0 引言

    用IT技術和先進的管理思想改造企業，是當前提高企業競爭力的關鍵。ERP是20世紀90年代出現的一種先進的管理理念和管理技術。ERP將企業資源進行整合管理，對企業流程進行重組，提高企業的管理水平。但是企業實施ERP成功的不多，據有關調查報告顯示，國內企業成功實施ERP的不足三分之一。造成這種局面有多種原因，其中企業基礎管理工作不到位，ERP實施方和客戶在基礎數據上協作失敗，導致后續工作無法開展，系統癱瘓，是一個重要的原因。筆者參加了大型ERP項目——武漢船用機械廠WMMS項目的實施工作，該項目取得了良好的實施效果。本文從基礎數據規劃和整理的角度出發，研究ERP的實施問題

1 基礎數據整理規劃

    企業實施ERP“三分技術，七分管理，十二分數據”。ERP系統是一個嚴密的管理系統，系統性能，以及數據處理的準確性、及時性和可靠性是以各業務環節數據完整和準確為基礎的。基礎數據對系統至關重要，它是ERP各模塊運行的基礎，系統的大多數業務處理都依賴于它們，如果這些基礎數據殘缺不全或不規范，系統的運行將寸步難行。

    然而，國內企業多年來實行的是較為粗放的生產管理方式，企業基礎管理工作落后，其基礎數據有如下特點：數據不完整，不準確，對于許多關鍵的數據企業沒有完整的記錄。比如，各零部件的制造提前期、采購提前期沒有一個準確的數據，尤其是采購提前期沒有歷史記錄資料，也沒有制造經濟批量和采購經濟批量的概念。很多零部件的工藝標準、成本標準、損耗標準均制定于七十年代，早已不能適應現在的市場情況；數據冗余大，各部門數據之間沒有共享性，同一數據在各個部門的屬性不一致，統一起來難度很大。

    因此，ERP實施的基礎數據工作數據量大，涉及面又廣，覆蓋了企業大多數生產經營要素如產品結構、工藝、工裝、定額、各種物料、設備、質量、財務、工作中心、人員、供應商、客戶等；涉及到企業生產、財務、采購、技術等各個部門；基礎數據格式不一，有文本格式，數字格式，圖形格式，甚至還有多媒體數據，各個數據類型在屬性上也有不同程度的差異。數據整理要滿足ERP 系統的格式要求，確保其正確性、完整性和規范化。所以，基礎數據需要ERP 實施方和企業客戶方投入大量的資源（人、財、物、時間、精力），做好數據規劃和整理工作，同時建立健全相關數據管理制度，從管理、制度、技術、組織上對基礎數據的科學性和長期性予以保證。

    1.1 成立ERP實施項目數據規劃小組，規劃企業工程數據

    ERP實施方與客戶聯合成立ERP 項目實施數據規劃小組，從組織上保證數據規劃工作的進行。該組織主要由企業ERP 職能部門業務人員組成，吸收各個相關部門參加，處于ERP 項目實施負責人直接領導之下，在系統實施方協助下開展工作。數據小組的主要職責是負責ERP 系統編碼體系的建立與維護，整理、規范企業工程數據，保證基礎數據的規范性和準確性。實施方要針對企業的特殊情況，建立完善企業工程數據庫，協助企業組織、錄入、維護數據，并協助企業制定一套完整的數據管理制度。建立完整的基礎數據規范和業務管理規則是實施ERP 的重要保證。

圖1 ERP實施項目數據規劃小組結構圖

    工程數據庫是企業基礎數據的主要組成部分，需要統一規范大量的數據，主要涉及到的有：①物料清單（BOM）；②材料定額數據庫；③ 物料（供應）庫數據庫；④工藝路線定義數據庫；⑤ 工序定義數據庫；⑥加工中心定義數據庫；⑦ 工時定額數據庫；⑧計劃數據庫（生產計劃、供應計劃、加工計劃、采購計劃、車間作業計劃、工序計劃）；⑨各類統一編碼數據字典（客戶數據、供應商數據、人力資源數據等等）。

    工程數據庫的建立是ERP 正常運行的必要信息環境，必須做到以下工作：

    ①對各個數據必須制訂符合ERP 需要的規范化標準；

    ②對各數據按照規范化標準進行整理、加工；

    ③開發專用工具，對數據進行處理并輸入到計算機上的數據庫中；

    ④開發專用工具以對數據的合法性、正確性進行檢驗；

    ⑤開發專用數據維護工具，對數據進行更改、刪除、備份等。

    建立工程數據庫，可以從選擇一個成熟產品入手，然后根據實際操作的經驗予以推廣，并制訂詳細的工作計劃，逐步建立企業標準的工程數據庫。工程數據庫建好以后，還需隨著產品的改型而變化，同時要及時將新產品導入工程數據庫中。

    1.2 建立一套科學的編碼體系

    建立編碼體系的工作由數據小組中標準化部門牽頭，聯合技術設計部門、生產計劃部門、物資采購部門等業務部門制訂符合企業要求的編碼體系。編碼體系的建立應該遵循以下設計原則：

    ①信息分類編碼體現科學化、標準化、規范化、合理化；

    ②參照國家標準中有關分類標準體系；

    ③參照企業原有編碼體系，盡量考慮企業的習慣。這樣便于企業生產活動的延續性，也有利于數據的整理工作；

    ④保證編碼的唯一性、可擴展性和方便性。

    物料的編碼是編碼體系中最為重要也最為復雜的，它是工程數據庫建立的基礎，要保證物料數據的統一維護、集中管理。要確定物料的編碼方案，必須首先確定物料的分類。物料一般分為自制件和采購件。采購件的分類可參照國家制訂的有關分類標準，具體編碼可采用樹式結構或混合式結構，混合式結構優點是編碼長度一致，便于擴展。它一般由大中小類+順序號組成，如某種規格的大型型鋼的物料編碼為A0101-00007，其中A01類為型鋼，A0101為大型型鋼。自制件一般有圖紙和加工工藝，可采取與采購件不同的編碼方式。由于自制件的圖號具有唯一性，為方便生產，可帶入部分圖號的屬性，然后加上順序號。物料編號的功能就是唯一識別這個物料，而不是描述該物料的任何屬性，物料屬性作為重要信息會與物料編碼相對應，即物料編碼會跟隨著其對應的名稱、規格、材料、圖號等，因此物料編碼不需要包含太多的屬性信息。數據編碼中一般使用的字符為A-Z、0-9和連接符（-）。

    編碼體系建立后，必須進行嚴格測試才能定版：首先建立測試規則，明確測試程序和測試人員。選用具有代表性和廣泛性的數據，例如把歷史數據從老系統中導入新系統中，或者錄入部分數據，對編碼體系進行試用，試用過程中檢驗編碼體系的完整性和可擴充性，重點考察編碼體系設計的當前極限容量和未來可能容量之間的關系，修改直到適用為止。編碼體系建立后，由各部門認可后，經企業負責人批準即可作為企業標準進行推廣應用。

2 基礎數據整理實施

    ERP項目實施在建立完善工程數據庫和科學的編碼體系，完成基礎數據規劃工作后，便進入了基礎數據的整理階段，該階段任務包括整理錄入基礎數據和工程數據導入ERP系統。

    2.1 整理錄入初始化基礎數據

    基礎數據的整理初始化是ERP實施的重要環節，初始化數據包括系統參數、靜態數據和期初數據。系統參數和靜態數據根據不同的軟件，其格式和內容有較大的差異，一般包括：物料數據、供應商,客戶數據、計量單位及轉換信息、會計科目表、會計期及制造期、物料成本及價格數據、各種處理代碼等等。期初數據主要包括：庫存結存、車間在制品、科目余額、應收余額、應付余額、未發貨的銷售訂單、未到貨的采購單等。數據初始化要注意：①系統參數由核心成員負責，對其進行設置的時候，應該先形成文檔，經審核后再輸入到系統中，每次修改時注意關聯影響并做好更改記錄；②靜態數據的完整性由于企業管理方式以及管理水平的不同而存在著較大的差異，對于靜態數據不完整的企業，必須規定格式進行收集，對于已有靜態數據的企業須按照ERP軟件的要求在系統實施方的指導下重新整理；③期初數據處理時要考慮期初數據的截數點和時間差，如應收、應付的結賬日期可能與庫存的結賬日期有差異；④數據初始化過程中，必須安排好工作進度，特別是期初數據的歸集錄入工作，防止拖拉，影響系統實施總體進度。

    物料數據的整理是整理工程數據的前提，包括給企業范圍內的原材料、外購件、毛坯、零件、部件、產品等所有物料編碼，以及將編碼錄入計算機。同時，將物料的各種屬性一并錄入，該項工作一般安排在采供部門進行。物料數據整理時，要重視BOM表的結構和數據準確，不能認為BOM表的對錯是技術部門的事情，企業的制造、成本、采購、銷售都離不開BOM。對物料數據的整理應做到既能為各使用部門提供相應的管理信息，同時又不造成數據的冗余。物料體系的建立成為全廠所有部門物料信息共享的標準。

    物料數據信息的維護可以分配給不同組織結構單元，例如：將產品的一般信息，如產品編碼，產品的多語言描述等信息，維護在整個企業范圍內，保證在該范圍內的唯一性；將物料的MRP與采購信息維護在部門一層，以保證不同部門之間對數據處理的不同特性要求；將物料的銷售信息維護在銷售范圍中，以體現不同銷售范圍對銷售策略的不同要求等。客戶和供應商數據整理要實現對客戶,供應商的唯一性管理，為后期的業務統計與財務分析提供真實準確的數據基礎，并為在流程規范中實施信用管理作好準備。

    接下來進行工程數據的整理，這項工作通常在設計技術部門進行，其主要內容包括：將已完成設計任務的產品重新歸整一遍；將設計圖中涉及的原材料、外購件、毛坯、零件、部件、產品、設備等均對應到已整理好的物料，即給出相應的編碼，對應不上的可以新編物料號，然后再作對應。這樣，設計圖上引用的物料都有了編號。

    由此可見，編碼體系在工程數據整理前的數據規劃階段必須深入到技術設計部門，一方面，設計圖紙引用的物料應有編碼，便于通過接口程序導入ERP系統，另一方面，進行產品設計時可通過ERP系統的相關查詢工具，直接查詢并引用ERP系統中的物料編碼。

    工程數據的整理錄入要求完整，即輸入一個產品，則與此產品對應的產品結構、工藝路線、消耗定額、工時定額、定額成本等都應輸入，否則數據殘缺不全，沒有使用價值。值得注意的是，工程數據的整理離不開設計技術人員的直接參與，只有他們才能確認涉及的物料究竟該對應哪個標準物料，才能保證最終的結果達到理想的準確率。

    2.2 工程數據導入ERP系統

圖2 PDM與ERP的集成

    先將所有產品設計和工藝設計應用系統集成到一個PDM 中，使數據資源更加透明地存放，通過提高數據質量而使數據資源的檢索更加便捷，然后在PDM和ERP 之間進行接口設計，將用于進行產品數據管理的技術信息系統與用于進行企業資源計劃管理的管理信息系統集成在一起，使工藝信息能通過規范的方式轉換為制造信息，從而直接指導生產和采購。PDM和ERP 信息轉換流程如圖2所示：層，利用統一的用戶界面，對數據和過程進行管理，并對所有用戶的數據存取進行控制，在產品設計和工藝設計過程中，步驟均按標準化進行處理，PDM利用ERP 中的物料編碼、設備編碼、工具代碼等信息，這樣，才能使源頭數據在后續具有充分的可利用性。接口層含有工程配置處理過程，將工藝信息轉換為工程制造信息，要求從PDM來的數據以及ERP運行數據要規范。相對于工藝信息而言，制造信息的組織更針對具體的工程項目。

    在ERP層，利用工程制造信息，去生成加工作業計劃和物料采購計劃的原型，通過任務分解，加入計劃期，就可直接作為執行層運作的依據。

3 基礎數據規劃和整理結果的評估以及數據規范和管理制度建設

    基礎數據規劃整理完畢后，即開始進行ERP各個模塊的配置。如果基礎數據工作做得不好，ERP系統就進行不下去。基礎數據做的好，系統就可以繼續順利實施，所以，要對數據規劃和整理結果進行評估，系統實施方要協助企業制定一套完整的數據管理制度，包括基礎數據和業務管理規則，工程數據庫的管理與維護制度等。

    一些通用的數據，如物料編碼系統、倉庫庫位、供應商及客戶等等，這些工作需要企業內部首先建立一個登錄的規則，然后才可以建立數據。比如，增加一個新的物料或物料單，必須由生產技術部填寫業務聯絡書，才可以由相關職能部門錄入。增加一個客戶，必須由銷售人員填寫新客戶登記表，將各相關信息填入由相關職能部門錄入。零件報廢必須填寫報廢單才可以作庫存調整等等。只有建立好完整的基礎數據和業務管理規則，才能保證ERP能夠有效地實施。

    企業要將數據管理制度納入企業的管理體制中，定崗定則，配備高素質隊伍，使企業數據始終保持良好的準確性，持續支持ERP在企業的良好運行。

4 結論

    ERP是提高企業競爭力的重要手段，基礎數據對ERP的實施起著舉足輕重的作用。精心做好基礎數據的規劃和整理工作，建立完整的工程數據庫和科學的編碼體系，細心整理錄入數據，并且建立相應的數據管理制度，將極大提高ERP在企業實施的成功率。
 

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本文標題：ERP實施中的數據規劃和整理

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