PDM(Product Data Management)，即產品數據管理系統，是近年來才開始在我國各大型企業、研究所興起的一種先進的數據管理系統，它與企業資源規劃系統、供應鏈管理系統、客戶關系管理系統組成了企業信息化的四個主要業務領域。它是隨著網絡計算機技術的應用和電子文件的產生而產生的數據管理系統，既是技術文件形成、存貯、使用的數據系統，又是電子檔案生成的搖籃；既是技術人員生成和使用有效設計數據的平臺，又是文件檔案管理部門實施文件管理的手段和平臺。企業利用PDM系統，會產生大量的數字化文檔資料，這些資料的收集、整理、鑒定、歸檔、編研、檢索、保存、利用等，將對傳統的以紙質檔案為主的管理流程、方式、方法帶來革命性的變化。如何應對PDM系統下電子文件的歸檔和管理，對我所的檔案管理工作來說，不僅是機遇，也是挑戰。
一、PDM系統對我所檔案管理工作的積極作用
在經過前期的嚴格論證和充分準備后，我所PDM系統于2009年7月在全所正式運行。借助PDM系統，較大地提升了我所檔案管理的水平。
（一）提高了歸檔文件的齊套性
齊套性是由科研、生產活動的特點決定的，它要求歸檔的科技檔案必須完整齊套。但是在科研單位的實際檔案工作中，歸檔文件卻很難齊套，經常出現已歸檔的文件不齊全、不完整的情況，如：有的設備只歸整機文件，不歸分機的文件；有的只歸圖紙，不歸技術文件；有的工程技術報告較全，卻無管理類文件等等。而PDM系統中所創建的每一份文檔都必須選擇文檔種類，然后則可以根據標準化部門擬制的項目齊套性報告，由PDM系統對已歸檔的文件進行齊套性檢查，生成齊套性報表，如果文件不齊套，則不允許進行轉階段、設計評審等后續操作，從而達到提高歸檔文件齊套性的要求。
（二）提高了歸檔文件的規范性
以往檔案部門經常接收到一些不規范的文件資料，如文件名稱不規范、不一致，有的用復印件歸檔而不是原件，有的歸檔文件簽署不全，有的歸檔資料字跡模糊不清等。這些文件因為時間比較久遠，或相關工作人員變動無法整改，或原件已經丟失，使檔案部門不得不勉強接收其歸檔。而在PDM系統中，通過創建統一文檔模板，制定特定簽署流程，檔案人員提前歸檔審查等一系列措施，能有效地保障歸檔文件的規范性、正確性。
（三）有利于豐富館藏檔案，保證所有項目都納入歸檔范疇
企業中大大小小的科研項目很多，對重大項目，設計部門都會按計劃進行歸檔，但是對預研、基金等各類小項目，職能部門沒有列入歸檔計劃的，設計部門大多放棄了歸檔工作。而PDM系統正式上線后，要求所有項目必須納入PDM管理，這樣就彌補了部分項目沒有文件歸檔的遺憾。
（四）有利于實現以紙介質管理為中心向以電子數據管理為中心的轉變
PDM系統的實施，使檔案管理方式發生重大變化，以前檔案管理是以紙質管理為中心，設計師將需要歸檔的紙質文件交給檔案部門并完成交接手續，檔案庫存以紙介質為主；而通過PDM系統管理，文件簽署流程結束完成后，通過網絡送達檔案部門，實現了電子歸檔。然后檔案部門根據文件擬制者填寫的發放部門，對文件進行電子分發，由各部門資料管理員在PDM系統中進行電子接收，從而方便快捷地完成電子文件的數據管理。
（五）圖檔、技術資料的更改得到有序控制
以往，當圖紙發生更改時，由設計師負責將更改單送到檔案部門，對原文件進行劃改、換版。然后檔案部門根據更改單要求發放新版圖紙，回收舊版本圖紙。由于設計更改頻繁，經常出現生產現場圖紙發生更改，檔案室的歸檔底圖卻沒有更改的情況，造成實際版本管理困難，且存在電子文檔與紙質文檔不一致的情況。使用PDM系統后，從根本上改變了對文件更改管理的方式。生產現場必須使用通過PDM系統打印輸出的具有條形碼標識的圖紙，不再允許設計師在藍圖上劃改，更改時由設計師在PDM系統中對需要更改的文件發出變更請求，變更請求通過后，設計師創建變更通告，將變更前的版本與變更后的版本同時上傳至服務器，待簽署完畢后，文件版本自動提升一個版本，這樣不僅能保證每次變更均有記錄，而且歷史版本仍可追溯。
（六）促使檔案管理向前延伸，變被動為主動
在PDM系統中，檔案人員實現了對文件的前端介入和過程控制，在文件生成的時候就開始介入，文件必須經過檔案管理員歸檔通過后才可以發放、使用。這樣就改變了以往檔案人員被動接收文件的管理局面。PDM系統的實施促使檔案管理向前端延伸，文件管理由被動管理變為主動管理、前端介入，無形中提高了檔案工作的重要性，更充分地發揮了檔案的作用。
二、PDM系統實施后，檔案管理工作面臨的挑戰及其對策
（一）面臨的挑戰
1.崗位設置問題
PDM系統實施后，檔案管理方式發生了變化。如何進行崗位設置和人員配置才能滿足PDM系統下檔案管理的要求，是企業面臨的新課題。目前一些企業、研究所采取了設崗增人的方法，設立了專門的PDM管理崗位來管理PDM系統中的歸檔工作，原檔案管理崗位只負責紙質文件的歸檔。但實際上，這樣做既造成管理界面不清，導致效率降低和資源浪費，割斷了紙質文件和PDM電子文件的聯系，造成電子文件管理與紙質文件管理脫節，影響到電子檔案的形成，又無法提高檔案管理部門的信息化程度和管理水平。
2.電子文檔的有效性、完整性問題
在PDM系統中，產生了大量的電子數據，但是這些數據是在特定的環境、系統中產生的，有其特殊的要求，由此產生了PDM系統中哪些產品數據應該管理，如何保證產品數據的完整性等問題，比如三維模型圖，只有模型，而沒有圖紙，電子文檔的有效性取決于設備和應用軟件的支持，而目前的檔案管理系統卻不能實時、全部地再現這些數據。
3.與其它信息管理系統的集成
在企業中存在多個支撐科研生產任務的信息管理系統，比如物資管理系統、生產管理系統、項目管理系統、軟件配置管理系統、檔案管理系統等。在PDM項目實施前，企業肯定做過充分調查并論證了系統間的集成問題。但是從實際情況來看，效果卻不理想。由于企業的信息化程度普遍不高，PDM和ERP沒有集成起來，所以上下游的業務部門對技術信息的及時性和準確性的需求也不是特別迫切。這樣一來，有可能導致PDM完全變成一個內部歸檔工具。
4.加強規范，提高變更效率
從長遠來看，PDM系統中的變更流程由于采取了電子簽署，因此避免了手工簽署的麻煩，提高了變更通告的流轉效率。但是在短時間內這種狀態難以實現。因為在電子簽署流程管理模式中，流程和格式是決定性因素。設計師必須選擇文件標準的格式，弄清各種格式的區別及用途，在送審時，文件一旦被某一級簽署人退回，設計師必須從第一級審批開始重新送審，并且各級審批人可以清楚地了解到文件在整個審批中的修改情況及其他人的簽署意見。通過電子流程化管理，規范了設計師的行為，但在設計師剛開始使用PDM系統時，會感到不方便，增加了PDM系統推廣的難度。
5.角色權限設置控制問題
PDM系統對文檔的訪問控制是通過角色設置來實現的，這就意味著PDM系統中的某個角色要么不能瀏覽此類文件，要么能夠全部瀏覽此類文檔下的全部文件，對文件級訪問控制不嚴，這也成了企業尤其是軍工企業推行PDM系統的障礙之一。
（二）對策
1.PDM實施后，按領域、分項目（產品）來設置對應的檔案管理人員，同一項目檔案管理人員既負責電子文檔的歸檔管理，也負責項目在PDM系統以外產生的紙質文檔及特殊載體文件的歸檔管理，以項目為單位來審查文件的成套性，確保項目檔案的完整、準確和系統。
2.PDM系統實施后，對檔案工作提出了新要求。必須加強對員工的PDM系統相關知識和技能培訓，提高業務水平，適應PDM系統帶來的檔案管理方式的改變。要加強檔案自身的制度建設，制定完善PDM系統下的相關檔案管理制度，通過建立PDM歸檔審查通告，把歸檔時經常出現的問題形成報表進行統計并反饋給提交者，進一步促進歸檔的規范性，提高歸檔的通過率。
3.推進PDM系統與檔案管理系統的集成工作。
通過建立接口，檔案人員登錄檔案管理系統對PDM系統返還回檔案管理系統的物理文件及相應簽名、屬性信息描述文件進行整理、分類，待鑒定無誤后導入檔案管理系統，最終完成歸檔。
4.加強PDM系統培訓和指導，進一步推進系統的應用和推廣。
5.積極探討PDM系統中文檔權限的控制問題，做到既不影響日常工作，又能兼顧保密的要求。
PDM系統是一個管理工具，是一個規范秩序和提高工作效率的工具。我們檔案工作者應該充分利用這個先進工具，把握住檔案管理由紙質管理向電子數據管理轉型的時機，積極探索并解決電子文件歸檔和電子檔案管理中的新問題，不斷提高檔案管理的信息化水平，提升檔案工作的價值和作用，為企業的科學、可持續發展貢獻力量。
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