企業圖紙和技術文件是進行科技開發以及技術改造等活動的原始記錄，是一個企業各項工作得以規范化及簡潔化的基礎。因此，做好企業圖紙和技術文件的管理工作，對提高企業經濟效益，加快科技興企步伐具有重要的作用。圖紙和技術文件管理工作是信息社會不可缺少的重要工作，是當代企業發展不可或缺的一部分。
一、企業圖紙和技術文件管理工作的必要性
一方面企業產品從研制到定型的這一過程，所有技術資料的歸檔是確保企業正常生產，保證產品質量的必要條件。企業圖紙和技術文件可以說是潛在的、知識形態的生產力，是一種無形的資產。另一方面，隨著現代化制度的建立和完善，企業對外經濟技術交流不斷擴大，都必須要求產生完整、準確的技術圖紙和報表，產生具有法律效力的經濟技術合同、協議和來往信件等，這些文件、資料一方面是企業有效和有序地積極組織生產/控制資源的一種必備工具，另一方面又是企業以后工作查考與利用的依據和憑證，是一種重要的信息資源。因此企業圖紙和技術文件管理是日常工作當中一項重要的基礎工作。
二、固有圖紙資料管理模式的弊端
目前大多數企業沿用的圖紙資料管理模式依舊是不符合現代經濟社會的陳舊模式，這種模式通常對于圖紙及文件都是采用紙質的方式或電子文件的形式進行備檔管理。這樣的管理模式存在很大的弊端，主要有以下幾點：①隨意性很大，而且受人為影響的因素比較大，在管理人員的疏忽下容易造成資料的混亂甚至是丟失，給企業造成不必要的損失。②很多資料都是在各部門間交叉保存，也增加了資料查找的難度，影響工作效率。③電子文件資料可隨意拷貝，對于公司文件的保密性沒有保障。圖紙資料可隨意修改，造成數據混亂及錯誤。影響產品質量。文件可隨意刪除，會導致數據圖表的丟失。④許多企業的電子圖紙資料文件仍按原來的管理辦法以傳統的書面圖紙形式分別傳至上級或相關的生產，工藝、計劃和供應等部門。這種原有的管理方式對產品的數據信息（標題欄、明細表、標準件表等）基本上不能進行有效的收集與處理，必須由使用單位對所需信息進行重復整理和錄入，這種對同一種信息二次操作的人為活動產生的后果是：第一，同種信息多份復制，導致企業信息化資源的浪費；第二，人為活動將極易產生信息數據與原始信息的誤差，使產品數據的需求方不能得到信息的準確表達，影響了產品數據的利用效果。以上弊端如不加以改進，久而久之的持續下去，積久成疾．會導致整個公司各部門之間工作的協調不暢，影響企業日常工作的有效開展。
三、圖紙管理系統與PDM系統的關系
圖紙管理系統是產品數據管理(PDM)的一個組成部分，是產品數據管理系統中基本的功能。圖紙管理系統主要作用是管理開發和利用企業產品的信息資源。明確地說，就是在企業擁有一定信息設施和電子文件積累、具備一定信息化建設的基礎上，對企業產品設計數據執行進一步的管理開發和利用。對于企業來說所生產的產品的靈魂就是有關產品的各項產品數據，包括產品設計圖樣、計算文件等。企業的產品數據是企業的主要信息資源，產品數據主要是以圖文檔資料的形式來加以實現的。PDM是企業對工程數據管理、文檔管理、產品信息管理、技術信息管理、圖像管理及產品其它信息的一種擴展與集成，它能有效地集成設計和制造系統，同時支持并行工程的實施。PDM系統提供了產品全生命周期的信息管理，并在企業范圍內，為企業的設計制造建立一個并行化的產品開發協作環境。PDM系統作為一個集成平臺是溝通產品設計部門和管理信息系統及制造資源系統之間信息傳遞的橋梁。它將整個企業視為一體，能跨越整個工程技術群體，是促使產品快速開發和業務工程快速轉化的催化器，也是在分布式企業管理模式的基礎上，與其它應用系統建立直接聯系的重要工具，它將很好地面向企業的生產組織，使企業提高其產品質量，縮短研制周期，提高工作效率，加快產品投放市場速度，從而提高產品競爭能力。
由此可見圖紙管理系統是PDM的重要組成部分，建立圖紙管理系統是實施PDM的基礎，一個企業的PDM系統往往要從圖紙文檔資料管理入手，資料管理不好，PDM是無法得到有效實施的。而PDM系統的優質管理也關系到了一個企業工作的發展進步。在當前信息時代的趨勢下，企業實施PDM是大勢所趨。
四、企業實施圖紙管理系統的意義
當前社會已經全面進入網絡時代，而在一個企業當中如何把大量的電子圖紙，文件有效地管理和利用起來，如何使得企業內的電子圖紙信息能夠在更大范圍內快速，安全地進行傳輸、共享并進行管理，是目前許多企業亟待解決的問題。
企業實施圖紙管理系統不僅能夠解決企業面臨的圖紙存放和管理的難題，提高圖檔的自動化管理水平，實現部門間圖紙信息的快速傳輸，化千里為咫尺，縮短產品的設計周期，使企業花費較小的資金，最大限度地避開投資風險。而且能讓企業的改進陳舊的管理模式，改善工作流程管理模式，提供工作效率，提高員工的信息意識，轉變觀念，通過對圖紙資料的歸檔、查詢、使用，使檔案資料管理人員掌握信息收集、加工、處理、分析、傳輸等技能。使得企業對圖紙資料的管理進入一個規范化，標準化的現代模式，對企業信息化的發展具有極大的推動作用。
綜上所述，實施圖紙管理系統可以為企業日常工作的開展提供必要的基礎，為企業解決許多的后顧之憂，對企業的進一步發展有著重要的意義。
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