ERP(EntERPrise Resource Planning)，即企業資源計劃系統。ERP最早是在20世紀90年代初由美國著名的計算機技術咨詢和評估集團Garter Group在一份研究報告中提出的一種管理理念，ERP是一種以提高客戶滿意度為目標不斷進行優化的供應鏈的管理思想，同時也是一種融合了先進信息技術和企業最佳實踐的新型管理工具。實施ERP是提升企業核心競爭力的重要手段之一，然而，中小企業ERP實施的成功率并不高。根據張軍(2009)對中小企業信息化調查報告顯示：61％的企業在信息化建設中選擇了ERP軟件，但只有10％取得了一定的成功。因此，如何識別并改進影響中小企業ERP實施成功的關鍵因素，完善中小企業ERP實施基礎，有效提高ERP實施的成功率，己成為中小企業實施ERP必須考慮的問題。
一、影響中小企業ERP實施的關鍵因素識別
黃喜(2007)在其論文中，在對云南、浙江等地十多家中小制造企業ERP實施情況進行調查、分析的基礎上，利用魚骨圖對中小制造企業實施ERP的問題進行了總結。以其總結的問題為基礎，我們就ERP實施過程中面臨的各項問題的重要性、嚴重性設計了調查問卷，對ERP實施人員進行了問卷調查。調查問卷以中小企業實施ERP面臨問題的重要性和嚴重性為調查對象，共設24個問題子項目，將重要性分為：很重要、重要、不重要；嚴重性分為：很嚴重、嚴重、不嚴重三個層次；并設計各層次權重分值依次為：3分、2分、1分；發出調查問卷12份，收回有效問卷12份，得到中小企業實施ERP面臨問題的關鍵程度分值，并以此為依據對中小企業實施ERP的關鍵因素進行測量與描述。相關過程與結果如下：
設置重要性分值X：很重要為3分，重要為2分，不重要為1分；
設置嚴重性分值Y：很嚴重為3分，嚴重為2分，不嚴重為1分；
計算關鍵程度分值Z：
其中j(j=1，2，...24)為各個項目共24個，i(i=1，2，...12)為收回有效問卷數共n(n=12)份。對關鍵程度分值z取整后，計算統計結果如關鍵程度分析表1所示：
表1 中小企業ERP關鍵程度分析
通過歸納，可以發現關鍵程度較高的子項目依次為：管理制度、工作流程混亂(分值6)，企業關鍵使用人能力不足(分值5)，基礎數據不完善(分值5)，缺乏組織保障和有力的領導(分值5)，管理人才缺失(分值4)，實施服務人才不足(分值3)，管理方法技術陳舊(分值3)，過度依賴實施商(分值3)，過分相信ERP軟件(分值3)，缺乏規范的實施方法(分值3)。通過以上調查，不難看出影響中小企業實施ERP的關鍵因素表現為：人的因素、流程因素、管理基礎因素。
二、中小企業ERP關鍵因素改進措施
(一)開展有效的培訓
ERP對于實施企業來說并不僅僅是一個管理軟件的應用，更是企業從作業方式到思想理念徹底的管理變革。然而不少中小企業常常因為資金、人才流動頻繁等問題忽略ERP實施中人的重要性。許多中小企業在實施ERP時卻并不知道企業需要什么樣的ERP人才，企業現有的人力資源是否可以支持企業成功實施ERP。由于ERP的復雜性，企業員工如果對ERP及相關流程操作不熟悉，就會產生抵觸ERP實施的心理。而且，由于ERP系統信息共享程度高，數據的采集、處理，是建立在龐大的基礎數據輸入的基礎上，如果數據輸入錯誤就會在企業的整個運作過程中產生連鎖反應，對整個企業的生產和運營帶來嚴重后果。因此，ERP實施首先就要通過培訓、溝通和配套的制度，讓企業所有員工都充分認識和理解實施ERP的必要性，使員工積極地、主動地配合并參與ERP的實施。
ERP培訓的目的是為了增強員工對ERP管理思想和作業流程的理解，掌握ERP的操作，規范企業的管理。通過培訓使各級員工不僅要理解什么是ERP，它的實施將給企業帶來哪些變化和效益，還要求實施和應用ERP的員工明確各自崗位如何進行作業。因此在ERP實施之前，中小企業應確認ERP的實施關鍵使用人，培養、儲備ERP關鍵使用人，對企業全體員工進行有區別的培訓和溝通，而且培訓工作貫穿ERP實施和應用全過程。
為了成功實施ERP，使企業各層管理人員、ERP關鍵使用人和普通員工在不同層次上系統地、完整地接受ERP管理思想、作業流程及功能操作等方面的知識，中小企業應根據企業現有人力資本實施ERP的準備程度對員工進行區別培訓，培訓工作可以分為三個層次：(1)面向企業各層管理人員的ERP培訓，培訓內容有：ERP理念培訓、項目管理培訓、圖表繪制培訓、管理方法培訓等。這個層次的培訓目標是使企業各層管理人員全面地了解ERP管理思想、作業流程和ERP的實施方法，并以此為依據進行流程優化、重構和管理創新，能運用ERP系統的數據來進行企業的管理和決策，能全力支持ERP的實施工作。(2)面向ERP關鍵使用人的ERP培訓，培訓內容有：軟件功能、數據整理、二次開發、流程圖繪制的ERP功能培訓，系統管理、數據導入的技術培訓，流程優化和持續改善的理念培訓及操作培訓等。這個層次的培訓目標是使企業ERP系統關鍵使用人明確ERP管理思想、作業流程和具體的ERP實施方法，全面了解ERP實施的各個模塊的具體運作流程，理解各自崗位在ERP中的位置和作用，并掌握各自崗位的具體操作流程，提高ERP的應用效果。(3)面向普通員工的ERP培訓，培訓內容有：企業制度培訓、崗位技能培訓。這個層次的培訓目標是使企業普通員工明確ERP管理思想、作業流程，全面了解各自崗位在ERP中的位置，并掌握各自崗位的具體操作流程，配合ERP的實施。
(二)流程優化和重構
“流程”就是把一個或多個輸入轉化為對顧客有價值的輸出的作業過程。流程優化、重構是企業以作業活動為著眼點，以企業營運的整體優化為出發點，跨越部門職能與部門的分界線，識別流程中增值與非增值的作業活動，剔除非增值活動，重新組合增值活動，優化作業的過程。中小企業由于害怕流程優化、重構給企業帶來的沖擊，僅對企業現有流程進行信息化，雖然，規避了ERP實施的風險，但也無法獲得ERP實施的效益。
在流程設計過程中，中小企業可鼓勵員工大膽創新，采用頭腦風暴法、標桿學習法等方法得到多個流程優化和重構的方案，再由專家小組和系統關鍵使用人進行評審，通過清除、整合、增加等方式實現流程優化和重構。
流程優化和重構具體的做法是：(1)將每個流程優化、重構方案從技術角度進行評估，找出每個作業流程的最高效率； (2)找出每個方案同現有企業文化之間的差距，評估消除差距所需的成本(時間、企業資源等方面的成本)根據兩項評估結果綜合考慮最優方案； (3)借鑒其他企業的成功經驗，吸收各方案的優點，結合實施的ERP系統綜合考慮，綜合選擇大家都比較滿意的方案。
流程優化和重構的方式是：(1)清除，企業在對作業流程進行分析時應確認非增值的冗余流程，并予以清除。舊有的作業流程是在舊時的環境和條件下開發使用的，易形成了一些不增值的冗余流程，在職能管理體制中這些冗余流程被掩蓋忽略，實施ERP時應清除； (2)整合，在盡可能清除了非增值的活動之后，對于剩下的活動應盡量地予以簡化、整合。建立數據共享平臺杜絕信息的重復錄入，通過信息共享，將可以并行的作業流程進行并行處理，讓每個流程具有相對的獨立性。同時，應對原職能管理體系下被分割的作業流程進行整合，以保證整個流程的順暢和連貫；(3)增加，能為企業提供增值的新流程應當增加，特別是管理數據實現自動采集、處理后，使原先由于數據采集工作量大、數據處理難而無法實現的管理方法和流程得以實現，這部分管理流程企業實施ERP時應予以增加。
優化、重構后的業務流程后，企業應建立與優化、重構后的流程相適應的組織體系，實現職能型組織體系轉變為流程型組織體系。企業組織體系在企業管理中起著非常重要的作用，ERP的成功實施要求企業必須建立與之相適應的管理體系——合理的、流程導向的組織結構和管理體制，中小企業實施ERP應將原有的建立在職能基礎上的管理系統，以作業流程為中心，把作業流程、權力和責任進行有效的組織，打破傳統的職能型組織結構，使組織結構扁平化。改變各部門之間信息缺乏共享、信息流通不暢的局面，實現信息和資源的共享和快速傳遞，理順管理制度，使企業內部管理數字化，管理更加透明、科學。
(三)完善管理基礎
ERP是以提升企業管理水平和管理效率為最終目的信息系統，其成功實施需要建立在一定的管理基礎之上。目前我國中小企業管理粗放且水平偏低，許多中小企業至今仍靠手工編制業務計劃、安排和進行生產調度，管理方法和技術陳舊，管理制度和流程混亂，致使管理基礎數據輸入、處理、輸出、反饋不及時，導致企業管理缺乏系統性、完整性、連續性和正確性。為此，我國大部分中小企業不具備直接實施ERP系統的管理基礎。制約中小企業管理基礎的因素有：基礎數據、管理制度和流程。
1．保證基礎數據的質量。ERP不是一個純技術的系統，其靈魂是基于供應鏈的管理思想，建立在對企業相關數據采集、處理、分析基礎上的。中小企業的管理還存在很大的不規范性、隨意性和主觀性，對管理的基礎數據不重視，導致基礎數據不完整、不真實，數據不準確是許多企業實施ERP失敗的重要原因。
ERP要求企業的基礎數據能夠無縫集成，復核和整理原有的靜態數據，保證及時準確地更新動態數據，使ERP能夠通過對數據的輸入、處理和輸出，實現數據共享來控制企業整個經營過程。保證基礎數據的質量是企業實施ERP的基礎，也是關系到ERP整體實施效果和成敗的關鍵因素。因此，中小企業實施ERP時必須以保證基礎數據的完整性、及時性和真實性為目標，對其基礎數據進行代碼化。為保證基礎數據的質量，要采取幾個重要的步驟： (1)定義關鍵的數據元素，有效地組織信息資源實施ERP。如物料代碼、工作中心、生產工藝、BOM等； (2)定義要導入ERP系統的全部信息和信息來源，明確信息輸入以及處理的要求，將確認的ERP信息需求與信息使用者的需求進行核對、確認，明確信息輸出以及安全保護的要求： (3)建立數據輸入管理體系，明確數據的錄入步驟，嚴格控制數據錄入的規范。專人專項數據錄入，設置數據輸入權限和職責，明確責任人，限定完成任務的時間，并將數據錄入質量納入個人績效考核； (4)區分靜態數據和動態數據，先易后難，先錄共享的基礎數據，后錄個性化數據，先導入靜態數據，后導入動態數據； (5)數據轉換后要對數據進行校驗和測試，校驗和錄入人員要分開，不同人員擔任不同角色，每次校驗都要做好數據的備份。
2．管理制度和流程重新設計。ERP蘊涵的管理思想，必須通過管理制度和流程得到體現，企業現行的管理制度和流程與ERP不匹配是ERP實施中存在的主要問題，而如果僅是對企業原有的管理模式實行信息化，就無法實現實施ERP的效益。因此，ERP的成功實施往往需要對企業的原有管理制度和流程進行重新設計。管理制度和流程重新設計的內容有： (1)以ERP管理流程為基礎，規范工作流程和制度，增加新系統業務處理的操作規程； (2)以流程為依據形成組織架構，根據流程設置崗位，根據業務、內部控制的要求分配權限； (3)制定操作員培訓制度，建立周期培訓及考核制度，將培訓與個人的獎勵制度掛鉤，形成學習型組織； (4)建立定量分析體系，實現管理指標化、動態化。
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本文標題：中小企業ERP實施的關鍵因素探析
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