化和細化，更適合管理大型項目。由投資管理部門負責下達項目的明細預算，實時控制項目的進展實施情況，確保固定資產投資費用嚴格控制在批準的項目預算范圍內。
2．固定資產變動業務的操作
在ERP系統中，資產管理人員能夠方便地完成固定資產的變動業務處理，包括新增固定資產、報廢固定資產、資產的合并拆分等。既可以針對單條的固定資產主數據進行購置、部分報廢、全部報廢，將資產價值部分或全部傳輸到其他資產上，也可進行批量處理，一次性完成數條資產的價值變動，大大減輕了財務人員的工作量。
3．固定資產折舊計提及預測
ERP系統能夠根據維護好的固定資產的折舊碼(即確定的折舊方法)和使用年限、資本化日期準確地計算出每條固定資產應計提的折舊。資產管理人員月底運行計提折舊的事務代碼，系統就會自動計提每條固定資產的折舊，并根據固定資產分類、成本中心生成折舊計提的會計憑證，大大提高了工作效率與工作的準確率。
ERP系統還提供了強大的折舊預測功能，能夠快速地模擬下月甚至下年度的資產折舊，為企業成本預算提供了準確的測算信息。
4．固定資產變動的全方位多角度追蹤查詢功能
固定資產管理在ERP系統中實現的目標是把傳統的賬務處理同發生賬務的事務結合起來，不僅反應賬務的原值、凈值、累計折舊等資金現狀，而且可以追蹤查詢到資金的來龍去脈，全方位反映固定資產資金的變動明細。
因此，固定資產管理人員可以通過資產主數據穿透查詢其發生的任何業務變動，從其前期購置業務追蹤到報廢業務、清理費用的收取。對上述費用通過ERP系統進行全面綜合考慮，不僅能確定固定資產壽命周期的最優費用方案，而且能夠進而達到理性配置企業資源，實現企業成長的目標。
管理人員還可以利用ERP系統強大的查詢功能，全方位多角度地查詢增加、減少變動的固定資產明細，資產主數據的歷史變動狀態等固定資產變動信息。這些多層次全方位的查詢功能能夠滿足不同使用者的信息需求，從而優化改善固定資產管理的業務流程，提高固定資產管理的效率，加強對固定資產的全局管理和控制。
四、利用ERP系統加強固定資產管理的規劃
1．集成固定資產主數據與設備主數據，并利用實施條形碼技術
目前，上海石化正致力于充分利用ERP系統的設備維護管理模塊，計劃將固定資產模塊與設備維護模塊關聯起來。第一步，制訂固定資產目錄，規范固定資產類別，大型生產企業的固定資產種類繁多，為了減少人為判斷固定資產類別出現的偏差，按照生產裝置、設備性質制定固定資產目錄，規范固定資產類別是必要的。第二步，實現固定資產主數據與設備主數據的關聯，將固定資產與設備主數據一一對應。即可以清楚地查看到該固定資產由哪些設備組成，以及設備的性能、位置、功能信息等，進一步實現企業資產、設備信息資源的共享，讓企業各級資產管理人員從中找到可利用的固定資產信息資源。第三步，就是利用ERP系統里的固定資產及設備主數據開發條形碼技術。
由于目前ERP系統里的資產、設備主數據都是手工采集信息而成，易出現信息維護更新不及時或人為因素導致不能真實全面反映實物資產信息。而實施條形碼技術后，以條碼作為資產的身份證，可以對資產進行全生命周期跟蹤管理。
借助具備條碼掃描功能的手持終端，進行現場數據的采集、錄入、對比和進行設備屬性信息變化的更改，如設備狀態等，資產管理人員將在第一時間和現場發現錯誤，避免設備漏檢、錯檢，將錯誤的發生率降到最低；并能實時維護ERP系統內的資產主數據，真正做賬實一致。
2．其他需完善之處
目前上海石化運用的ERP系統也并非萬能的，仍存在不能滿足企業的管理需要之處，需進一步完善。譬如，原先的浪潮固定資產系統能夠自動集成資產類別與對應的折舊年限，即創建資產主數據選中資產類別后，系統便能自動匹配生成其對應的折舊年限。而在ERP系統中，尚不能實現這個自動匹配功能，仍需手工輸人折舊年限，故仍需開發第三方程序接口來實現資產類別與折舊年限的匹配集成，減少手工輸入的差錯率。
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本文標題：利用ERP系統強化固定資產管理
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