本來希望ERP能夠幫助企業提高管理水平，誰料在業務最繁忙的時候ERP卻不能很好地被應用。也許有人會堅持用這套系統而導致業務停滯，也許有人會從此徹底放棄這套系統，廈門娜其爾日化有限公司（以下簡稱娜其爾）的選擇卻是，先停掉系統，等業務不繁忙的時候再重新梳理——不能由于時間倉促草率上線ERP。
企業管理兩頭復雜
坐落在廈門市湖里區高崎工業園的娜其爾組建于2003年8月，投資規模1200多萬元，是一家集研發、制造和銷售為一體的民營科技企業，主要生產并出口專業生產環保型的沐浴禮品組合。從成立之日起，娜其爾始終堅持“質量第一，信譽至上”的原則，為顧客提供優質的服務，產品主要遠銷歐美市場，深受廣大客戶的青睞。
從其業務內容可以清楚地看到，娜其爾既屬于化工生產行業，又屬于外貿行業，兼備兩個行業的管理難點。
一方面，作為一個按訂單生產的化工生產企業，娜其爾面臨生產的產品種類多、物料管理復雜、交貨周期短、生產重復性低等多個管理難點。而且和一般的化工生產企業不一樣的是，娜其爾的產品包裝材料包括有金屬、陶瓷、木材、塑料等多個品種，又增加了其管理的難度。
另一方面，作為一個外貿企業，娜其爾的產品要滿足不同進口國的不同要求，比如說，要向不同進口國提供不同的第三方資格認證，這需要非常熟悉出口標準的工作人員來處理出口業務。此外，出口產品對產品質量的要求更高，娜其爾需要更加嚴格地對原材料進行把控。
與此同時，不但因為顏色、氣味或者包裝不一，產品的名稱就不一樣，而且由于娜其爾生產的產品100%出口，還會因為出口國的不同，產品名稱不一樣，更是加大了管理的復雜性。
可見，如果沒有一套合適的信息化系統，娜其爾很難高效地管理其業務。為此，在2004年，娜其爾就將ERP建設提上日程，希望能夠借此對企業生產經營全過程進行有效控制和跟蹤，加強企業物流和制造流程管理，實現生產、采購及賬款管理、庫存管理、出口管理的完美集成。娜其爾總經理毛文證非常重視此項目，并積極參與其中。
停滯兩月后成功
廈門離臺灣很近，毛文證非常了解臺灣企業的管理先進性，所以就有意讓娜其爾向臺灣企業學習管理。所以在ERP選型的時候，毛文證重點關注具有臺灣軟件背景的正航軟件。通過多方了解，毛文證最終選擇了正航軟件專注于中型制造企業的ERP產品——正航T357。
根據化妝品行業生產工序特點，正航軟件做到了在每個業務單據之間、業務流程之間形成一個全面、嚴密的信息網，這種聯系確保了業務信息與流程之間的統一，數據內直接和間接的聯系使得整個ERP信息流不間斷傳輸于各個部門中的各個流程，保證單據和資料之間的信息遞推式的傳播和即時獲取，提高整個系統的綜合運作水平和效率。
但是，實施應用的過程并非一帆風順。首先遇到的困難是產品編碼問題。除了因為化工制造行業本身的編碼就復雜以外，還因為娜其爾自身業務的復雜性，大大增加了編碼的復雜性：一方面，產品種類太多——同一種產品，包裝不一樣，產品的編碼可能就不一樣；另一方面，娜其爾的很多產品是在各個展銷會上根據客戶的要求而定的，產品多數按單研發生產，產品結構時常變動，物料計算非常復雜。另外，商品標簽不同，就算是同一產品，出口不同國家的文字也不一樣，比如說，出口加拿大的要用英文和法文，而出口英國的就只有英文就可以了。這些問題困擾娜其爾已久，他們希望借此機會能夠獲得解決。為此，如何制定有諸多特性的編碼規則讓ERP項目組頭疼不已。正航軟件項目小組通過調研了解到情況后，結合正航ERP在兩岸的一些化工企業的實施經驗，經過幾次商討以后，才提出了比較理想的編碼方案——將年度和展銷會納入編碼前幾位，而產品的特征，如組合情況、顏色等由娜其爾人工介入，按每期情況自定義，納入編碼后幾位。
實施100天以后，項目開始并線運行。在正航軟件公司的建議下，項目上線之初娜其爾保留了手工做賬模式，系統、手工兩套賬并行。這是確保員工在適應ERP的環境過程中，不因為遺漏單據數據的錄入而出錯，但這樣無形中加大了娜其爾相關員工的工作量。
此時正值娜其爾為了完成歐美客戶圣誕節的訂單而業務最繁忙的時候，時間非常緊，兩條線同時忙碌。相關員工常常要加班加點錄入數據，大大加重了他們的負擔，而且匆忙之余難以保證數據的準確性。為了不影響業務的正常運行，同時保證ERP的實施效果，不因為業務繁忙而導致導入的數據不準確，降低員工對ERP的信心，毛文證決定暫停ERP的實施，還是采用手工方式處理業務。
也許很多人認為，娜其爾的ERP項目可能會就此失敗。然而，事實卻遠非如此。過了那個業務繁忙的季節，毛文證重新將ERP項目提上日程，將原來所遇到的問題進行重新梳理。第二次啟動，前期的積累并沒有白費，有了第一次的經驗，企業更有經驗，同時更清楚自身的需求，因此，實施起來反而事半功倍，很快即宣告上線成功。
走進發展快車道
功夫不負有心人。次年初，停滯近兩個月的正航ERP終于開始正式應用，而且給娜其爾的管理提升提供了非常大的幫助。毛文證總結了以下幾點：
首先，系統為娜其爾的信息保存和維護提供了一個很好的平臺，使得管理更加規范。系統使得娜其爾的內部流程和人員責任得到固化。這樣，毛文證不用像很多企業那樣擔心熟悉業務的業務人員離職后找不到經驗豐富的繼任者了，新的員工借助固化在系統中的流程就能快速適應新的工作。
其次，借助系統的應用，娜其爾的業務信息提取、匯總和分析變得更加容易和準確，大大提高了整個公司的工作效率，并降低了整體的人力資源成本。
再次，系統清晰地記錄了娜其爾的歷史交易信息，幫助娜其爾更好地維護客戶。值得一提的是，系統能夠提供針對不同客戶的產品歷史報價，銷售人員在報價的時候就有據可依了。此外，前文提到的各個國家不同的進口標準在系統中會有詳細的記錄，產品出口時相關人員只要查看這些記錄就可以了，再也不用擔心會忽略哪個進口國的要求。
最后，系統詳細記錄了進銷存等各種數據，使得娜其爾的無形資產得到了保護。以前娜其爾的這些數據主要通過Excel文檔來保存，很容易被人刪除，存在很大的隱患。毛文證說，曾經有個公司的一位員工在離職的時候與管理人員發生沖突，離開前有意篡改了保存在Excel文檔中的庫存信息。事后，這家公司只好重新盤點庫存。這種事情很難避免，而系統中的數據卻不是一般人都有權限來處理的，而且即使刪除了，還有備份。
這些，都使得快速發展的娜其爾大大減少了后顧之憂，在快速發展的同時保持穩健的步伐。至此，正航攜手娜其爾的發展快車也將沿著化工行業信息化車道駛向未來。
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本文標題：ERP系統實施成敗在一念間
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