ERP是現代企業管理的重要手段，它是由美國Gartner Group公司提出的一套管理思想，以企業供應鏈管理為核心，從企業全局角度進行經營和規劃，是企業的綜合集成管理系統。ERP綜合考慮了制造商、供應商、分銷商及客戶等各方面的影響。它有三條主線：以生產管理為核心的“生產流”，以庫存管理為核心的“物流”，以成本控制為核心的“資金流”。它的應用使得企業生產流、物流、資金流協調一致，企業資源得到優化配置，最終提高企業的經濟效益。可見，ERP是企業在市場化過程中的必然需要，對企業發展有十分重要的意義。
采購管理是企業為達到日常運作與戰略目標，對企業采購活動進行的管理。它是一個企業內部供應鏈的開始，同時又是企業與企業之間供應鏈的橋梁。它是物流和資金流的重要組成部分，對保證信息正常流動、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。因而采購管理信息系統一直是各行業實施ERP時關注的重點，ERP管理模式下的采購管理信息系統為改善流程、提高生產率、降低成本提供了極大的機會。
印刷行業的特點及存在問題
印刷行業與其他行業相比有其自身特點。如：生產方式特殊，必需按施工單組織生產，印刷出的成品只能專屬于某客戶，不能更換和處理;產品種類繁多，定貨量無論大小，都要分別對待，排產、核算工作量大;客戶個性化要求高，產品要求時效性高，若不能按期交貨可能使產品報廢，給企業帶來巨大損失;原材料成本比重高，這就要求加強對原材料的采購管理，對供應商進行價格和質量認證;各環節相互制約性強等。
面對越來越激烈的市場競爭，傳統的印刷行業信息管理系統有著明顯不適應企業發展的缺陷：1)“信息孤島”現象。由于系統缺乏總體規劃，企業已有應用系統之間相互獨立，數據不能實時共享，形成“信息孤島”，影響系統效率和企業數據的實時性、一致性和完整性。ERP管理水平滯后。已有系統不能體現企業新的經營理念和管理模式，在某種程度上只是替代人工作業方式的計算機輔助系統，功能單一，滯后于市場需求的變化。2)在采購方面，采購計劃的制訂幾乎全靠手工完成，效率低下，采購計劃應變能力較差，采購費用也較高。
因此重建企業的管理信息系統，引入ERP轉變企業的經營策略和生產方式顯得非常迫切和必要。本文結合我國印刷行業的現狀，論述了ERP 項目中采購管理子系統的設計與實現，為印刷企業引入ERP采購管理系統構建框架。
系統設計的關鍵
生成合理的采購計劃，提高效率。
制訂合理的采購計劃，是降低采購成本、控制庫存的重要保證。而采購計劃是根據采購申請制定的，生成采購申請主要有3種方式。
1)人工請購方式在一個閉環$%& 系統中，不應由手工錄入采購項目，但為實現中小企業靈活采購的目的，企業一般希望有此功能以滿足實際需要，如一些臨時需要的物料可人工請購。
2)MRP自動請購方式傳統的采購是為庫存而采購，采購的物資是補充庫存，或生產上需要什么再買什么，但這樣無法滿足實際需要，等到生產計劃定好再采購，只會讓生產部門等待，資源利用率低，也會使預計交貨期延長，影響企業信譽，所以現代的采購方式應該是以訂單驅動方式進行的提前請購，這樣采購就更準時，庫存周轉更快。一般印刷公司得到業務訂單后基本可以知道所需物料，生產計劃部可直接根據產品訂單生成。(產品結構信息表)草稿后，再生成相應的物料需求計劃，不必等到生產設計的完成。因此設計的同時，采購員就可提前采購，等設計好后，若還需要購買物料，可再補充采購。根據訂單提供的物料需求量、庫存系統提供的實際庫存量、采購單的在途采購量和生產排程等數據，系統可算出滿足生產計劃所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據。物料采購數量可寫一個大略公式：
采購數量, (訂單需求數量-庫存數量-在途數量+生產預定數量)×安全系數。
3)再訂購點法方式該方式通常用于油墨、膠水等輔料的請購，它需要在物料文件中設定基本資料，如預設訂購點、經濟訂購量及安全存量等數據。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發出數量為經濟訂購量的采購申請。這種做法可以由ERP系統自動請購，它不像MRP那樣需要嚴謹的數據處理，但庫存量要正確，預設訂購點、經濟訂購量、安全存量等數據也要合理。
以上3種請購方式再結合實際生產過程進行局部動態調整，可保證物料需求量的完整性和實時性，是企業保證交貨期，控制成本的重要手段。
BOM 的合理設計
在采購管理系統中，由生產計劃得到MRP自動請購計劃這一步驟是采購有效運行的關鍵。而這一過程最終依賴于BOM這一基礎數據的全面性和正確性。
BOM也稱為產品結構表或物料清單，是指產品所需零部件明細表及其結構，描述了制造產品所需要的原材料與零件、部件、總部件之間的從屬關系，是ERP系統中關鍵的基礎數據，BOM的設計和建模方案以及數據管理方法的優劣直接影響到系統性能的好壞。因此，在設計時必須從保證系統運行的正確性、系統響應的即時性以及與用戶交互的友好性等多方面嚴格把關，確保系統高效、正確、穩定的運行。
合理選擇供應商，降低成本傳統的采購管理在選擇供應商方面要浪費較多時間，效率低下，且主觀因素較多，選擇標準不全面。要對供應商進行評價首先要確定選擇供應商的指標體系，供應商的選擇有很多方法，包括線性權重法、采購成本法、數據包絡法、層次分析法等。筆者所述系統采用層次分析法，通過維護價目字典和供應商交易資料，對供應商進行合理正確的績效評估，再綜合價格、質量、交貨期、信譽等選擇最優供應商，第3期謝翠萍，傅秀芬，彭定，等：印刷行業$%&采購管理系統的構建，從而降低采購成本，提高采購效率。
解決方案
ERP系統的設計框架
系統功能描述及模塊劃分根據上述設計原則，在整合某彩印公司現有管理信息系統的基礎上，設計了一個ERP模型，本ERP系統以生產計劃流為主線，分為業務管理、生產管理、庫存管理、采購管理、人力資源管理、財務監管和系統管理’ 個子系統。各子系統既能獨立運行，又能組成一個大系統協同運行，子系統之間數據充分共享。
其中采購管理系統不僅要能處理ERP主計劃提出的采購要求并及時反饋執行情況，還要提供對供需鏈管理的相關支持，采購過程中伴隨著相應的物流、資金流和信息流。本系統結合實際情況將采購管理系統劃分為4個子模塊。
2)供應商管理。該模塊記錄了供應商的各種信息，包括供貨范圍、供貨能力、供貨質量以及與本企業合作的交易記錄。與一個信譽良好的供應商建立穩固的長期合作關系是至關重要的，所以本系統提供了一套完整的供應商評估流程，采用人工評分與系統自動評分相結合的評估制度，合理公正地評估供應商，使公司能和一些優秀供應商建立良好合作關系。
3)采購結算。該模塊包括采購統計、應付款管理和發票管理。可根據不同要求統計某段時期的采購情況，生成相應報表。根據采購單制作相應付款計劃并生成報表，財務處付款后自動修改供應商的付款記錄，這需要一個與專用財務軟件的接口。若款項完全付清，則對該采購單的跟蹤完成。發票管理包括登記發票和查詢發票。
4)樣品評估。當該公司要用到某種新物料或有供應商推薦使用某種新物料時，需登記該物料并由相關部門對其評估，本模塊給其它相關子系統提供一個接口，以填寫評估意見，若評估合格則增加為新供應商或修改已有供應商信息。
系統數據流圖
根據上述功能模塊劃分得出本系統的數據流圖，如圖2所示，其中每個虛線方框表示一個功能模塊。
系統實現
系統開發環境
鑒于該公司的實際情況，本系統采用C/S 架構，軟件平臺的解決方案如下：
本系統嚴格按照軟件工程方法進行設計，對數據庫設計、界面設計、編碼設計等都有嚴格統一的規范。本系統有如下特點：
1)采用通用構件技術。程序設計時盡量把常用功能寫成函數放到公共模塊中，把通用模塊(如登錄、日志管理、用戶管理等模塊)做成模板文件或類文件，以便與其它子系統共享資源并為后繼開發做技術準備。
2)將軟件開發方法中的快速原型法應用于數據庫設計。根據一定規范建立數據庫后，用關系規范化等理論進行檢查，也可采用簡單的%&’ 語句、程序代碼對其進行性能測試，反復修改直到滿意為止。本系統對數據庫的設計達到了第三范式要求，清除了表中冗余的信息，可快速、準確地調用和管理所需數據。在數據庫實現中，多處使用存儲過程和觸發器，加快了系統運行速度，提高了代碼的重用性，保證了數據庫的完整性。
實施情況
目前該采購管理子系統已在某彩印公司使用，從實施和運行情況來看，該系統運行良好，一方面使企業提高了自身的采購管理水平，系統中各種基礎數據及時有效，準確率達)，能夠對整個供應鏈管理中的各相關環節和企業資源進行有效的規劃和控制，采購成本降低，采購周期縮短，資金占用率減少，采購效率大大提高;另一方面與公司應用的其它子系統實現了很好的集成，企業信息在各部門之間流通加快，數據充分共享，性能穩定、可靠。因此，該系統有良好的通用性和可擴充性，具有一定的推廣價值，有較好的應用前景，采購管理系統在印刷行業中的應用搭建了框架。
小結
采購管理是企業控制成本，保證交貨期的重要手段，ERP的引入加強了印刷行業的采購管理，并與其它系統環環相扣，提高了生產效率，實現了科學管理。
電子商務是未來印刷行業的主流商務模式，新一代ERP應將供應鏈管理、客戶關系管理、企業辦公自動化等全面集成優化，以支持產品協同商務等企業經營管理模式。鑒于某彩印公司的規模，本系統采用C/S模式，僅能在企業內部使用，本系統還有待進一步提高和完善，應進一步提高采購計劃制定的靈活性。隨著企業經營環境的變化、信息技術的不斷發展，基于ERP管理模式的采購管理系統必將朝著更加科學化、集成化、智能化、網絡化的方向發展。
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本文標題：印刷行業ERP采購管理系統的構建
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