0 引言

伴隨著人類進入知識經(jīng)濟時代及我國加WTO，企業(yè)所處的競爭環(huán)境發(fā)生了根本性的變化。為適應(yīng)新的競爭環(huán)境，提高企業(yè)的競爭力，越來越多的企業(yè)建立起以ERP系統(tǒng)為代表的信息管理平臺。從上個世紀末開始，企業(yè)紛紛嘗試ERP，希望以此實現(xiàn)管理水平的提升。但是，一些ERP項目的實施效果并不盡人意，人們經(jīng)�？吹健癐T黑洞”“ERP實施成功率為零”的說法，其原因眾說紛紜，但通過研究不難發(fā)現(xiàn)。引進ERP系統(tǒng)失敗的最主要原因是，人們應(yīng)用信息技術(shù)的認識仍停留在傳統(tǒng)觀念層面上所致。在傳統(tǒng)觀念上信息技術(shù)的應(yīng)用是。企業(yè)首先定義其經(jīng)營職能、經(jīng)營過程或其它業(yè)務(wù)主體的需求。而后在此基礎(chǔ)上開發(fā)出信息系統(tǒng)。繁瑣的企業(yè)手工業(yè)務(wù)處理流程存在許多重復(fù)或無效的環(huán)節(jié)，而ERP系統(tǒng)作為現(xiàn)代化的管理思想，管理方法和手段的結(jié)合體。是在全面總結(jié)、分析、提煉各種企業(yè)運作與管理特性的基礎(chǔ)上，借助先進的信息化管理模型，為企業(yè)提供行業(yè)的解決方案，其自身必然蘊含了標準的、優(yōu)化的、適合于信息平臺下的業(yè)務(wù)運作流程；開發(fā)ERP系統(tǒng)之前企業(yè)若不進行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。而是將ERP系統(tǒng)應(yīng)用在企業(yè)陳舊的，現(xiàn)有的管理流程上，其結(jié)果只能對信息技術(shù)投資巨大而效果甚微。因此，ERP系統(tǒng)的成功應(yīng)用需要業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。

本文指出ERP系統(tǒng)開發(fā)中信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化相結(jié)合的必要性的同時。給出了在實際的系統(tǒng)開發(fā)中業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的具體步驟及方法。

1 基礎(chǔ)理論

1.1 業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程是指為了達成特定業(yè)務(wù)目標而執(zhí)行的一系列在邏輯上相關(guān)的任務(wù)。業(yè)務(wù)流程獨立于組織結(jié)構(gòu)，通常會涉及組織內(nèi)部的多個部門或者多個組織。

1.2 業(yè)務(wù)流程梳理

業(yè)務(wù)流程梳理就是從企業(yè)整體業(yè)務(wù)流程明晰的目的出發(fā)，對當前流程進行充分顯性化，而在顯性化基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)問題并進行點優(yōu)化的工作方式。業(yè)務(wù)流程梳理不僅僅是畫流程圖，而且要深入企業(yè)業(yè)務(wù)現(xiàn)場，實際了解業(yè)務(wù)發(fā)生的內(nèi)外部因素，并集成到流程圖中。業(yè)務(wù)流程梳理是流程優(yōu)化的基礎(chǔ)和前提。

1.3 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化(Business Process Improvement，BPI)是成功應(yīng)用ERP的前提。ERP系統(tǒng)也是承載流程的最佳工具，從這個角度出發(fā)BPI可以定義為：

BPI是指以企業(yè)業(yè)務(wù)流程為優(yōu)化對象和中心，以建立與ERP系統(tǒng)相融合的標準流程為目標。對企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行分析保留其符合先進的管理模式及信息化要求的部分，改進、調(diào)整或重建不合理之環(huán)節(jié)，使新建的業(yè)務(wù)流程能夠滿足ERP系統(tǒng)的應(yīng)用要求，并通過ERP系統(tǒng)的實施來實現(xiàn)優(yōu)化后的流程，在保證ERP系統(tǒng)成功應(yīng)用的基礎(chǔ)上提升企業(yè)競爭力。

2 信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化相結(jié)合的必要性

在管理方式上，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化力求打破組織邊界，將直線職能式的縱向傳遞為主的模式轉(zhuǎn)化成一種較少層次的扁平組織結(jié)構(gòu)和管理模式。傳統(tǒng)的企業(yè)業(yè)務(wù)流程以手工作業(yè)方式為主，以分階段和串行化業(yè)務(wù)處理為特點，信息無法連續(xù)流動和充分共享，業(yè)務(wù)流程中存在大量重復(fù)錄入的數(shù)據(jù)和一些無效的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)處理效率低下。而信息系統(tǒng)中的信息和業(yè)務(wù)能夠跨越組織和層次界限，連續(xù)快速流轉(zhuǎn)。不斷改進企業(yè)信息系統(tǒng)，能夠真正幫助企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務(wù)并行處理，徹底消除業(yè)務(wù)流程中的無效環(huán)節(jié)和勞動，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的最佳目標。手工業(yè)務(wù)流程在很多方面無法適應(yīng)信息化管理的特點，如果不進行必要的梳理、分析和優(yōu)化，就無法充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，甚至?xí)�使業(yè)務(wù)流程更加復(fù)雜，降低處理效率和速度。產(chǎn)生令人失望的效果。即使現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)流暢，沒有明顯與信息化管理相悖的地方，進行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化也是必要的。因為簡單復(fù)制手工業(yè)務(wù)流程的信息系統(tǒng)，其靈活性和可擴展性都比較差。而企業(yè)由于市場和政策的變化，元法避免對組織機構(gòu)、管理方式或運作模式進行改動，對信息系統(tǒng)也要進行相應(yīng)的改進。而缺乏靈活性和可擴展性的信息系統(tǒng)，進行改進的代價非常大，甚至?xí)�無法完成，從而導(dǎo)致信息系統(tǒng)的失效。因此，企業(yè)信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是相輔相成、相得益彰的兩個過程。兩者的結(jié)合，才是提升企業(yè)管理層次、實現(xiàn)企業(yè)且標的根本途徑。

3 ERP系統(tǒng)開發(fā)中業(yè)務(wù)流程梳理與優(yōu)化

下面以某礦業(yè)集團業(yè)務(wù)流程梳理與優(yōu)化的過程，簡單來談一談ERP系統(tǒng)開發(fā)中業(yè)務(wù)流程的梳理與優(yōu)化的具體實現(xiàn)方法。

3.1 流程梳理到流程優(yōu)化

3.1.1 流程梳理的依據(jù)

流程梳理的根本依據(jù)是集團的崗位責任設(shè)置和業(yè)務(wù)工作辦理規(guī)章制度。

首先，通過業(yè)務(wù)分析工作，在現(xiàn)行工作制度和崗位責任制度的基礎(chǔ)上，分級分層地詳盡列舉出集團公司生產(chǎn)、管理、經(jīng)營領(lǐng)域中的主要業(yè)務(wù)及其下屬子業(yè)務(wù)。制定出“XXXX集團業(yè)務(wù)流程匯編”，對所有的業(yè)務(wù)工作進行匯總、編碼與分解。

其次，根據(jù)集團的崗位責任制和業(yè)務(wù)管理制度。明晰每一項工作由哪個部門辦理、包括什么內(nèi)容、歷經(jīng)什么環(huán)爺、各環(huán)節(jié)進行什么工作、辦理工作受到什么樣的角色權(quán)限限制、需要哪些崗位進行協(xié)同、要求在什么時限范圍內(nèi)辦結(jié)、辦理結(jié)果如何處理。形成完整而詳盡的流程描述。

在流程梳理過程中，首先考慮主業(yè)務(wù)流程。目標企業(yè)的一級流程包括。財務(wù)管理業(yè)務(wù)流程、物資管理業(yè)務(wù)流程、人力資源管理業(yè)務(wù)流程、煤炭運銷業(yè)務(wù)流程、生產(chǎn)調(diào)度業(yè)務(wù)流程等等。反映集團全業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)樹一般表現(xiàn)為多層樹結(jié)構(gòu)。流程可以包含子流程，子流程允許嵌套。目標集團的業(yè)務(wù)流程，在每一大類下，再劃分為四級結(jié)構(gòu)為宜(如圖1)。

圖1 業(yè)務(wù)流程層次絡(luò)構(gòu)示意圍

3.1.2 流程分解與流程編碼

將各個業(yè)務(wù)流程進行層次分解，設(shè)計適應(yīng)多級多層業(yè)務(wù)流程管理的業(yè)務(wù)流程編碼體系，完成對所有主要業(yè)務(wù)流程的編碼，是梳理流程工作的核心環(huán)節(jié)。對經(jīng)過搜集整理和業(yè)務(wù)部門確認的流程，采用8位四級編碼體系進行流程編碼。每一級業(yè)務(wù)流程均采用2位自然數(shù)編碼。如下圖示：

圖2 業(yè)務(wù)流程分級編碼示意圖

上圖中所示。辦理物資采購合同的業(yè)務(wù)流程編碼為01010101。

3.1.3 流程描述

根據(jù)完整性和全面描述的需要，我們拿辦理依據(jù)、工作部署、工作內(nèi)容、適用范圍、主辦部門、串行協(xié)辦部門、并行協(xié)辦部門、工作時限、業(yè)務(wù)申報材料、工作流程、費用說明、辦理成果、公開程度等十三要素對每一個具體流程進行了詳盡地描述。其中，“工作流程”要求做出業(yè)務(wù)流程圖，示例如圖3所示：

圖3 設(shè)備臺帳管理業(yè)務(wù)漣程示意圖

3.1.4 流程固化與優(yōu)化

在所有的業(yè)務(wù)流程經(jīng)過分析、編碼和基于十三要素描述的基礎(chǔ)上。形成了企業(yè)的“業(yè)務(wù)流程匯編”。經(jīng)由各個業(yè)務(wù)部門討論修訂并確認后。以集團文件的形式，形成集團業(yè)務(wù)流程規(guī)范，達到固化流程。一般來說，對于業(yè)務(wù)流程，均采取“先固化、再優(yōu)化”的模式不斷提高業(yè)務(wù)流程的合理性。流程優(yōu)化的過程中我們主要是。取消了所有不必要的工作環(huán)節(jié)和內(nèi)容、合并了必要的工作、對流程中各環(huán)節(jié)程序進行了合理的重排并對必需的工作環(huán)節(jié)進行了簡化。

3.2 流程優(yōu)化效果分析

通過流程梳理達到了理順企業(yè)內(nèi)部流程，通過優(yōu)化提高了整體運營效率，全面、透徹的業(yè)務(wù)流程梳理對流程優(yōu)化至關(guān)重要。案例中，我們首先對企業(yè)重要流程進行了梳理，在此基礎(chǔ)上逐步進行了業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，達到了各個環(huán)節(jié)執(zhí)行者和執(zhí)行權(quán)限明確、流程采用“最優(yōu)路線”的目標。事實證明，與流程優(yōu)化相結(jié)合的ERP系統(tǒng)的運用在目標集團管理工作中取得了與其所希望的效果。

4 結(jié)束語

信息化的巨大潛能為企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化提供了新的思路，也奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。同時，流程梳理與優(yōu)化則為信息化的有效應(yīng)用創(chuàng)造了良好的應(yīng)用環(huán)境，從而能夠充分發(fā)揮信息化的潛能。在開發(fā)ERP系統(tǒng)時，應(yīng)很好地協(xié)調(diào)流程優(yōu)化與信息化的關(guān)系，這是眾多成功實施ERP項目得出的共同的結(jié)論。

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