一．企業電子檔案的形成特點
1．分散性
分散性特點是由企業工作布局決定的。大多數企業項目分散性強，每個項目中的各個業務組成部分都是企業電子檔案產生的源頭。而一些項目的空間及時間距離往往很大，導致企業電子檔案在生成階段就具有分散性特點，如不及時歸檔管理，很容易導致散失。
2．動態性
企業業務流程是一個動態過程，形成的文件處在不斷地補充和完善中。如工程設計檔案由最初的設計報告到竣工驗收報告，變化非常大，甚至完全不同，如不把它們齊全完整地收集存檔，檔案材料則無法真實準確地反映項目建設的全貌，會降低檔案的價值。
3．周期性
企業生產經營活動有很強的周期性，有些工作歷時比較長，決定了企業電子檔案的形成也具有周期性。這就要求對其收集和管理需按照業務周期的規律進行，否則歸檔電子文件就會有缺漏，影響電子檔案的可靠性與權威性。
正是由于企業電子檔案這些自身的特點及其引起的檔案管理的變化，為企業檔案管理帶來了新的挑戰，也造成了許多現實問題。
二．企業電子檔案管理中存在的問題
1．歸檔鑒定程序不明
目前，許多企業尚未明確電子文件的歸檔程序，對電子文件管理的特殊性和技術性要求認識不清，把應妥善歸檔保存的電子文件只是簡單地存儲在計算機硬盤上。這有悖于集中歸檔原則，不利于電子檔案的長期保存、管理和提供利用，一旦存儲載體遭受人為或自然的破壞，將給企業運轉帶來難以挽回的損失。
2．對系統過度依賴
企業電子檔案管理的各個環節均依賴于企業內部的計算機系統，它們要在業務系統中生成，在辦公自動化系統中流轉，在存儲系統中保存，在利用系統中提供利用。這些系統的應用有效地提高了企業業務處理和檔案管理的效率。然而，一旦計算機系統發生故障，會極大地影響電子檔案的可用性。
3．軟件通用性不足
企業電子檔案對計算機系統有著極強的依賴性，而不同企業所使用的計算機型號、規格和管理軟件也不相同。單就檔案管理軟件來說，其種類繁多、功能各異、質量參差不齊。這些軟件在設計上缺乏規范性和開放性，難以滿足檔案信息資源共享的利用需求。更有甚者，本企業的辦公自動化軟件和檔案管理軟件之間也沒有轉換接口程序，直接妨礙企業電子檔案的歸檔保存，進而影響到電子檔案利用價值的實現。
4．檔案管理規范化缺失
一些企業長期忽視檔案管理工作，沒有形成統一的檔案管理規范與業務標準。這樣，一方面造成企業紙質檔案質量不高，不能為電子檔案管理有效提供基礎條件；另一方面，電子檔案管理沒有可以遵循的規范化程序，致使電子檔案管理工作無章可循。
面對以上諸多問題，迫切需要尋找根本性解決方案，以改善企業電子檔案管理面臨的困境。
三．企業電子檔案的長期存儲
1．企業電子檔案的保管功能需求
檔案工作的本質是維護檔案的真實性、完整性，確保檔案得以長期保存并有效提供利用，實現檔案的價值。具體來講，企業電子檔案的保管功能需求包括以下幾個方面：
（1）真實性。為了表明文件是真實的，需能夠證明一份文件正是其主張的那份文件。
（2）完整性。為了維護一組文件的完整性，必須確保除了那些按規定屬于該組文件的內容外，沒有從這組文件中增加或減少任何文件。
（3）可利用性。可以通過軟硬件技術，幫助我們找到所需文件并把它們轉換成人類感官能夠處理的形式，比如紙上的標記或屏幕上的詞語。
（4）可理解性。可理解是指我們可以明白文件的內容以及文件所要表達的意思，這可能需要其它信息的支持。
明確以上功能需求后，我們需要著重探討企業電子檔案在何種環境下能夠滿足這些需求，以實現長期保存。
2．文件生成環境下的保存
有些情況下，尤其在檔案的第一價值較強時，可以在原始環境下，甚至是原始文件生成系統中開展保管工作，但必須滿足以下條件：
（1）為了業務需要，原始系統要保持有效運轉；
（2）原始系統要滿足有利用權用戶的需要；
（3）原始系統能夠保存所有應該保存的文件，在滿足基本業務要求的同時不能損害任何文件的性能。在原始系統中保存文件有其自身優勢：首先，企業沒有必要專門為了檔案保管而購買設備并把文件抽取出來遷移到其它格式上，即不用另外投入資金建立并管理一個單獨的保管系統。其次，不必擔心文件的真實性，因為它們沒有經歷過任何可能造成損害的遷移。最后，機構可以看到用來生成文件的背景和系統，有助于更加深入地了解文件、文件生成者和他們之間的聯系。
然而，這種方案也存在缺點。以長期的視角來看，原始系統不太可能以完全相同的格式保存文件。技術的進步和業務要求的不斷改變，促使系統在緩慢地不斷發生變化，而且短期內不易被人查覺。但時間一長，就會對系統內文件產生影響，文件結構的數據庫也可能發生改變，除非人們特別關注這些變化對舊文件的影響，否則問題就會出現，而且發現問題的時候可能為時已晚。
這種方案的另一個缺點與利用有關。雖然原始文件生成系統應以可滿足保管和利用的要求為前提條件，但這里的假設是利用要求不發生變化。如果利用要求有變化，文件的保管方式也需要有大的變動，因為原始文件生成系統難以滿足新的利用要求。
綜合以上在文件生成環境下保存企業電子檔案的利弊分析，筆者認為，如果條件允許，企業應將電子檔案保存在其生成系統之外。
3．企業電子檔案的系統外存儲
大多數情況下，企業應把其電子檔案保存在生成系統之外。原因如下：
（1）系統的存在時間不像文件生命周期那樣長；
（2）系統功能的改變可能導致無法繼續保存舊文件；
（3）出于性能方面的原因，系統保存的文件數量有一定限制：
（4）有時生成文件的系統不能滿足文件利用的服務要求。
當需要把文件從原始系統中遷移出來時，上述原因就顯得更有說服力。在文件生成系統外保存文件應具備三個條件：第一，企業自己保存文件，不論是個人文件、電子郵件或圖像。第二，保存伴隨文件的背景信息，即文件元數據。其中包括文件索引、加密目錄和固定信息等，比如用于證明文件上數字簽名真實性的信息。第三，保存元數據與檔案或其它電子文件之間的關系信息。如果有日期、題目和作者目錄，應明確地將該目錄與目錄所指的電子文件聯系起來。例如，元數據編碼系統普遍用于記錄系統生命周期中發生的改變，企業可能會有詳細記載編碼系統的整套文件，但如果不了解何時采用哪一種編碼，那么就很難知道如何破譯數據庫中的特定編碼文件。
如果企業采用用戶可以利用的形式保護電子檔案的原始內容，保護每一信息內容及其描述信息的元數據，保證其內容的真實性，那么就能達到對電子檔案真實性、完整性、可利用性和可理解性的維護要求。
四．企業電子檔案利用服務方案
確定了企業ERP電子檔案的保存環境，保證其長期存儲之后，還要能夠隨時提供有效利用，才能充分發揮電子檔案為企業運行服務的作用。然而，企業檔案中存在大量涉及企業核心競爭力及其它商業機密的保密信息，在不影響檔案保管與利用的前提下，必須實行利用控制保護這些信息。
1．控制企業電子檔案的利用范圍
如果企業為外部用戶提供在線服務，那么服務系統的利用控制功能以及企業的利用控制程序就非常關鍵。允許外部用戶直接訪問文件系統與向他們提供電子目錄或者電子復印件是截然不同的，在線訪問文件系統意味著外部用戶能夠查閱每一份未被限制的文件。為了對此進行利用控制，企業需要做到：
（1）把外部用戶定義為特殊類別的用戶，并根據法律規定和企業的檔案利用制度，限定外部用戶對文件系統的訪問權限。
（2）根據利用限制規定，實施文件及其元數據的控制，以控制外部用戶對檔案和柜應元數據的訪問。
（3）對于任何相關信息，如果允許用戶查詢，就必須啟動相關程序，確保系統的限制規則對這些信息的訪問權限進行有效限定。
只要某些信息還不能公開，這種對訪問權限的規定和限制與檔案管理系統就得緊密相連。通常，這種狀況在文件形成后會持續較長一段時間。
2.制定企業電子檔案提供利用方案
為了實現企業電子檔案的有效利用。在實施利用控制的前提下，提供利用工作應按照如下方案進行：
首先，應將各個ERP系統生成的電子文件及其元數據拷貝到歷史文件序列中，并以一種獨立千其它任何特定軟件的形式存儲，如平面文件。其次，平面文件應以某種形式，如可擴展標記語言（XML），與相應的公共文檔類型定義（DTD）一起儲存，即在DTD結構規范下，以XML對電子檔案及其元數據進行編碼。因此，平面文件本身說明了其自身的數據結構。最后，在此說明基礎上，文件及其元數據就可以被導入到功能完善的信息檢索系統及其它服務系統中，從而提供對企業電子檔案的有效利用，如“圖1”所示。
圖1 企業電子檔案提供利用方案圖
本方案是一個適用于所有類型電子文件和系統的通用ERP解決方案，能夠解決電子文件生成類型多樣化帶來的存儲與利用問題，可以屏蔽不同系統、軟件所帶來的差異，使利用者能夠直接面對同構的電子檔案信息資源。同時，得益于現代開源軟件的發展，企業可以以較低的成本實現文件導入功能和其它用戶服務功能。
五、結語
企業電子檔案管理工作一直是檔案工作的薄弱環節，其中尤以長期存儲和利用為難點。希望本文所提出的企業電子檔案存儲及提供利用方案，能夠有助于解決當前企業電子檔案管理面臨的一些問題。
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本文標題：解決方案：企業電子檔案長期存儲與利用
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