20.1 數據準備
在前面的章節里，我們曾經說過：基礎數據薄弱、基礎數據量龐大等是我國企業實施ERP難以獲得成功的重要因素。有效實施ERP，一定要投入足夠的人力，重視基礎數據的整理、修改和完善工作�；A數據量大，涉及面又廣，如產品結構、工藝、工裝、定額、各種物料、設備、質量、財務、工作中心、人員、供應商、客戶等。有時為了核實一個數據，需要訪問多個部門，多個人。數據整理要滿足軟件的格式要求，并確保其正確性、完整性和規范化�；A數據不正確、不完善，無法有效運行ERP軟件。
一、數據規范與準確性
ERP一種管理信息系統，要進行大量的數據處理；因此，要求數據必須規范化，或者說必須有統一的標準。數據規范化是實現信息集成的首要條件。 ERP對數據的另一個要求是數據的準確性。規范化是準確性的前提，沒有規范就談不上準確。數據的及時性、準確性和完整性計算機輔助企業管理的基本要求。這里，“及時”指必須在規定的時間進行和完成數據的采集和處理；“準確”就是必須去偽存真、符合實際；“完整”是指要滿足系統對數據項規定的要求，沒有疏忽遺漏。軟件的功能再強，也難以分辨數據的真偽，最多只能做些邏輯判斷；如日期的先后、字段或數字的位數、是否大與或小于某個值等。人們常說，“對計算機講假話，你得到的回答只能是廢話”。數據不準是推行ERP失敗的重要原因。因此，企業在推行ERP之前，一定要下決心，以嚴肅認真的態度，采取必要的錯施，保證各項數據的準確與完整。數據準確從廣義上講還有合理性的含義。在錄人數據之前，應先運用工業工程學的原理．如工作分析、物流與設施布置、激勵原則等對輸人數據的合理性做一番香驗證。 通常，我們把各種管理數據歸納為三類。
1、靜態數據（或稱固定信息）。一般指生產活動開始之前要準備的數據，如物料清單、工作中心的能力和成本參數、工藝路線、倉庫和貨位代碼、會計科目的設定等。我們所處的客觀環境是在不斷變化的，因此，所謂靜態也是相對的；就是說，即使是靜態數據，也要定期維護，保持其準確性。系統運行時，訪問靜態數據一般不作處理。
2、動態數據（或稱流動信息）。一般是指生產活動中發生的數據，不斷發生、經常變動。如客戶合同、庫存記錄、完工報告等，一旦建立，就需要隨時維護。
3、中間數據（或稱中間信息）。中間數據是根據用戶對管理工作的需要，由計算機系統按照一定的邏輯程序，綜合上述靜態和動態兩類數據，經過運算形成各種報表。它是一種經過加工處理的信息，供管理人員掌握經營生產狀況、進行分析和決策。如主生產計劃和物料需求計劃都是根礙靜態和動態數據加工處理后生成的中間信息。管理軟件功能的強弱，往往體現在它能提供多少有用的中間信息。如果人們對ERP原理理解得比較透徹，報表又設置得合理，就能有效地發揮這些中間數據的作用。
ERP是一種人機交互式的管理信息系統，它不是一個自動優化系統，它提供信息的價值在于人們能利用它作出正確的決策或作為優化的依據，來指導管理工作。正確及時的信息是一種非常寶貴的資源，其特點是：越是充分利用，價值就越高；不用，就毫無價值。 在一個管理信息系統中，靜態和動態數據是輸人數據，中間數據是經處理后的輸出數據。如果輸人的數據是不可靠的，那么加工處理后的中間數據也是不可信的，不可能用它做出正確的決策。一項中間數據的生成，需要依據多個部門提供的靜態和動態兩類數據，體現信息集成。國際上對實施ERP的企業進行考核評級時，把企業分為A、B、C、D四級，數據準確性是考核的主要內容。
二、主要輸入數據
運行ERP系統必須先建立一系列數據，這對任何ERP軟件幾乎都是相同的，已形成一種標準。ERP這套成熟的規范化數據，對應用計算機輔助企業管理帶有普遍意義。 主要基本數據的相互關系及輸入順序見圖4.4.1。
圖4.4.1 基本數據相互關系及輸入順序
這些數據可分為以下幾種主要類型：
1、物料與產品信息（圖中第4行）。產品信息是通過物料清單來描述的。物料清單中所涉及的物料，都必須建立文檔，也就是物料主文件（Item Master 或 Part Master）。一種物料可能用于多種產品，但主文件只有一份。這就象企業里員工可以在部門問調動，但必須有一份檔案。在建立物料主文件之前，要對每個物料進行編碼，規定物料號；還要按照軟件的要求，確定所有物料的類型和分類。
2、能力信息（圖中第2行）。物料計劃要與能力計劃相伴運行，占用能力資源是通過工藝路線文件及其時間定額來確定的，在ERP系統中主要的能力資源是工作中心，工作中心又是屬于某個車間或部門的，要事先定義。各種作業活動只能在工作日進行，必須設定各種用途的工作日歷。
3、庫存信息（圖中第5、6兩行）。運行物料需求計劃必須知道物料的可用量，各種物料按照定置管理的要求必須有存放地點，也就是倉庫與貨位。
4、財務信息（圖中第3行）。ERP要實現物流與資金流信息集成，每種物料要有對應的會計科目。為了控制成本，要對分廠、車間、部門或工作中心設置利潤中心或成本中心。
5、需求信息（圖中最下一行）。所有計劃都是為了滿足市場需求，必須先有需求信息（包括預測和合同以及企業內各部門之間的需求等）才能編制生產計劃。
6、供需方信息（圖中最上一行）。系統執行采購作業，必須先建立供應商文檔；執行銷售作業，必須先有客戶信息。 可以看出，以上這些信息，都是運行MPS/MRP系統不可缺少的必要信息。這些信息中，1、2、4、6和3中的倉庫與貨位是靜態信息，其余為動態信息。動態信息一般在建立產品信息之后建立。有些靜態信息本來是企業的基礎工作，在系統安裝之前就可以著手準備。 每項數據除明確定義外，還要注意它的字符類型以及字段長度。字符類型通常分三類： 1、字母數字型（Alphanumeric）。由任意字母、數字或符號（鍵盤上的符號）組成，如物料號的代碼；通常用“A”或“A，n”（n為位數）表示； 2、整數型（Integer）。無小數的數字，如物料的件數；通常用“I”或“n，0”（n為整數位數）表示； 3、實數型（Real）。有小數的數字，如金額數；通常用“R”或“nl，n2”（n1，n2為小數點前后數字的位數，或總位數與小數位數）表示。 以上各種數據信息，有些同現行管理所用的數據可能會有一定出入，有的需要適當加工，有的則要分析后才能確定。對有些企業，準備規范化的數據會有相當大的工作量，但是，這些規范化的數據對一個管理信息系統是絕對必要的。只有用積極的態度及早動手準備，才能為實施ERP打好基礎，并縮短實施進程。
上述信息數據中有些用到的詞匯，是工業工程學中常用的術語，在國外已相當普及，為人們所熟知，但在國內對其中有些術語的定義可能并不十分明確，只有明了各種信息數據的定義及其作用才能正確設置。
三、數據準備
在運行ERP系統之前，要準備和錄入一系列數據。只有在充分理解了ERP原理、方法，并經過軟件應用培訓后才能開始。必須正確理解了各項數據的定義、概念、作用和要求后，才能開始準備數據，避免或減少由于理解錯誤造成的返工。數據準備包括數據收集、分析、整理和錄入等項工作，一般有3種情況：
1、 現成的數據。多為現行 管理中用到的數據，不許過多的加工就可以使用。如零件圖號、材料消耗定額、供應廠商紀錄等；
2、 要加工的數據。線有數據需要重新分解或組合的。如工時定額要轉換為題前期的時間構成，補充排隊時間、傳送時間，在現有零件明細表、工藝過程卡和材料消耗定額的基礎上建立產品結構圖和物料清單等。
3、 要研究確定的數據�，F行管理中沒有用到的數據，如各種編碼（如物料號、類型碼、分類碼、車間或部門代碼、工作中心的劃分和編碼、倉庫、或為、各種會計科目、計劃員、采購員、銷售員等的代碼）、標準成本、間接費率、批量規則、安全庫存和定貨量調整因素等。有些數據需要組織幾個部門參加共同商定，如物料號。 上述各類數據中的靜態數據在軟件安裝之前就著手準備，有些數據則要根據軟件的具體要求來確定，甚至有一些數據要在模擬運行之后，才能逐步完善。數據準備的工作量是很大的，要動用一定的人力，要由各個部門的配合。統一現有的數據，使之規范化，是實施ERP系統的一筆投資。為了使軟件一旦安裝后能很快的投入運行，一些基本的ERP需用的數據準備工作，應在軟件公司或咨詢公司專家指導下提前進行。 國內外經驗表明，在物料清單、工藝路線和庫存紀錄3項數據的準確度小于90%時，先不要運行MRP，否則只會是笑話和矛盾百出，使人們喪失實施ERP系統的信心。一旦人們失去了對系統的信任感，要扭轉人們的心理狀態要花費成倍的精力，甚至得不償失。因此，要提倡“開始一次就把工作做好”。對這3項數據的準確度可用業績評價中的有關方法先行考核。
四、編碼案例
下面我們介紹某企業采用的編碼方案，供參考。
1、編碼原則 一個好的編碼體系應該具有以下特征：
包含有盡可能多的信息，通過編碼能對該設備有一大概了解，能很方便的根據編碼進行分類查找；
開放性今后將有新的設備加入進來要留有發展余地；
通用性就設備管理而言，所有其它屬性都是依附于設備的，編碼應體現出以設備為中心的特點；
盡可能少的數據冗余，在基礎數據建立是重復信息是不可避免。
2、設備類型編碼方法 如何進行編碼才合理呢？基本思路是基于同類設備具有相同或相近的屬性，因此，將所有設備進行分類分別進行編碼。以三位字符（0－9，A－Z）為編碼，分別代表一、二、三類。一類編碼的后兩位是零，二類編碼后一位是零，它們所代表的是某一類設備。
例1： 編碼為b00，可看出是第一類比如說是電器類，它們的共同特點是帶電，可能會采取類似措施。
例2： 編碼為b10 二類 電器類下的電機。 第三類編碼則是指具體設備，確定為同一類具體設備的原則是具有相同或相近的操作描述、故障描述、安全措施……。
例3： 編碼為b1a 三類 電器類下的電機類下的小型電機。 這樣我們可以實現以設備類型編碼為查詢主鍵的編碼體系。
3、相關編碼方法 確定了設備類型及其編碼之后，其它編碼規則如下：
設 備 編 碼： 設備類型編碼+順序號
作業計劃編碼：設備類型編碼+順序號
安全計劃編碼：設備類型編碼+順序號
故 障 代 碼： 設備類型編碼+順序號
4、這種編碼體系的優點
只要查找到設備以后，與其相關的作業計劃、安全計劃、故障代碼就很容易找出；
新內容添加以后自動的建立了聯系，無需專門的關聯；
保證輸入的數據被最有效的利用起來，減少了數據的冗余度和輸入的工作量。
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