1 3C分銷企業OA建設的背景和目標
1.1 3C分銷企業OA建設的行業背景
3C分銷企業主要指從事計算機(Computer)、通訊(Communication)、消費類電子(Consumer electronics)產品批發銷售的行業。國內計算機產品分銷企業的典型代表為神州數碼、英邁國際等主要銷售產品為PC機、服務器、筆記本電腦等：通訊分銷企業以天音通信、中郵器材為代表，主要從事手機及周邊產品銷售。這兩類分銷企業同時也銷售IPAD、數碼相機、攝像機等消費類電子產品。目前3C分銷行業面臨的最大挑戰是高成本，低利潤的行業環境以及同行之間的激烈競爭。第二大挑戰是廠商、移動運營商渠道的扁平化以及將分銷商作為資金物流平臺，進一步擠壓分銷商的利潤空間，對分銷企業運營效率和成本控制提出嚴峻考驗。第三大挑戰是面臨低成本的B2C網上銷售、電視購物等新興模式的競爭。
面對此市場環境壓力，3C分銷企業建設辦公自動化系統(Office Automation system簡稱OA)主要目標是提高內部信息溝通共享、優化運營流程、降低運作成本。
1.2 3C分銷企業OA建設目標
3C分銷OA主要涵蓋兩個方面的功能：信息管理和工作流。信息管理具體包括企業信息發布、查詢、信息沉淀和分類管理等功能，逐步建設成為企業的內部信息交流平臺：工作流模塊主要包括流程申請、流程審批、流程查詢以及企業流程分析報表等功能，成為承載企業內部流程流轉的平臺。因此OA的建設目標就是成為企業信息和流程管理的統一平臺。
2 3C分銷企業OA選型關鍵要素和評價方法
2.1 OA選型關鍵要素分析
通過對OA的建設目標分析，我們可以看出無論從用戶數還是使用頻率OA都是企業應用面最廣的系統，因此系統的穩定性、運行速度和界面友好性是選型的第一要素。隨著企業流程的逐步成熟固化以及需要管理的內部信息范圍拓寬，OA建設也是一個長期和不斷完善的工作，這就對OA的工作流平臺以及信息管理平臺的開放性、提出較高要求。
OA建設不僅僅是一個技術性平臺搭建，更重要的是企業流程梳理和信息管理的知識輸入過程。我們在選擇技術方案的同時，也要關注供應商的選擇。供應商選擇的首要標準是其在分銷行業的實施經驗和系統集成能力，必須有同行業的成功用戶和良好口碑。
成本是OA選型需要關注的另一要素，除了考慮項目當期顯性的成本投入，還需要考慮未來系統維護成本，軟件升級費用，網絡帶寬等長期隱性成本。
2.2 OA選型評價方法
根據上述OA選型評價要素的分析，分銷企業可以制定詳細的評估表如下表1所示。四個評估緯度：供應商資質、技術、成本、項目管理，權重建議按照1：5：3：1定義。具體細項標準可以針對企業的關注點增減。在選型評估的過程中，還需要關注三點：
①供應商技術能力和資質的評價不能僅僅依賴供應商的投標文件，分銷企業可以請供應商提供同類客戶的名單，自行實地調研考察。
②技術和項目管理指標要和商務條款掛鉤，項目分階段實施驗收付款。
③對供應商提供的項目經理和關鍵技術人員面試并保證其持續在本項目中工作。
表1 OA選型評分表
3 3C分銷企業OA實施過程
3.1 OA項目邊界和分階段目標確定
OA項目選型完畢進入項目實施階段，為了保證項目順利開展并成功，項目邊界和分階段驗收目標必須在分銷企業管琿層、技術部門以及供應商之間達成共識。分銷企業要確認最重要的通用OA功能，如公司公文、知識文檔等，不在OA選型標準之內的新需求原則上不再新增：在流程電子化方面，先要選擇成熟、簡單、覆蓋面廣的基礎流程，再選擇對提高分銷企業運營效率的關鍵流程，忌貪大求全，面面俱到。建議OA項目分三個階段實施和驗收：
第一階段：基礎OA搭建，與人力資源系統同步分銷企業的組織架構和人員信息，完成公司公文、通信錄等通用模塊開發上線：選擇財務費用報銷、請假等簡單、成熟的流程電子化。系統一期推廣使用，讓用戶養成使用OA的習慣。
第二階段：OA與ERP等系統整合；選擇一個關鍵業務流程梳理固化如價格管理審批或者采購流程，通過對其電子化，提高企業運營效率，體現OA價值。
第三階段：OA性能優化，流程管理報表開發如審批效率、財務費用報表等，手機移動審批，短信、郵件提醒等功能完善。
3.2 OA關鍵功能和流程電子化實施過程
OA建設不僅僅是技術平臺的搭建，更重要是分銷企業管理提升的催化劑。因此IT部門在OA建設的定位首先是技術與管理的結合體。IT部門不是OA項目的領導者，更多是項目的協調者。IT部門在OA需求發掘和實施上通常按照以下四個步驟進行：第一，找到客戶痛點。找到功能模塊或流程的受益者和具體的參與者，厘清之間的關系．第二，協助流程的受益者整理需求，并用IT優勢啟發其進行進一步的思考，告訴他哪些東西是必做的，哪些東西可以提供報表參考；第三，先固化再優化。當固化了使用，大家習慣這樣的流程，那么優化過程也會比較省事；第四，小范圍試點和全面推廣的節奏把控。試點不夠就推廣，易給企業帶來巨大損失：反之，試點過多則會貽誤好時機。
找到最核心流程并電子化才能發揮OA應用對企業最大的價值回報。這種核心的流程往往是跨部門的，分銷企業運營的關鍵流程如訂單管理、價格審批等。流程梳理和電子化的前期一定要認識到流程受益者的困難，同時結合管理者的痛點。由最大的受益崗位部門來調動OA實施和應用的積極性，而不是流程管理部或IT部門。
4 結論
所謂“三分技術，七分應用”，OA的項目投資回報真正體現在用戶體驗和企業流程效率提升上。以某手機分銷企業為例，經過一年多的系統建設和應用推廣，OA已經成為企業員工每天必登陸的系統，公司的新聞、公告、市場銷售信息、常用資料全部在此系統“一站式”共享。基礎流程如財務費用管理、請假、申請報告等全部電子化，核心的價格管理流程不僅完成電子化而且根據流程效率分析找到審批瓶頸并進行優化，流程效率提升兩倍，企業取得了顯著的投資回報。
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本文標題：3C分銷企業OA系統選型和實施的研究
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